档案室科室工作人员制度

PAGE档案室科室工作人员制度一、总则（一）目的为加强档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，规范档案室科室工作人员行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室科室全体工作人员。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案资料的齐全、完整、准确和系统。2.建立健全档案管理制度和工作流程，严格执行档案管理的各项规定，保证档案管理工作的规范化、标准化。3.对档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，及时、准确地提供所需档案资料。7.参与公司/组织的档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，提高档案管理的信息化水平。(二)其他科室人员涉及档案管理职责1.各科室负责将本科室形成的文件材料进行整理、分类，定期移交档案室。2.在工作中形成的应归档的文件材料，必须及时收集、整理，确保齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交档案室。3.借阅档案时，应填写借阅登记表，经批准后到档案室查阅，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。4.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得泄露档案机密。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、计划、总结、报告、统计报表等文件材料。4.本公司/组织内部形成的各种会议记录、纪要、决议、通知、通报等文件材料。5.本公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等专门档案。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，不得缺页、破损。3.对收集到的文件材料，应按照档案管理的要求进行分类、整理，做到分类科学、条理清晰。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制分类方案。3.对每份文件进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和统计。4.编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容，确保目录准确、清晰。5.对重要文件应进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。四、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.专门档案应根据其形成特点和管理要求，及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集、整理好的文件材料进行检查，确保符合归档要求。2.将文件材料按照分类方案进行排列，装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息。3.编制档案目录，将档案目录录入计算机，建立档案数据库。4.将档案盒存入档案库房，并按照档案存放位置进行上架排列。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年。凡是反映本公司/组织一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、使用保护套等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。五、档案借阅与利用（一）借阅范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织相关的档案，须经本公司/组织领导批准。（二）借阅审批1.本公司/组织内部人员借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，应出具单位介绍信，注明借阅目的、借阅范围等，经本公司/组织分管领导批准后，到档案室办理借阅手续。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。2.特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅规定1.借阅档案时，档案管理人员应按照借阅申请表的内容进行核对，无误后将档案交给借阅人，并做好借阅登记。2.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案，不得在档案上圈划、批注、污损。3.借阅人如需摘录、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行。摘录、复制的档案材料应注明出处，并加盖档案室印章。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（五）利用服务1.档案管理人员应积极主动地为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，及时、准确地提供所需档案资料。2.根据公司/组织的工作需要，档案管理人员可对档案进行整理、编研，形成专题资料，为公司/组织的决策提供参考依据。3.定期向公司/组织领导和各科室通报档案管理工作情况，征求对档案工作的意见和建议，不断改进档案管理工作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务科室人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合公司/组织的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查鉴定，逐卷逐件地分析档案的价值。2.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、文号、责任者、日期、保管期限等内容。（四）销毁审批销毁清册经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报本公司/组织分管领导批准。（五）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，销毁时应指定专人负责监销。2.监销人员应认真核对销毁档案的内容与销毁清册是否一致，确保销毁工作的彻底性。3.销毁工作结束后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案中的文件信息录入计算机系统，建立档案数据库。2.档案数字化加工：对重要档案进行数字化扫描，并进行图像处理、存储等工作，形成电子档案。3.档案信息系统维护：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。4.档案信息安全管理：采取有效的安全防护措施，保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行操作。2.录入的档案数据应准确、完整，与纸质档案内容一致。3.对数字化档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和更新。4.加强档案信息安全管理，设置用户权限，对档案信息进行加密处理，防止信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对档案室科室的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管情况、档案借阅利用情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对档案室科室工作人员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价内容包括工作态度、工作能力、工作质量、工作效率等方面，考核结果作为工作人员奖惩、晋升、评