浙江省档案登记备份制度

PAGE浙江省档案登记备份制度一、总则（一）目的为加强档案管理，保障档案信息安全，规范档案登记备份工作，根据国家有关法律法规和行业标准，结合浙江省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江省行政区域内各级国家机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）的档案登记备份工作。（三）基本原则1.依法依规原则档案登记备份工作应严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则强化档案信息安全保护意识，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改和丢失，确保档案信息安全。3.全面准确原则对各类档案进行全面、准确的登记备份，保证档案信息的完整性和真实性。4.便于利用原则优化档案登记备份流程，提高档案管理效率，便于档案的查询、利用和开发。二、档案登记备份的范围与内容（一）档案范围1.文书档案包括各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.科技档案涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.人事档案包含员工履历、考核评价、工资福利、奖惩等方面的档案材料。4.财务档案如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.业务档案根据各单位业务特点，包括合同协议、业务报表、客户资料等。6.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等。（二）登记备份内容1.档案基本信息包括档案名称、形成时间、保管期限、密级等。2.档案实体对纸质档案进行数字化扫描，形成电子副本；对电子档案进行原格式备份，并记录其存储位置、存储介质等信息。3.档案元数据收集与档案相关的元数据，如文件编号、责任者、主题词、版本信息等，以便更准确地描述和检索档案。三、档案登记备份工作流程（一）档案收集与整理1.各部门负责定期将本部门形成的档案进行收集、整理，确保档案齐全、完整、准确。2.按照档案分类标准，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案目录。（二）登记备案1.档案管理人员依据整理好的档案，填写《档案登记备份申请表》，详细记录档案的基本信息、数量、存储位置等。2.将申请表提交至本单位档案管理部门负责人审核，审核通过后，报单位分管领导审批。3.经审批同意的档案，由档案管理部门统一进行登记备案，建立档案登记备份台账。（三）备份操作1.对于纸质档案，采用专业的扫描设备进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用，如PDF、TIFF等。同时，对电子文件进行加密处理，确保信息安全。3.对于电子档案，按照规定的存储策略进行备份，可采用磁带备份、磁盘阵列存储、云存储等多种方式相结合，确保备份数据的可靠性和可恢复性。4.在备份过程中，应记录备份时间、备份设备、备份数据量等详细信息，形成备份日志。（四）数据存储与管理1.建立专门的档案登记备份存储库，配备必要的存储设备和安全防护设施，确保存储环境安全可靠。2.对存储的档案数据进行定期检查和维护，及时发现并处理数据损坏、丢失等问题。同时，定期对存储介质进行更新和替换，防止因介质老化导致数据丢失。3.按照档案保管期限和利用需求，对档案登记备份数据进行分类存储，便于查询和管理。（五）利用与归还1.单位内部人员因工作需要查阅档案登记备份数据时，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、利用范围等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅。2.档案管理人员应按照审批意见，为利用人员提供相应的档案数据，并做好查阅记录。查阅过程中，利用人员应严格遵守档案利用规定，不得擅自更改、删除档案信息。3.利用完毕后，利用人员应及时归还档案数据，档案管理人员应对归还的数据进行检查，确保数据完整无损。（六）数据销毁1.对于超过保管期限且无利用价值的档案登记备份数据，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、存储位置等信息。2.销毁申请经单位分管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等。3.销毁方式可采用物理销毁（如粉碎存储介质）或数据擦除等技术手段，确保档案数据无法恢复。四、档案登记备份的安全保障（一）安全管理制度1.建立健全档案登记备份安全管理制度，明确安全管理责任，规范安全操作流程。2.加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识和操作技能，定期进行安全考核。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，对档案登记备份系统进行安全防护，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案登记备份系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并处理潜在的安全隐患。（三）应急处置预案1.制定档案登记备份安全应急处置预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生安全事故时能够迅速采取有效措施，减少损失。（四）人员安全管理1.对档案登记备份工作人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制无关人员进入档案登记备份工作区域，严格控制工作区域的访问权限。五、监督与检查（一）内部监督1.各单位应建立内部档案登记备份监督机制,定期对档案登记备份工作进行自查，检查档案登记备份的范围、内容、流程等是否符合本制度要求。2.档案管理部门应加强对各部门档案登记备份工作的指导和监督，及时发现并纠正存在的问题。（二）外部检查1.档案行政管理部门定期对各单位档案登记备份工作进行检查，检查内容包括制度建设、工作流程执行情况、安全保障措施等。2.对于检查中发现的问题，下达整改通知书，要求相关单位限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。六、法律责任（一）单位责任1.单位违反本制度规定，未按照要求进行档案登记备份的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，依法予以警告，并可处一定数额的罚款。2.因单位档案登记备份工作失误，导致档案信息泄露、篡改、丢失，给国家、集体或个人造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）个人责任1.档案管理人员违反本制度规定，未履行档案登记备份工作职责，导致档案管理出现问题的，由所在单位给予批评教育、