外包服务商档案管理制度

PAGE外包服务商档案管理制度一、总则（一）目的为加强对外包服务商的管理，规范外包服务商档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保外包服务的质量和安全，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司/组织签订外包服务合同的所有外包服务商，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等各类外包业务的服务商。（三）基本原则1.合法性原则：外包服务商档案管理应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.完整性原则：全面、完整地记录外包服务商的相关信息，确保档案资料的真实性和准确性。3.保密性原则：严格保密外包服务商档案中的敏感信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据外包服务业务的变化和外包服务商的实际情况，及时更新和维护档案信息。二、外包服务商档案的内容（一）基本信息1.服务商注册登记信息：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的副本复印件。2.法定代表人身份证明：法定代表人的身份证复印件及联系方式。3.公司简介：服务商的发展历程、经营范围、业务规模、技术实力等基本情况介绍。（二）资质证明文件1.行业资质证书：如相关行业的从业资格证书、专业认证证书等。2.质量管理体系认证：如ISO质量管理体系认证等相关证书。3.安全管理体系认证：如ISO27001信息安全管理体系认证等（适用于涉及信息安全的外包服务）。（三）业绩与经验1.类似项目经验：提供过去三年内承接的与本公司/组织外包服务相关或类似项目的清单，包括项目名称、客户名称、项目内容、项目起止时间、项目成果等详细信息。2.项目案例证明材料：至少提供三个类似项目的业绩证明，如合同复印件、验收报告、客户评价等。（四）人员情况1.核心团队成员简历：包括项目经理、技术骨干、关键业务人员等核心团队成员的个人简历，涵盖教育背景、工作经历、专业技能等信息。2.人员资质证书：核心团队成员的相关专业资质证书复印件。（五）财务状况1.财务审计报告：提供近一年度的财务审计报告，以评估服务商的财务健康状况和稳定性。2.纳税记录：服务商近三年的纳税记录证明，以了解其纳税合规情况。（六）服务方案1.外包服务方案：服务商针对本公司/组织外包服务需求制定的详细服务方案，包括服务内容、服务流程、服务标准、服务质量保障措施、应急预案等。2.技术方案（如有）：涉及技术外包服务的，需提供技术方案，包括技术架构、技术选型、技术实现方式、技术维护计划等。（七）合同与协议1.外包服务合同：双方签订的外包服务合同原件及复印件，合同应明确服务范围、服务期限、服务费用、付款方式、双方权利义务、违约责任等关键条款。2.保密协议：双方签订的保密协议，明确双方在服务过程中涉及的保密信息范围、保密责任、保密期限等内容。3.廉洁协议（如有需要）：根据公司/组织的要求，与服务商签订的廉洁协议，确保服务过程中不存在商业贿赂等违法违规行为。（八）评估与考核记录1.定期评估报告：公司/组织定期对外包服务商进行评估的报告，包括服务质量评估、工作效率评估、客户满意度评估等方面的内容。2.临时考核记录：在服务过程中，因特殊情况对外包服务商进行临时考核的记录，如因服务质量问题进行的专项考核等。（九）其他相关资料1.服务商承诺书：服务商出具的关于遵守法律法规、履行合同义务、保证服务质量等方面的承诺书。2.其他与外包服务相关的重要文件和资料：如服务商的培训记录、应急演练记录、技术文档更新记录等。三、外包服务商档案的建立与归档（一）档案建立责任部门公司/组织指定专门的部门（如采购部门、外包业务管理部门等）负责外包服务商档案的建立和管理工作。该部门应明确专人负责具体的档案管理事务。（二）档案收集1.在与外包服务商洽谈合作过程中，负责档案管理的部门应及时收集服务商提交的各类档案资料，并要求服务商提供的资料真实、完整、有效。2.对于服务商提交的纸质资料，应进行原件审核，并留存清晰的复印件；对于电子资料，应进行备份存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）档案整理与分类1.负责档案管理的部门收到服务商档案资料后，应按照本制度规定的档案内容分类进行整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，可以按照服务商名称、资料类别、年份等进行编号，如“[服务商名称][资料类别][年份][序号]”。3.建立档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索和查阅。（四）档案归档1.将整理好的外包服务商档案资料按照类别和编号顺序进行装订成册或存储在电子档案系统中。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和取用；电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.在档案归档过程中，应建立相应的索引和标识，确保档案的存放位置清晰明确，便于快速定位和查找。四、外包服务商档案的保管与维护（一）保管期限1.外包服务商档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准的要求确定，一般情况下，重要档案的保管期限不少于[X]年。2.对于涉及公司/组织核心机密和关键信息的外包服务商档案，应实行长期保管，直至相关业务结束后[X]年。（二）保管环境1.纸质档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的档案室内，档案柜应保持清洁，定期进行检查和维护。2.电子档案应存储在具备安全防护措施的服务器或存储设备上，如设置防火墙、安装杀毒软件、定期进行数据备份等，防止数据受到病毒、黑客攻击等安全威胁。（三）档案维护1.定期对外包服务商档案进行检查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。如发现档案资料有缺失、损坏或信息变更等情况，应及时进行补充、修复或更新。2.对于纸质档案，应定期进行清点和整理，防止档案丢失或混乱；对于电子档案，应定期进行数据清理和优化，确保存储设备的空间合理利用和数据的正常读取。3.根据外包服务商的实际情况和业务发展变化，及时更新档案内容。如服务商的资质证书过期、人员变动、服务内容调整等情况发生时，应在规定时间内收集相关更新资料，并对档案进行相应的修改和补充。五、外包服务商档案的使用与借阅（一）使用权限1.公司/组织内部相关部门和人员因工作需要查阅外包服务商档案的，应按照规定的权限进行申请和审批。2.一般情况下，涉及外包服务业务操作、质量监督、财务管理等相关部门的人员可以查阅与其工作直接相关的档案资料；涉及公司/组织高层决策、战略规划等重要事项的，需经公司/组织高层领导批准后方可查阅。（二）借阅申请与审批1.借阅外包服务商档案的人员应填写《外包服务商档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息。2.《外包服务商档案借阅申请表》应提交至档案管理部门进行审核，档案管理部门根据借阅人员的权限和借阅内容进行审批。对于超出本部门审批权限的借阅申请，应提交上级领导进行审批。3.经审批同意借阅的，档案管理部门应在《外包服务商档案借阅申请表》上签署意见，并注明借阅期限和归还日期。借阅人员应按照批准的借阅期限及时归还档案。（三）借阅登记与归还1.档案管理部门应对外包服务商档案的借阅情况进行详细登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。2.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案资料是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时与借阅人员沟通并查明原因，采取相应的处理措施。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、泄露档案内容。如需复印档案资料，应另行填写《外包服务商档案复印申请表》，经档案管理部门审批同意后方可进行复印，并严格按照规定使用复印件。六、外包服务商档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应制定严格的保密制度，明确外包服务商档案中涉及的公司/组织机密信息范围，并对档案管理人员进行保密培训，确保其具备保密意识和技能。2.对于涉及公司/组织核心机密和敏感信息的外包服务商档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保护，防止信息泄露。3.在档案的使用和借阅过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，对借阅人员进行保密提醒，确保档案信息不被非法获取或传播。（二）安全管理1.建立健全外包服务商档案的安全管理制度，加强对档案存储场所和存储设备的安全管理。档案存储场所应安装监控设备、防盗报警装置等安全设施，确保档案的物理安全。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备的正常运行和数据的安全存储。如发现存储设备出现故障或异常情况，应及时采取措施进行修复或数据恢复，防止数据丢失。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、信息安全事故等紧急情况下的应对措施和责任分工，确保能够及时有效地保护档案资料的安全。七、外包服务商档案的销毁（一）销毁条件1.外包服务商档案保管期限届满，且根据法律法规和公司/组织规定无需继续保存的，可以进行销毁。2.因外包服务业务结束、服务商破产或其他原因导致外包服务合同终止，且相关档案资料已不再具有保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁申请与审批1.档案管理部门应定期对到期或不再需要保存的外包服务商档案进行清理，并填写《外包服务商档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《外包服务商档案销毁申请表》应提交至档案管理部门负责人进行初审，初审通过后提交公司/组织分管领导进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案销毁申请，应提交公司/组织主要领导进行审批。3.经审批同意销毁的，档案管理部门应按照批准的销毁范围和方式进行销毁操作。（三）销毁方式与记录1.外包服务商档案的销毁方式应根据档案的性质和数量选择合适的方法，如纸质档案可以采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子档案可以采用格式化存储设备、删除数据等方式进行销毁。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、有效。销毁完成后，监督人员应在《外包服务商档案销毁申请表》上签字