幼儿园财务档案管理制度

PAGE幼儿园财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规及相关行业标准，结合本幼儿园实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园财务活动中形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预算、财务分析等档案资料的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：财务档案由幼儿园财务部门统一负责整理、归档、保管和查阅。2.规范有序原则：按照规定的分类标准、编号方法和保管期限，对财务档案进行科学分类、有序存放。3.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保财务档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立健全财务档案查阅、借阅制度，方便内部人员和相关部门合理利用档案资料。二、财务档案的分类与编号（一）会计凭证类1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证：按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的凭证。编号方法：按照年度和凭证顺序号进行编号，如“20XX年记字第XX号”。（二）会计账簿类1.总账：全面记录幼儿园经济业务的总分类账。2.明细账：按照明细科目分类登记的账簿，如固定资产明细账、往来明细账等。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账。4.辅助账：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。编号方法：总账、明细账、日记账按照年度和账簿页码顺序编号；辅助账按照类别和顺序编号，如“固定资产卡片第XX号”。（三）财务报告类1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.年度财务报表：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注。3.财务分析报告：对幼儿园财务状况、经营成果和现金流量进行分析的报告。编号方法：月度财务报表按照年度和月份编号，如“20XX年X月财报第XX号”；年度财务报表按照年度编号，如“20XX年财报第XX号”；财务分析报告按照年度和顺序编号，如“20XX年财析字第XX号”。（四）财务预算类1.年度财务预算：幼儿园年度财务收支计划。2.季度财务预算执行情况分析报告。编号方法：年度财务预算按照年度编号，如“[具体年份]年度预算第XX号”；季度财务预算执行情况分析报告按照年度和季度编号，如“[具体年份]第X季度预算分析第XX号”。（五）其他类1.财务制度文件：幼儿园制定的各项财务管理制度、办法等。2.财务审计报告：外部审计机构出具的数据审计报告和内部审计部门提交的审计报告。3.税务资料：纳税申报表、税务发票领购簿等。4.财务合同：与财务相关的各类合同，如借款合同、租赁合同等。编号方法：按照类别和顺序编号，如“财务制度第XX号”、“审计报告第XX号”、“税务资料第XX号”、“财务合同第XX号”。三、财务档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，按期装订成册，并加具封面、封底。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容。2.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷。活页账簿应抽出空白页，填写目录，并装订成册。3.财务报告应按年度和类别整理，装订成册，并加盖单位公章。4.财务预算、财务分析报告等应分类整理，编目装订。5.其他类财务档案应根据其性质和特点，进行分类整理，确保资料的完整性和系统性。（二）归档流程1.每月末，财务人员对本月形成的财务档案进行初步整理，核对资料的完整性和准确性。2.每季度末，将整理好的财务档案移交至财务档案管理人员。3.财务档案管理人员对接收的财务档案进行再次审核，按照分类和编号方法进行详细分类、编号，并编制档案目录。4.将编好号的财务档案装入档案盒或档案柜，存放于专门的档案保管地点。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年，其中现金日记账和银行存款日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类年度财务报表永久保管，月度财务报表保管期限为10年，财务分析报告保管期限为5年。4.财务预算类年度财务预算保管期限为10年，季度财务预算执行情况分析报告保管期限为5年。5.其他类财务制度文件保管期限为10年，财务审计报告永久保管，税务资料保管期限为10年，财务合同保管期限为10年。（二）保管地点设立专门的财务档案保管室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务档案的安全存放。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管措施1.建立财务档案保管台账，详细记录档案的类别、编号、名称、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.定期对财务档案进行检查和盘点，每年至少一次，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对电子财务档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，异地存放，防止数据丢失。同时，要安装必要的杀毒软件和防火墙，防止电子档案被病毒感染或遭受网络攻击。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本幼儿园内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅财务档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出保管室。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记簿》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅本幼儿园财务档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经幼儿园主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，并签订《财务档案借阅承诺书》，承诺遵守本制度规定，妥善保管和使用档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期满后，应及时归还档案。4.档案管理人员应对借阅情况进行跟踪检查，如发现借阅人有违反规定的行为，应及时制止，并追回档案。六、财务档案的销毁（一）销毁条件财务档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编造财务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.经幼儿园主管领导审核，报上级主管部门批准后，方可进行销毁。2.销毁财务档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁档案前，应认真清点核对所要销毁档案的内容，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。（三）特殊情况处理对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止