人事部员工档案管理制度

PAGE人事部员工档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥员工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。（三）管理原则1.真实性原则：员工档案内容应真实反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、业绩变化等及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录员工的基本身份信息。2.婚姻状况、政治面貌：反映员工的家庭和政治情况。3.身份证号码、联系方式：确保能及时与员工取得联系。（二）学历学位证书1.最高学历毕业证书、学位证书原件及复印件：验证员工学历水平。2.学历认证报告：对于一些需要认证的学历，提供相应报告。（三）工作经历1.以往工作单位名称、职位、工作时间：清晰展示员工职业发展轨迹。2.离职证明：证明员工与原单位解除劳动关系。（四）劳动合同1.与公司签订的劳动合同文本：明确双方权利义务。2.续签、变更等相关协议：记录劳动合同的动态变化。（五）培训记录1.参加公司内部培训、外部培训的课程名称、时间、考核结果：体现员工培训成长情况。2.培训证书复印件：作为培训成果的证明。（六）绩效考核记录1.月度、季度、年度绩效考核结果：反映员工工作业绩表现。2.绩效面谈记录：记录绩效沟通情况。（七）奖惩记录1.获得的公司内部奖励、外部荣誉证书：激励员工积极进取。2.违纪违规处理记录：对违规行为进行约束。（八）薪酬福利记录1.工资调整记录、奖金发放记录：体现员工收入情况。2.社保、公积金缴纳记录：保障员工权益。（九）职业资格证书1.专业技术资格证书、职业技能等级证书：展示员工专业技能水平。2.证书有效期、年检记录：确保证书有效性。（十）其他重要资料1.员工入职登记表、离职申请表：记录员工入职离职相关信息。2.个人述职报告、工作总结：反映员工工作思路和成果。3.其他与员工相关的重要文件：如岗位调动通知等。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部负责发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历学位、工作经历等内容。2.员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的登记表及相关证明材料提交至人力资源部。3.人力资源部对提交的资料进行审核，确保信息真实准确，对于不符合要求的，通知员工补充完善。（二）档案资料收集1.人力资源部定期收集员工的各类档案资料，如培训证书、绩效考核结果、奖惩文件等。2.各部门应及时将涉及本部门员工的相关资料传递给人力资源部，确保档案内容的及时性。3.对于员工个人提交的资料，人力资源部应进行签收登记，并注明日期。四、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的类别进行分类整理，同一类别的资料集中存放。2.每份资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找。3.去除资料中的订书钉、回形针等金属物品，保持档案整洁。（二）整理方法1.将个人基本信息资料作为第一部分，依次排列学历学位、工作经历等资料。2.对于每份资料，在右上角空白处加盖档案章，并注明日期。3.建立档案目录，详细记录档案内每份资料的名称、编号、日期等信息，便于查阅。（三）归档流程1.整理好的员工档案按照部门、职位、入职时间等顺序排列。2.装入档案盒，并在档案盒上标明部门、员工姓名、档案编号等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照一定的规律进行排列，便于快速查找。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案，了解档案内容。2.人力资源部负责人因工作需要可查阅员工档案，但应严格遵守查阅规定。3.其他部门因工作需要查阅员工档案的，需经人力资源部负责人批准，并填写《档案查阅申请表》。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至人力资源部负责人审批，审批通过后，由人力资源部工作人员陪同查阅。3.查阅过程中，查阅人应在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出或涂改、损坏档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅员工档案的，需经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，到人力资源部办理借阅手续。2.人力资源部工作人员将档案交给借阅人，并在《档案借阅登记表》上记录借阅信息。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，人力资源部工作人员进行核对，确保档案完整无损。六、档案保管与保密（一）保管要求1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设备等。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。（二）保密措施1.人力资源部工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案信息。2.对涉及员工隐私的信息，如工资收入、健康状况等，应严格保密。3.非档案管理人员未经允许不得进入档案保管室。4.在档案查阅、借阅过程中，严格控制接触范围，防止信息泄露。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部每年定期对员工档案进行全面检查，核实档案信息的准确性和完整性。2.根据员工的工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容，如工作经历、绩效考核结果等。（二）动态维护1.员工个人信息发生变更时，应在[X]个工作日内通知人力资源部，并提交相关证明材料，人力资源部及时更新档案。2.对于档案中的过期资料，如学历证书有效期届满等，应及时提醒员工进行更新或补充。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存[X]年后，经人力资源部审核，确无保存价值的，可进行销毁。2.档案因自然灾害、意外事故等原因损坏无法修复的，可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交至公司分管领导审批，审批通过后，安排专人