团员档案管理与使用制度

PAGE团员档案管理与使用制度一、总则（一）目的为加强公司/组织团员档案的科学管理，规范团员档案的收集、整理、保管、使用等工作流程，确保团员档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥团员档案在公司/组织团建工作及团员个人发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有团员的档案管理与使用。（三）基本原则1.真实性原则：团员档案应如实反映团员个人的基本情况、团内经历、奖惩情况等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集团员在各个阶段形成的各类材料，保证档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对团员档案中的个人隐私信息予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对团员档案进行整理、分类、编号和装订，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案管理职责分工（一）团委职责1.负责制定和完善团员档案管理与使用制度，并监督制度的执行情况。2.指导和检查各团支部的团员档案管理工作，对存在的问题提出整改意见。3.负责团员档案的集中保管和定期清查，确保档案的安全与完整。4.根据工作需要，审核和批准团员档案的查阅、借阅、转递等申请。（二）团支部职责1.负责本支部团员档案的日常收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.协助团委做好团员档案的清查和核对工作，配合完成档案管理中的各项临时性任务。3.根据团支部工作需要，向团委提出团员档案查阅、借阅等申请，并负责归还和反馈档案使用情况。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责，保守档案机密。2.负责团员档案的具体整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.按照规定办理团员档案的查阅、借阅、转递等手续，及时登记和更新档案管理信息。三、档案内容（一）入团材料1.入团志愿书：记录团员入团时的基本情况、对团的认识、入团动机以及个人经历等信息，由团员本人填写，经团支部大会讨论通过和上级团委批准。2.入团申请书：团员向团组织表达加入团组织愿望的书面材料，应包含个人基本信息、对团的认识、入团决心等内容。3.团组织考察意见：团支部在团员入团过程中对其进行考察的记录，包括政治素质、思想表现、工作学习情况等方面的评价。（二）团内职务变动材料1.团干部任免文件：记录团员在团内担任职务的任免情况，包括职务名称、任职时间、免职时间等信息。2.团干部工作简历：详细记录团员在担任团干部期间的工作职责、工作成果、工作经历等情况，可作为团员团内工作表现的重要参考。（三）团内奖励材料1.荣誉证书：团员获得的各类团内荣誉证书，如优秀团员称号、团内表彰奖励证书等，应附简要事迹说明。2.表彰决定：上级团组织对团员进行表彰的正式文件，包括表彰原因、表彰时间、表彰对象等信息。（四）团内处分材料1.处分决定：上级团组织对团员违反团章或团内纪律给予处分的正式文件，应详细说明处分原因、处分种类、处分时间等信息。2.检讨书：团员对所犯错误的认识和检讨材料，应包含错误事实、原因分析、改正措施等内容。3.复查决定：如果团员对处分不服提出申诉，经复查后作出的复查决定文件。（五）其他材料1.团员年度团籍注册登记表：记录团员每年团籍注册情况，包括团员基本信息、团费缴纳情况、参加团组织活动情况等。2.团组织关系介绍信：团员因工作调动、升学等原因需要转接团组织关系时，由原团组织开具的介绍信，应注明团员基本信息、转出原因、接收团组织等内容。3.其他与团员个人相关的重要材料：如团员在团内的重要活动记录、培训结业证书、社会实践报告等，能够反映团员综合素质和发展情况的材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.团支部应定期收集本支部团员的各类档案材料，确保材料的及时、完整。一般每学期末进行一次集中收集，特殊情况可随时收集。2.档案材料应真实、有效，严禁伪造、篡改档案内容。对于不符合要求的材料，应及时退回并要求重新提供。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损或字迹不清的材料，应及时进行修复或复制。（二）整理方法1.分类：按照入团材料、团内职务变动材料、团内奖励材料、团内处分材料、其他材料等类别对团员档案进行分类。2.排序：在每一类档案材料中，按照时间顺序或重要程度进行排序，确保档案材料的逻辑性和连贯性。3.编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于档案的管理和查询。例如，入团志愿书的编号格式为：入团[年份][顺序号]。4.装订：将每份档案材料按照编号顺序依次装订成册，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。对于纸张较多的材料，可采用三孔一线装订法；对于纸张较少的材料，可采用胶水粘贴或骑马钉装订法。5.装盒：将装订成册的团员档案装入专用档案盒，并在档案盒封面标明团支部名称、团员姓名、档案类别等信息，便于快速查找和识别。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的团员档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存放环境安全可靠。2.档案保管室应配备必要的档案柜、档案架等存储设备，按照档案类别和团支部顺序进行排列，便于档案的存放和管理。（二）保管期限1.团员档案的保管期限为永久。对于一些时效性较强的材料，如团员年度团籍注册登记表等，可在保管一定期限后进行定期销毁，但应严格履行审批手续。2.在保管期限内，应确保团员档案的完整性和安全性，不得擅自销毁或丢弃任何档案材料。（三）定期清查1.团委每年组织一次团员档案的全面清查工作，对档案的数量、质量、保管情况等进行详细检查，确保档案信息准确无误，档案实体安全完好。2.清查工作应形成书面报告，对发现的问题及时进行整改，并将清查结果上报上级团组织备案。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.团委工作人员因工作需要可查阅团员档案，但必须严格遵守档案查阅规定，确保档案信息不被泄露。2.团支部书记因工作需要可查阅本支部团员档案，但仅限于了解团员基本情况和团内工作相关信息，不得擅自查阅涉及团员个人隐私的内容。3.其他人员因特殊原因需要查阅团员档案的，必须经团委书记批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《团员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.将申请表提交给团委书记进行审批，经批准后方可进行查阅。3.档案管理人员根据申请表的要求，提供相应的团员档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《团员档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）借阅权限1.因工作需要借阅团员档案的，必须经团委书记批准，并严格履行借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向团委书记说明并办理续借手续。2.借阅人员仅限于团委工作人员、团支部书记以及经批准的其他人员，不得将档案转借他人。（四）借阅程序1.借阅人员填写《团员档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并签字确认。2.将申请表提交给团委书记进行审批，经批准后方可办理借阅手续。3.档案管理人员与借阅人员当面清点档案数量和内容，双方在《团员档案借阅登记表》上签字确认后，将档案交给借阅人员。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。5.借阅人员在借阅期限届满后，应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏或缺失情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案转递（一）转递条件1.团员因工作调动、升学、参军等原因需要转出团组织关系的，应及时办理团员档案转递手续。2.团员档案转递应严格按照团组织关系转接的要求进行，确保档案与团员组织关系同步转移。（二）转递程序1.团员向原团支部提出档案转递申请，并填写《团员档案转递申请表》，注明转递原因、接收团组织名称、联系方式等信息。2.原团支部对团员档案进行审核，确认档案材料齐全、完整后，在申请表上签署意见并加盖团支部公章。3.将申请表及团员档案一并提交给团委，团委对档案进行再次审核，审核通过后开具《团员档案转递介绍信》。4.档案管理人员按照转递介绍信的要求，将团员档案密封包装，并在封口处加盖团委公章。5.通过机要交通、专人送取或挂号邮寄等方式将团员档案转递给接收团组织，并及时跟踪档案转递情况，确保档案安全送达。6.接收团组织收到团员档案后，应及时进行核对和签收，并在《团员档案转递回执》上签字盖章后寄回原团组织。原团组织收到回执后，应将其存档备案。八、档案信息化管理（一）建立团员档案信息数据库1.利用现代信息技术手段，建立团员档案信息数据库，将团员档案中的各类信息进行电子化存储，实现档案信息资源的共享和高效利用。2.团员档案信息数据库应包含团员基本信息、入团材料、团内职务变动材料、团内奖励材料、团内处分材料、其他材料等内容，并确保信息的准确性和完整性。（二）档案信息录入与维护1.档案管理人员负责将纸质团员档案中的信息准确录入到信息数据库中，录入过程中应认真核对信息内容，确保录入信息与纸质档案一致。2.定期对团员档案信息数据库进行维护和更新，及时录入新产生的档案材料信息，删除已过期或无效的信息，确保数据库信息的时效性和准确性。（三）信息查询与利用1.授权人员可通过网络终端查询团员档案信息数据库中的相关信息，查询结果应严格保密，不得随意泄露给无关人员。2.利用团员档案信息数据库提供的数据分析功能，为公司/组织的团建工作提供决策支持，如团员队伍结构分析、团内活动效果评估等。九、监督与考核（一）监督机制1.建立健全团员档案管理监督机制，加强对档案管理工作各个环节的监督检查，确保档案管理工作规范有序进行。2.团委定期对各团支部的团员档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果纳入团支部工作考核内容。（二）考核办法1.制定团员档案管理工作考核办法，明确考核指标、考核标准和考核方式，对档案管理工作成绩突出的团支部和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行批评教育和责任追究。2.考核指标主要包括档案收集的及时性和完整性、档案整理的规范性、档案保管的安全性、档案查阅与借阅的合规性、档案转递的准确性等