关于示范校档案管理制度

PAGE关于示范校档案管理制度一、总则（一）目的为加强示范校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在示范校建设、教学科研、管理服务等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在示范校建设与发展过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员，负责全校档案的集中管理与业务指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全校各类档案，确保档案的安全与完整。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，为学校各项工作提供档案信息服务。4.对全校各部门、各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案人员业务培训。（二）各部门、各单位档案工作小组各部门、各单位应成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作。其职责如下：1.负责组织本部门、本单位档案的形成、积累和整理工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门开展档案的鉴定、统计等工作，提供相关档案利用服务。三、档案的分类与编号（一）分类示范校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产设备、基建、外事、声像、实物等十二大类。1.党群类：主要包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政类：涵盖学校行政管理、会议文件、规章制度、工作计划与总结等档案。3.教学类：包含教学计划、教学大纲、课程建设、教材编写、教学实践、教学成果等档案。4.科研类：涉及科研项目申报、研究过程、科研成果、学术交流等档案。5.学生类：有学生学籍管理、招生就业、学生奖惩、学生活动等档案。6.人事类：包括教职工招聘、考核、晋升、培训、工资福利、人事档案等档案。7.财务类：涉及财务预算、决算、会计凭证、财务报表、审计报告等档案。8.资产设备类：包含固定资产登记、设备采购、设备维护、资产清查等档案。9.基建类：有基建项目规划、设计图纸、工程招投标、工程施工、竣工验收等档案。10.外事类：涉及对外交流合作、外宾来访、出国（境）人员管理等档案。11.声像类：包括照片、录音、录像等反映学校工作和活动的声像资料。12.实物类：主要是学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物档案。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如，2023年党群类第1份档案编号为2023党群001。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料。2.档案收集责任人应按照档案形成规律和归档要求，定期对文件材料进行清理和筛选，确保应归档的文件材料齐全完整。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时整理并移交档案管理部门。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件材料应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。3.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。4.归档文件应逐件编目，编目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门、各单位档案工作小组应在每年上半年对本部门、本单位上一年度形成的档案进行系统整理，并编制档案移交清单。2.档案移交清单应一式两份，一份由档案工作小组留存，一份随档案一并移交学校档案管理部门。3.归档的文件材料应符合质量要求，做到字迹清晰、纸张优良、格式规范。（二）移交1.各部门、各单位应在规定时间内将整理好的档案移交至学校档案管理部门。档案管理部门应认真核对移交清单和档案内容，对符合要求的档案予以接收。2.交接双方应在档案移交清单上签字确认，明确交接时间和责任。3.学校档案管理部门应对接收的档案进行登记，并按照档案管理要求进行妥善保管。六、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。3.对电子档案应进行备份，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止数据丢失或损坏。（三）保护措施1.采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等措施，确保档案实体安全。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、修复加固等。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。2.档案鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程和结果，鉴定报告应由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报学校分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录材料应与档案销毁清单一并保存。八、档案的利用与服务（一）利用范围本校师生员工、校友以及其他因工作需要查阅档案的单位和个人，均可按照规定利用学校档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）服务要求1.档案管理部门应热情接待利用者，及时提供所需档案信息，做好利用服务工作。2.对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。3.定期收集利用者的反馈意见，不断改进档案利用服务工作。九、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）主要任务1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密传输、用户认证等安全措施，确保档案信息安全。（三）保障措施1.学校应加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件设备和软件系统。2.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化技能水平。3.建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息化操作流程。十、监督与检查（一）监督检查主体学校档案管理部门负责对全校各部门、各单位的档案工作进行监督检查，定期或不定期开展档案工作专项检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作是否符合规定要求。2.档案工作小组的工作开展情况，是否认真履行档案管理职责。3.档案实体的质量和安全状况，是否存在档案丢失、损坏、泄密等问题。（三）结果处