公安局档案追踪制度规定

PAGE公安局档案追踪制度规定一、总则（一）目的为加强公安局档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，实现档案的有效追踪与利用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公安局各部门在档案管理过程中涉及的档案追踪工作，包括档案的形成、收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性，全面收集各类档案资料，维护档案的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，严格保护国家机密和个人隐私。4.便捷高效原则：在保证档案安全和质量的前提下，优化档案追踪流程，提高档案利用效率，为公安工作提供有力支持。二、档案追踪职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案追踪制度，明确各环节的工作流程和标准。2.指导、监督各部门的档案收集、整理和归档工作，确保档案符合追踪要求。3.负责档案的集中保管，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、编目等管理，实现档案的电子化追踪。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和追踪。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的实体安全和信息准确。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，对销毁过程进行记录和追踪。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集和初步整理工作，确保档案材料的真实、完整。2.明确专人负责档案管理，按照档案管理部门的要求及时将档案移交归档。3.在档案利用过程中，严格遵守档案查阅、借阅规定，妥善保管档案，按时归还。4.配合档案管理部门开展档案清查、盘点、鉴定和销毁等工作。三、档案收集与整理追踪（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围，按照工作流程和业务特点，及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的全面性。2.档案形成部门应在文件材料产生后的规定时间内，将其收集齐全，并进行初步分类整理。3.对于重要案件、重大活动等形成的档案，应实行实时追踪收集，确保档案的时效性和完整性。4.档案收集过程中，应填写档案收集登记表，详细记录档案名称、数量、形成时间、来源等信息，以便后续追踪。（二）档案整理1.档案管理部门负责对接收的档案进行统一整理，按照档案分类方案进行分类、编号。2.整理过程中，应检查档案材料的完整性、准确性，对不符合要求的档案及时与形成部门沟通补充或修正。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录信息应准确反映档案内容，便于查询和追踪。4.对整理好的档案进行装订、编页，确保档案的整齐规范，便于长期保存和利用。四、档案保管追踪（一）保管场所1.公安局应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，配备温湿度监测设备，实时记录温湿度数据，以便追踪环境变化对档案的影响。3.库房内应划分不同的区域，分别存放不同类型的档案，如文书档案、业务档案、声像档案等，并设置明显的标识，便于查找和管理。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于存取和盘点。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.建立档案存储台账，详细记录档案的存放位置、数量、保管期限等信息，实现档案存储的动态追踪。（三）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，检查内容包括档案实体的完整性、存储环境的安全性、标识的清晰性等。2.每月进行一次一般性检查，每季度进行一次全面检查，并填写档案保管检查记录。3.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，如修复受损档案、调整存储环境等，并对整改情况进行追踪记录。五、档案查阅与借阅追踪（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门审核。档案管理部门根据申请内容，确定是否提供查阅服务，并指定查阅地点和查阅方式。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，并由档案管理人员在场监督。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认查阅情况。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应出具有效身份证件，档案管理部门按照规定收取一定的借阅保证金，并开具借阅凭证。4.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，借阅人员应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门检查档案无损坏、丢失等情况后，退还借阅保证金。（三）查阅与借阅记录追踪1.档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的日期、人员、档案名称、查阅内容、借阅期限等信息。2.定期对查阅与借阅登记台账进行核对和统计分析，掌握档案利用情况，为档案管理决策提供依据。3.对于逾期未归还的档案或违反查阅、借阅规定的行为，档案管理部门应及时进行追踪和处理，如发出催还通知、追究责任等。六、档案鉴定与销毁追踪（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组根据档案保管期限表和档案实际情况，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁价值。3.鉴定过程中，应详细记录档案的鉴定情况，包括档案名称、形成时间、保管期限、鉴定意见等，形成档案鉴定报告。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单内容包括档案名称、数量、销毁原因等。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公安局分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并在指定地点进行。销毁过程中，应安排专人监销，确保销毁彻底。4.销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存，实现档案销毁过程的全程追踪。七、档案信息化管理追踪（一）档案数字化1.按照国家有关档案数字化的标准和规范，对公安局重要档案进行数字化处理，实现档案信息的电子化存储和管理。2.档案数字化过程中，应确保数字化成果的准确性和完整性，对数字化档案进行质量检测，检测合格后方可入库存储。3.建立档案数字化工作台账，记录数字化档案的名称、数量、扫描时间、处理人员等信息，便于追踪数字化工作进度。（二）档案信息系统建设1.构建功能完善的档案信息系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。2.档案信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、日志记录与审计等功能，确保档案信息的安全和系统的稳定运行。3.定期对档案信息系统进行维护和升级，优化系统性能和功能，满足公安工作对档案管理的不断需求。同时，对系统维护和升级情况进行记录和追踪。（三）档案数据安全管理1.加强档案数据安全防护，采取加密存储、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，防止档案数据被非法获取、篡改或泄露。2.制定档案数据备份策略，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地。建立备份数据检查和恢