如何建好档案库管理制度

PAGE如何建好档案库管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案库的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有档案库的管理，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、科技档案等各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案库实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。由公司综合管理部门负责档案库的统筹规划、日常管理和监督指导工作。2.真实性与完整性原则档案的形成应真实反映公司各项业务活动的实际情况，确保档案内容完整无缺，不遗漏重要信息。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为公司的决策、运营和发展提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案库管理制度，并组织实施和监督检查。2.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。3.指导各部门做好档案的形成、积累和归档工作，对各部门档案管理工作进行培训、监督和考核。4.负责档案库的建设和维护，配备必要的档案管理设施设备，确保档案存储环境安全、整洁、适宜。5.按照国家有关规定，定期向档案行政管理部门报送档案管理情况统计报表，接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、完整、准确，并按照规定的时间和要求向公司档案库移交档案。2.设立兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合公司综合管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、利用等工作。3.严格执行公司档案库管理制度，对本部门形成的档案进行妥善保管，不得擅自销毁、涂改、丢失或转借档案。4.根据工作需要，及时向公司档案库查阅和借阅档案，并按照规定办理相关手续，确保档案的安全和合理利用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务流程，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案排列有序，便于查找和利用。3.做好档案的鉴定工作，定期对档案进行价值评估，提出档案的保管期限和处置意见，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。5.负责档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理借阅手续，对借阅档案进行跟踪管理，确保档案按时归还，无损归还。6.做好档案库的安全管理工作，定期检查档案库的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案存储环境安全可靠。发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的记录，包括但不限于：上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。公司制定的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。公司对外签订的合同、协议、意向书等。公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。公司的人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动、考核等相关材料。公司的业务档案，如市场调研资料、客户资料档案、项目策划书、招投标文件、工程图纸、技术资料等。公司的科技档案，如科研项目立项报告、研究成果报告、专利申请文件等。公司组织的各类活动的文件、照片、录像等声像档案。2.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案资料，并确保档案的齐全、完整。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的档案资料进行清理和核对，将具有保存价值的档案及时收集整理，防止档案散失。2.档案收集应遵循及时、准确、完整的原则，确保档案内容真实反映公司业务活动的实际情况。对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时归档。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失档案内容。如有破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）档案整理方法1.档案整理应按照档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。先将档案按年度分开，再按照保管期限分为永久、长期、短期三类，最后按照机构（问题）进行排列。3.人事档案整理按照《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》的要求，进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、劳动合同、离职材料等十大类。4.财务档案整理按照会计档案管理的相关规定，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别整理成册，并按照时间顺序进行排列。5.业务档案整理根据业务性质和特点，采用不同的分类方法，如项目分类法、客户分类法等，确保业务档案分类清晰，便于查找和利用。6.科技档案整理按照科研项目、产品型号等进行分类，建立项目档案文件夹，将项目相关的文件、资料、图纸等集中存放，并按照项目进展顺序进行排列。7.声像档案整理应将照片、录像等资料按照内容、时间顺序进行编号，并注明拍摄时间、地点、人物、事件等相关信息，同时制作相应的文字说明材料，与声像档案一并归档。（四）档案编号与编目1.档案编号是为了便于档案的管理和查找，对每一份档案赋予唯一的标识符。编号应遵循科学性、系统性、实用性的原则。2.文书档案编号采用“年度+保管期限+流水号”的方式，例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。3.人事档案编号按照档案管理部门的统一规定执行，一般采用员工身份证号码作为档案编号。4.财务档案编号根据会计核算的相关规定进行编制，确保编号与会计凭证编号一致，便于查询和核对。5.业务档案编号根据业务分类和项目编号规则进行编制，例如：市场部项目A001，表示市场部项目A的第1份业务档案。6.科技档案编号按照科研项目或产品型号进行编制，例如：科研项目X001，表示科研项目X的第1份科技档案。7.声像档案编号在照片或录像资料编号的基础上，加注相应的文字说明，如：20230510会议001，表示2023年5月10日拍摄的会议照片或录像的第1份声像档案。8.编目是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，包括编制档案目录、索引、全宗介绍等检索工具。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等基本信息，便于档案的查找和利用。四、档案的保管（一）档案库房建设与设施设备配备1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全存储。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药、防盗报警装置等，满足档案保管的基本要求。3.档案库房应设置不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区、办公区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。对于不同保管期限的档案，应分别存放，并有明显的标识。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、褪色、霉变等情况，发现问题及时采取措施进行处理。对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时调整空调、除湿机等设备的运行状态。4.做好档案库房防虫、防鼠工作，定期投放防虫药、灭鼠药，检查库房门窗、通风口等部位是否有漏洞，防止害虫和老鼠进入库房。5.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。6.对磁性载体档案，应采取防磁、防潮、防尘、防热、防火等保护措施，定期检查载体的物理性能，确保档案信息的安全。（三）档案存储期限与处置1.档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.定期对档案进行鉴定，由档案管理人员会同相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出档案的保管期限和处置意见。3.对失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、来源等信息，并经鉴定小组负责人签字确认。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.对已到保管期限但仍具有一定查考利用价值的档案，可适当延长保管期限；对保管期限已满且确无保存价值的档案，应及时进行销毁处理。五、档案的利用（一）档案利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司相关规定，不损害公司利益和他人合法权益。2.在保证档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司的决策、运营、管理和业务发展提供支持和服务。（二）档案查阅与借阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后交公司综合管理部门审批。2.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。查阅人员如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行。3.公司外部人员查阅档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司综合管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时，应按照公司规定办理查阅手续，并由公司人员陪同，不得将档案带出公司档案库。4.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后交公司综合管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日（特殊情况除外）。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、丢失或损毁档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）档案利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、部门、查阅（借阅）档案名称、编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，编制档案利用统计报表，如档案查阅人次、借阅人次、档案利用效果分析等，为公司档案管理工作提供数据支持，以便不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.公司各部门应及时收集本部门形成的电子档案，并按照规定的格式和命名规则进行整理。电子档案的格式应符合国家有关标准和公司实际需求，便于长期保存和利用。2.电子档案应按照与纸质档案相对应的分类方法进行分类整理，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。同时，应建立电子档案目录数据库，对电子档案的内容和元数据进行详细记录，便于检索和查询。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，并定期进行备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.建立电子档案存储管理制度，对存储设备的使用、维护、更新等进行规范管理。定期检查存储设备的运行状态，确保数据存储安全。3.电子档案的保管环境应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防磁等条件，温度、湿度应符合国家有关标准要求。同时，应安装必要的安全防护软件，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。（三）电子档案的利用与安全管理1.电子档案的利用应遵循与纸质档案相同的利用原则和规定，通过公司内部网络或专门的档案管理系统进行查阅和借阅。查阅和借阅电子档案时，应按照规定办理相关手续，并进行身份认证和权限控制。