镇政府档案工作管理制度

PAGE镇政府档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强镇政府档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在行政管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于镇政府各部门、各办公室及所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则镇政府档案工作实行集中统一管理，由镇政府综合档案室负责全镇档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案应如实反映镇政府各项工作的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理镇政府在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为镇政府各部门及社会公众提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善镇政府档案工作管理制度，并组织实施。2.集中统一管理镇政府各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门形成的档案进行定期收集、整理、鉴定、保管和统计，确保档案的质量和安全。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的借阅、查阅、复制等利用服务工作，严格执行档案利用审批制度，确保档案的合理使用。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门的档案移交至镇政府综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用服务工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与镇政府工作相关的文件、指示、通知等。2.镇政府制定的各类政策文件、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。3.镇政府各部门在履行职责过程中形成的业务文件、合同协议、项目资料、调研材料等。4.镇政府组织的各类会议、活动、培训等形成的文件、记录、照片、录像等资料。5.镇政府工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。6.镇政府财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等会计档案。7.镇政府基本建设、固定资产管理等工作中形成的图纸、文件、资料等科技档案。8.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门在工作中形成的档案材料进行收集整理，确保档案的及时归档。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本或进行备份存储。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或损坏。对于破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按机构（问题）进行排列编号。2.科技档案按照项目专业分类法进行整理。即先将档案按项目进行分类，再根据专业性质分为基建、设备、科研等类别，然后按项目进展顺序进行排列编号。3.会计档案按照会计年度保管期限分类法进行整理。即先将档案按会计年度分开，再根据保管期限分为永久、定期两类，然后按会计凭证、账簿、报表等顺序进行排列编号。4.声像档案按照载体形式时间内容分类法进行整理。即先将档案按载体形式分为照片、录像带、录音带等类别，再根据时间顺序进行排列，最后按内容进行编号。5.电子档案按照年度保管期限类别分类法进行整理。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按类别进行排列编号。同时，应建立电子档案的元数据管理系统，对电子档案的背景信息、内容信息等进行详细记录。（四）整理要求1.整理档案应遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类应科学合理，层次分明，编号应规范统一，确保档案的系统性和完整性。3.档案整理过程中应编制各类档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和结构。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合镇政府工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的保存价值。3.鉴定工作应组织相关人员进行，确保鉴定结果的客观公正。（二）保管期限划分1.永久保管的档案（1）本镇制定的法规性文件、重要政策文件、年度综合统计报表等。（2）上级机关颁发的属于本镇主管业务并要贯彻执行的重要文件。（3）本镇召开的重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料。（4）本镇机构演变、人事任免、奖惩等重要文件材料。（5）本镇财务决算、重要经济合同协议等。（6）本镇基本建设项目、重大科研项目等形成的重要文件材料。（7）其他具有长远保存价值的文件材料。2.长期保管的档案（1）本镇一般性工作文件、业务文件、会议记录等。（2）本镇各部门在工作中形成的重要业务资料、统计报表等。（3）本镇组织的一般性会议、活动形成的文件材料。（4）本镇工作人员的一般性人事档案、考核档案等。（5）本镇财务预算、会计凭证等保管期限为15年的会计档案。（6）其他具有较长保存价值的文件材料。3.短期保管的档案（1）本镇临时性工作文件、一般性通知等。（2）本镇各部门在工作中形成的一般性业务资料、统计报表等。（3）本镇组织的临时性会议、活动形成的文件材料。（4）本镇工作人员的一般性人事档案、考核档案等保管期限为5年的档案。（5）其他具有短期保存价值的文件材料。（三）鉴定程序1.每年定期对已到保管期限的档案进行鉴定。由镇政府综合档案室提出鉴定意见，组织相关部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，并填写档案鉴定表，注明档案的保管期限、鉴定理由等。3.根据鉴定结果，对确无保存价值的档案进行登记造册，经镇政府分管领导批准后予以销毁。五、档案的保管（一）保管场所1.镇政府应设立专门的综合档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案室应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境的整洁。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应排列整齐，编号清晰，标识明确，便于识别和检索。3.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限变更1.档案保管期限确定后，一般不得随意变更。但因特殊情况确需变更保管期限的，应按照档案鉴定程序重新进行鉴定，并报镇政府分管领导批准。2.变更档案保管期限时，应在档案目录及相关检索工具中注明变更情况，确保档案管理的准确性。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案室。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行维护和检查。5.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案数据丢失、损坏和泄露。六、档案的利用（一）利用范围1.镇政府各部门在工作中查阅与本部门业务相关的档案资料。2.因工作需要，镇政府工作人员查阅本人人事档案、工资档案等。3.上级机关及有关部门查阅本镇相关档案资料。4.司法机关、社会组织等因工作需要查阅本镇相关档案资料。5.其他符合规定的档案利用需求。（二）利用方式1.借阅镇政府各部门及工作人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，报镇政府综合档案室审核批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.查阅因工作需要查阅档案的，可到镇政府综合档案室查阅。查阅人员应遵守档案室的管理制度，在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料，应经镇政府综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。3.出具证明因工作需要镇政府出具档案证明的，应填写档案证明申请表，注明证明的内容、用途等，经部门负责人签字同意后，报镇政府综合档案室审核批准。综合档案室应根据档案记载如实出具证明，并加盖镇政府档案专用章。（三）利用审批1.档案利用申请应严格按照审批程序进行，确保档案利用的合法性和合理性。2.镇政府综合档案室应对档案利用申请进行认真审核，重点审查利用目的、利用范围、利用方式等是否符合规定，防止档案的不当利用。3.对于涉及重要档案、机密档案的利用申请，应报镇政府分管领导审批。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的借阅、查阅、复印、出具证明等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、数量、利用方式、归还日期等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.镇政府综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确反映档案管理工作的实际情况，统计数据应真实可靠。3.档案统计工作应及时、全面，发现问题应及时分析原因并采取措施加以解决。（二）移交工作1.镇政府各部门应按照档案管理规定，定期将本部门形成的档案移交至镇政府综合档案室。2.档案移交时，应填写档案移交清单，注明移交档案的名称、数量、类别、保管期限等，双方签字确认。3.镇政府综合档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的齐全完整。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。八、档案信息化建设（一）建设目标1.逐步实现镇政府档案管理的信息化、数字化，提高档案管理的效率和水平。2.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的在线收集、整理、存储、检索、利用等功能。3.加强档案信息资源的开发利用，为镇政府决策提供及时有效的信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对镇政府重要档案进行数字化扫描，建立数字化档案数据库，实现档案信息的电子化存储。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合镇政府档案管理的信息管理系统，实现档案管理业务流程的信息化、自动化。3.网络安全