档案管理出库入库管理制度

PAGE档案管理出库入库管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案的出库与入库流程，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中涉及的档案出库与入库操作。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.遵循档案管理的科学性、系统性原则，保证档案分类准确、编号有序。3.注重档案的保密性和安全性，防止档案信息泄露和损坏。4.提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理出库入库管理制度，并组织实施。2.负责档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、编目、存储等工作。3.负责审核档案出库申请，办理档案出库手续，并跟踪档案使用情况。4.负责档案入库的验收工作，确保入库档案的质量和完整性。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，提出改进措施和建议。（二）档案使用部门职责1.负责本部门档案的整理和移交工作，确保档案资料的齐全、准确。2.根据工作需要，填写档案出库申请，注明使用目的、使用期限等信息。3.负责档案的安全保管和正确使用，不得擅自转借、涂改、销毁档案。4.在档案使用完毕后，及时归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理系统的操作技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的上架、下架、盘点等。3.协助档案管理部门办理档案出库入库手续，做好相关记录。4.对档案管理过程中发现的问题及时报告，并提出解决方案。三、档案分类与编号（一）档案分类1.公司档案分为行政档案、财务档案、业务档案、人事档案、技术档案等几大类。2.每大类档案再根据具体内容进行细分，如行政档案可分为文件、会议纪要、合同协议等；财务档案可分为会计凭证、账簿、报表等。（二）档案编号1.档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式，确保档案编号的唯一性。2.类别代码根据档案分类确定，如行政档案代码为XZ，财务档案代码为CW等。3.年度采用公元纪年，如2023年表示为23。4.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排。四、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应定期将本部门形成的档案资料收集整理，移交至档案管理部门。2.档案管理部门应及时对接收的档案进行检查，确保档案资料齐全、完整、准确。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编目，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.编制档案目录，建立档案索引，方便档案的查找和利用。（三）档案存储1.根据档案的性质和保管期限，选择合适的存储方式，如纸质档案可存放在档案柜中，电子档案可存储在服务器或光盘等存储介质上。2.档案存储地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案的安全保管。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和状态，发现问题及时处理。（四）档案入库验收1.档案整理完成后，档案管理部门应组织相关人员对档案进行入库验收。2.验收内容包括档案的分类是否准确、编号是否规范、资料是否齐全、装订是否牢固等。3.验收合格的档案方可办理入库手续，填写档案入库登记表，注明档案名称、编号、数量、入库日期等信息。五、档案出库管理（一）出库申请1.档案使用部门如需使用档案，应提前填写档案出库申请表，注明使用目的、使用期限、所需档案名称及编号等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）出库审核1.档案管理部门收到出库申请后，对申请内容进行审核。2.审核重点包括使用目的是否合理、使用期限是否符合规定、档案是否存在未处理的借阅记录等。3.对于不符合要求的申请，档案管理部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求补充或修改相关信息。（三）出库办理1.经审核批准的出库申请，档案管理部门办理档案出库手续。2.档案管理人员根据申请表，从档案存储地点取出相应档案，核对档案数量和内容。3.在档案出库登记表上记录档案出库日期、使用部门、档案名称及编号、预计归还日期等信息，并由档案管理人员和使用部门领取人签字确认。（四）档案交接1.档案出库时，档案管理人员与使用部门领取人进行档案交接，确保档案的安全转移。2.交接过程中，双方应仔细核对档案数量和内容，如有疑问及时沟通解决。3.交接完成后，双方在档案交接清单上签字确认。六、档案使用与归还管理（一）档案使用1.档案使用部门应按照申请的使用目的和期限正确使用档案，不得擅自改变用途或延长使用期限。2.使用档案时，应保持档案的整洁和完好，不得随意涂改、损坏或丢失。3.如需对档案进行复印、扫描等操作，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。（二）档案归还1.档案使用完毕后，使用部门应及时将档案归还至档案管理部门。2.归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时向档案管理部门说明情况并承担相应责任。3.档案管理部门在收到归还的档案后，对档案进行检查验收，核对档案数量和内容是否完整。4.验收合格的档案办理入库手续，在档案入库登记表上记录档案归还日期，并更新相关档案状态信息。七、档案借阅管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、所需档案名称及编号等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）借阅审核1.档案管理部门收到借阅申请后，对申请内容进行审核。2.审核重点包括借阅目的是否合理、借阅期限是否符合规定、借阅人是否具备借阅资格等。3.对于涉及公司机密或重要档案的借阅申请，需经公司领导批准后方可办理。（三）借阅办理1.经审核批准的借阅申请，档案管理部门办理档案借阅手续。2.档案管理人员根据申请表，从档案存储地点取出相应档案，核对档案数量和内容。3.在档案借阅登记表上记录档案借阅日期、借阅人姓名及部门、档案名称及编号、预计归还日期等信息，并由档案管理人员和借阅人签字确认。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。2.延长借阅期限的申请经档案管理部门审核批准后，方可办理延期手续。（五）借阅归还1.档案借阅期满，借阅人应及时将档案归还至档案管理部门。2.归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时向档案管理部门说明情况并承担相应责任。3.档案管理部门在收到归还的档案后，对档案进行检查验收，核对档案数量和内容是否完整。4.验收合格的档案办理归还手续，在档案借阅登记表上记录档案归还日期，并更新相关档案状态信息。八、档案保密管理（一）保密制度1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.档案管理人员应加强对档案的保密管理，对涉及公司机密的档案采取必要的保密措施。（二）保密措施1.对档案存储地点进行安全防护，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对电子档案进行加密存储，设置不同级别的访问权限。3.在档案使用过程中，要求使用人员妥善保管档案，不得在非工作场所随意放置。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.如因泄露档案内容给公司造成损失的，将依法追究相关人员的责任。九、档案信息化管理（一）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案进行存储和管理。2.档案数字化过程中，应确保电子档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。（二）档案管理系统1.建立档案管理系统，实现档案的信息化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，方便档案的日常管理和利用。（三）数据安全1.加强档案管理系统的数据安全防护，定期进行数据备份，防止数据丢失。2.对档案管理系统的用户权限进行严格管理，确保数据的安全性和保密性。十、档案销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确认不再需要保存的档案。（二）销毁鉴定1.档案管理部门定期组织对档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.鉴定工作应邀请相关部门人员参加，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）销毁审批1.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。2.未经批准，任何部门和个人不得擅自销毁档案。（四）销毁实施1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保档案销毁彻底，并做好销毁记录。（五）销毁记录1.档案销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁日期、销毁方式等信息。2.销毁记录应妥善保存，以备查阅。十一、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案管理