客户档案电子化管理制度

PAGE客户档案电子化管理制度一、总则（一）目的为规范公司客户档案电子化管理工作，确保客户档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高公司客户服务水平和运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及客户档案管理的相关工作，包括客户档案的收集、整理、存储、使用、共享、保管和销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保客户档案电子化管理工作合法合规。2.准确性原则：保证客户档案信息的真实、准确、完整，如实记录客户与公司的业务往来情况。3.安全性原则：采取有效措施保障客户档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便捷性原则：优化客户档案电子化管理流程，提高查询、使用和共享效率，为公司业务开展提供便利。5.保密性原则：对涉及客户隐私的信息严格保密，未经授权不得泄露。二、客户档案电子化管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善客户档案电子化管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划客户档案电子化管理系统的建设和维护，确保系统的稳定运行和数据安全。3.组织开展客户档案的收集、整理、分类、编号、存储等工作，建立电子化客户档案库。4.定期对客户档案进行备份，防止数据丢失，并做好备份数据的存储和管理。5.负责客户档案的查询、借阅、归还等日常管理工作，按照规定为公司内部各部门提供档案信息支持。6.配合公司内部审计、法律合规等部门的工作，提供所需的客户档案资料。（二）业务部门1.负责本部门客户档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性和完整性。2.按照规定的时间和要求，将整理好的客户档案移交至档案管理部门。3.在业务开展过程中，如需查阅客户档案，应向档案管理部门提出申请，并按照档案管理部门的规定进行查阅和使用。4.对涉及客户档案信息的安全保密工作负责，不得擅自泄露客户档案信息。（三）信息技术部门1.负责客户档案电子化管理系统的技术支持和维护，确保系统的正常运行和数据安全。2.根据档案管理部门的需求，对系统进行功能优化和升级，提高系统的易用性和管理效率。3.协助档案管理部门制定数据备份和恢复方案，定期进行数据备份和恢复演练，确保数据的安全性和可恢复性。4.负责客户档案电子化管理系统的网络安全防护工作，防止网络攻击和数据泄露。（四）公司管理层1.审批客户档案电子化管理制度和相关流程，确保制度符合公司整体发展战略和管理要求。2.协调各部门之间的工作关系，为客户档案电子化管理工作提供必要的资源支持。3.对客户档案电子化管理工作的重大事项进行决策，监督制度的执行情况和工作效果。三、客户档案电子化管理流程（一）档案收集1.业务部门在与客户建立业务关系或开展业务活动过程中，应及时收集客户相关资料，包括但不限于客户基本信息、业务合同、交易记录、沟通文件等。2.收集的客户档案资料应真实、准确、完整，能够反映客户与公司的业务往来全貌。3.业务部门应对收集到的客户档案资料进行初步整理，确保资料的规范性和可读性。（二）档案整理1.业务部门将整理好并初步审核后的客户档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的客户档案进行再次审核，检查档案资料是否齐全、准确、规范。3.按照客户档案的类别、性质、时间等因素进行分类和编号，建立清晰的档案索引体系，便于查询和管理。4.对客户档案中的电子文档进行格式统一和命名规范，确保文档的一致性和可识别性。（三）档案存储1.档案管理部门将整理好的客户档案录入电子化管理系统，建立电子化客户档案库。2.电子化客户档案库应按照安全、便捷、高效的原则进行存储，采用合适的存储设备和存储方式，确保数据的可靠性和可访问性。3.对存储的客户档案数据进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。4.建立数据存储安全管理制度，设置不同的用户权限，对客户档案数据进行分级管理，确保数据的安全性和保密性。（四）档案使用1.公司内部各部门因工作需要查阅客户档案时，应填写《客户档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交部门负责人审批。2.经审批通过后，申请人将申请表提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表的内容，在电子化管理系统中进行权限设置，允许申请人在规定的时间和范围内查阅相关客户档案。3.查阅客户档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。4.查阅人员应妥善保管查阅的客户档案资料，不得擅自篡改、删除或泄露档案信息。查阅结束后，应及时归还档案，并在档案管理部门的借阅登记本上签字确认。（五）档案共享1.因工作需要，公司内部不同部门之间需共享客户档案时，应填写《客户档案共享申请表》，注明共享目的、共享内容、共享部门等信息，并提交部门负责人审批。2.经审批通过后，申请表提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表的内容，在电子化管理系统中进行权限设置，允许共享部门在规定的时间和范围内查阅相关客户档案。3.共享客户档案时，应遵循最小化授权原则，严格控制共享范围和共享时间，确保客户档案信息的安全。4.共享部门应按照档案管理部门的规定进行客户档案的查阅和使用，不得擅自扩大共享范围或泄露档案信息。（六）档案保管1.档案管理部门应定期对客户档案进行检查和维护，确保档案资料的完整性和可读性。2.对存储客户档案数据的设备和系统进行定期维护和保养，及时处理系统故障和数据问题，确保系统的正常运行。3.加强对客户档案电子化管理工作的安全防范，采取防火、防潮、防盗、防虫等措施，保障档案数据的安全。4.建立客户档案保管期限管理制度，根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限，并在保管期限届满时进行相应的处理。（七）档案销毁1.对于超过保管期限或已无保存价值的客户档案，档案管理部门应定期进行清理和销毁。2.档案销毁前，应填写《客户档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并提交部门负责人审批。3.经审批通过后，档案管理部门应组织专人对拟销毁的客户档案进行清点和核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.客户档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如物理销毁、数据擦除等，确保档案信息无法恢复。5.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查询。四、客户档案电子化管理系统管理（一）系统建设1.档案管理部门应根据公司业务需求和客户档案管理特点，制定客户档案电子化管理系统建设方案。2.系统建设方案应包括系统功能需求、技术架构设计、安全防护措施、数据接口规范等内容，确保系统的适用性和可靠性。3.信息技术部门按照系统建设方案进行系统开发和实施，确保系统按时上线运行，并达到预期的功能要求。4.在系统建设过程中，应充分考虑与公司现有业务系统的集成，实现数据的共享和交互，提高公司整体运营效率。（二）系统维护1.信息技术部门负责客户档案电子化管理系统的日常维护和管理，确保系统的稳定运行。2.定期对系统进行性能监测和优化，及时处理系统故障和问题，保证系统的响应速度和处理能力。3.根据公司业务发展和管理需求的变化，及时对系统进行功能升级和优化，提高系统的易用性和管理效率。4.建立系统维护日志，记录系统维护的时间、内容、处理结果等信息，以便对系统维护工作进行追溯和分析。（三）系统安全管理1.信息技术部门应建立健全客户档案电子化管理系统安全管理制度，加强系统的安全防护措施。2.设置系统用户权限，不同人员根据其工作职责和业务需求，拥有相应的系统操作权限，严禁越权操作。3.采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露，保障系统和数据的安全。4.定期对系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复系统安全隐患。5.制定系统应急响应预案，在系统遭受攻击或出现故障时，能够迅速采取措施进行恢复，确保业务的正常开展。五、客户档案信息安全管理（一）安全策略制定1.档案管理部门应制定客户档案信息安全策略，明确信息安全管理目标、原则和措施。2.安全策略应涵盖客户档案信息的收集、存储、使用、共享、保管和销毁等各个环节，确保信息安全管理的全面性和系统性。3.根据公司业务特点和安全需求，对客户档案信息进行分类分级管理，针对不同级别的信息采取相应的安全保护措施。（二）人员安全管理1.加强对涉及客户档案管理工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与工作人员签订保密协议，明确其在客户档案信息安全方面的责任和义务。3.对工作人员的系统操作权限进行严格管理，定期进行权限审查，确保权限设置与工作职责相符。4.关注工作人员的行为动态，发现异常情况及时进行调查和处理，防止因人员违规操作导致信息安全事故。（三）物理安全管理1.确保客户档案电子化管理系统的硬件设备安全，采取防火、防潮、防盗、防虫等措施，保障设备的正常运行。2.在存储客户档案数据的场所设置门禁系统，限制无关人员进入，确保数据存储环境的安全性。3.对存储客户档案数据的介质进行定期检查和维护，防止介质损坏导致数据丢失。（四）网络安全管理1.加强客户档案电子化管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等设备，防止外部网络攻击。2.对网络访问进行严格控制，采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有授权人员能够访问系统。3.定期对网络进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复网络安全隐患。4.建立网络安全审计机制，对网络操作行为进行记录和审计，以便及时发现和处理异常情况。（五）数据安全管理1.对客户档案数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。2.定期对客户档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并采用加密等安全措施进行保护。3.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据遭受破坏时能够及时恢复，保证业务的连续性。4.严格控制数据的访问权限，根据人员的工作职责和业务需求，设置不同的数据访问级别，防止数据泄露。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对公司各部门客户档案电子化管理工作进行监督检查，确保制度的执行情况和工作质量。2.监督检查内容包括客户档案的收集、整理、存储、使用、共享、保管和销毁等环节，以及客户档案电子化管理系统的运行情况和信息安全管理措施的落实情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立客户档案电子化管理工作考核评价机制，对公司各部门客户档案