学样仪器室档案管理制度

PAGE学样仪器室档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校仪器室档案管理，确保仪器室档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在仪器室管理、教学科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校仪器室内所有档案的管理，包括仪器设备采购档案、仪器设备使用档案、仪器设备维护维修档案、仪器设备报废档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则仪器室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映仪器室工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则对涉及学校机密、知识产权等内容的档案，要严格保密，防止泄露。4.方便利用原则档案管理要便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责仪器室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的查阅、借阅和归还工作，做好记录。5.积极开发档案信息资源，为教学科研等工作提供服务。（二）仪器室工作人员职责1.负责本岗位工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并及时移交档案管理人员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.在使用仪器设备过程中，要如实记录相关信息，为档案管理提供准确资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.仪器设备采购档案包括采购计划、采购合同、招投标文件、验收报告等。2.仪器设备使用档案包括使用记录、实验数据、教学成果等。3.仪器设备维护维修档案包括维护维修计划、维修记录、维修费用等。4.仪器设备报废档案包括报废申请、报废鉴定、报废处理记录等。5.其他与仪器室工作相关的文件材料，如仪器室管理制度、工作计划、工作总结等。（二）收集要求1.各岗位工作人员要及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料要真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件要进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。可分为仪器设备类、管理文件类等。仪器设备类再进一步细分为采购档案、使用档案、维护维修档案、报废档案等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用年份+流水号的方式。例如，2023001表示2023年的第一份档案。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时要去除金属物，并按照一定的顺序排列。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。目录应打印成册，并进行电子备份。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类方案和编号顺序进行归档，存入档案柜或档案库房。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、题名等信息。（二）保管1.档案库房要保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案要进行定期备份，防止数据丢失。5.档案管理人员要严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.校内人员因教学、科研等工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，档案管理人员要及时将档案归还原位，并在查阅申请表上记录查阅情况。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期满后，借阅人员要及时归还档案。档案管理人员要对归还的档案进行检查，如发现问题，要及时向借阅人员追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。鉴定小组要根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估，确定保管期限。3.对已到保管期限的档案，要进行再次鉴定，确无保存价值的，方可进行销毁。（二）销毁1.对拟销毁的档案，要编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人和学校分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程要有专人监督，并在《档案销毁清册》上记录销毁情况。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库利用信息技术建立档案信息数据库，将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（二）档案信息系统功能1.档案录入档案管理人员可通过档案信息系统录入档案的相关信息，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案查询授权人员可通过档案信息系统查询档案的目录信息和全文信息，提高档案利用效率。3.档案统计档案信息系统可对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.安全管理档案信息系统要设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全。不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。（三）数据备份与维护1.定期对档案信息数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.对档案信息系统进