档案数字化安全保密制度

PAGE档案数字化安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化过程中的安全保密管理，确保档案信息的安全性、完整性和保密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案数字化工作的部门、人员以及相关合作单位。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案数字化工作合法合规。2.保密性原则：采取有效措施，对档案数字化过程中的各个环节进行保密管理，防止档案信息泄露。3.完整性原则：保证档案数字化后的信息与原始档案内容一致，不丢失、不遗漏。4.可控性原则：对档案数字化工作的全过程进行监控和管理，确保各项安全保密措施得到有效执行。二、档案数字化工作流程及安全保密要求（一）档案收集与整理1.档案收集各部门应按照公司档案管理规定，定期将需要数字化的档案移交至档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的数量、完整性等，确保档案质量。2.档案整理档案管理人员对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，以便后续数字化处理。在整理过程中，应严格遵守档案整理规范，不得擅自更改档案内容。（二）数字化设备与场地管理1.数字化设备配备专门用于档案数字化的设备，如扫描仪、服务器、存储设备等，并确保设备性能稳定、安全可靠。对数字化设备进行定期维护和检查，及时更新杀毒软件和系统补丁，防止设备感染病毒或遭受恶意攻击。数字化设备应专人专用，未经批准不得擅自转借他人使用。2.场地管理：设立专门的档案数字化工作场地，确保场地安全、整洁、通风良好。场地应安装监控设备，对工作区域进行实时监控。工作场地应与其他区域进行有效隔离，防止无关人员进入。（三）数字化操作规范1.扫描操作根据档案类型和扫描要求，选择合适的扫描设备和扫描参数，确保扫描图像清晰、完整。在扫描过程中，应注意保护档案原件，避免损坏。对扫描后的图像进行及时备份，并按照规范命名和存储。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，确保图像质量符合要求。在图像处理过程中，不得对档案内容进行篡改或删除。3.数据存储将数字化后的档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。存储设备应进行加密处理，防止数据被非法获取。建立数据存储索引，方便数据查询和使用。（四）人员管理1.人员背景审查参与档案数字化工作的人员应具备良好的政治素质和职业道德，无违法违纪记录。对涉及档案数字化工作的人员进行背景审查，签订保密协议，明确其保密责任和义务。2.人员培训定期组织档案数字化工作人员参加安全保密培训，提高其安全保密意识和操作技能。培训内容包括法律法规、安全保密制度、数字化操作规范等。3.人员监督在档案数字化工作现场，应安排专人对工作人员进行监督，确保其遵守安全保密制度和操作规范。对违反安全保密规定的人员，应及时进行纠正和处理。（五）数据传输与交换1.内部传输在公司内部进行档案数字化数据传输时，应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输等。对传输的数据进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.外部交换如因工作需要与外部单位进行档案数字化数据交换，应签订数据交换协议，明确双方的安全保密责任和义务。在数据交换前，应对数据进行加密处理，并进行严格的审核和审批。三、安全保密措施（一）物理安全措施1.门禁管理：在档案数字化工作场地设置门禁系统，限制无关人员进入。工作人员应凭有效证件进出工作场地。2.防盗措施：安装防盗报警装置，对工作场地进行实时监控，防止档案数字化设备和存储介质被盗。3.防火措施：配备必要的消防设备，制定防火应急预案，定期进行消防演练，确保工作场地消防安全。4.防潮措施：对档案数字化工作场地进行防潮处理，保持环境湿度适宜，防止档案原件和数字化设备受潮损坏。（二）网络安全措施1.网络访问控制：对档案数字化工作所使用的网络进行访问控制，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法网络访问。2.网络加密：对传输的档案数字化数据进行加密处理，采用安全的加密算法，确保数据在网络传输过程中的安全性。3.网络监控：建立网络监控系统，对网络流量、网络行为等进行实时监控，及时发现和处理异常情况。（三）数据安全措施1.数据备份：定期对档案数字化数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.数据恢复：制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。3.数据加密：对存储的档案数字化数据进行加密处理，采用高强度的加密算法，防止数据被非法解密。4.数据审计：建立数据审计系统，对档案数字化数据的访问、修改等操作进行审计，及时发现和处理违规行为。（四）人员安全措施1.保密教育：定期组织档案数字化工作人员参加保密教育活动，提高其保密意识和防范能力。2.保密协议：与档案数字化工作人员签订保密协议，明确其保密责任和义务，对违反保密协议的行为进行追究。3.离职管理：对离职的档案数字化工作人员，应及时收回其工作证件、设备等，并进行离职审计，确保其离职后不泄露公司档案信息。四、安全保密监督与检查（一）监督机制1.成立档案数字化安全保密监督小组，负责对档案数字化工作的安全保密情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案数字化工作场地、设备、人员等进行检查，及时发现和解决安全保密问题。（二）检查内容1.制度执行情况：检查档案数字化安全保密制度的执行情况，是否存在违反制度的行为。2.设备运行情况：检查数字化设备的运行状况，是否存在安全隐患。3.数据安全情况：检查档案数字化数据的存储、备份、加密等情况，是否符合安全保密要求。4.人员操作情况：检查档案数字化工作人员的操作是否符合规范，是否存在违规操作行为。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查。五、安全保密应急处置（一）应急预案制定1.制定档案数字化安全保密应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程等。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.事件报告：在发现档案数字化安全保密事件后，应立即向公司安全保密管理部门报告。2.应急响应：安全保密管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关人员进行应急处置。3.事件调查：对安全保密事件进行调查，查明事件原因、影响范围等。4.损失评估：对事件造成的损失进行评估，包括档案信息丢失、设备损坏等。5.恢复处理：采取有效措施，对受损的档案数字化设备和数据进行恢复处理，尽量减少损失。6.总结报告：应急处置结束后，应及时总结经验教训，向上级主管部门提交总结报告。（三）应急演练1.定期组织档案数字化安全保密应急演练，提高工作人员的应急处置能力。2.应急演练应模拟真实的安全保密事件场景，检验应急预案的可行性和有效性。六、责任追究（一）责任界定1.对违反档案数字化安全保密制度的行为，应明确责任主体，界定责任范围。2.责任主体包括直接责任人、部门负责人、分管领导等。（二）追究方式1.对违反安全保密制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、