档案管理查阅制度及流程

PAGE档案管理查阅制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案查阅工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司的商业秘密和重要信息安全。3.服务工作原则：以服务公司各项工作为出发点，为需要查阅档案的部门和人员提供准确、及时的档案信息支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责公司各类档案的集中统一管理，建立健全档案管理制度和工作流程。2.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的系统性和完整性。3.负责档案查阅的接待、登记、审核、调阅等具体操作，按照规定为查阅人员提供档案服务。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、质量完好，并及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案的数字化管理，提高档案查阅效率和利用水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整，并按时移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案查阅相关工作，提供必要的档案信息背景和解释说明。3.对本部门形成的档案在查阅过程中发现的问题及时反馈给档案管理部门，并配合进行整改。（三）查阅人员职责1.查阅人员必须遵守本制度及相关规定，按照规定的程序和要求进行档案查阅。2.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。3.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理相关归还手续。4.对查阅过程中知悉的公司商业秘密和档案信息严格保密，不得擅自传播或用于非工作目的。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司章程，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.财务档案：涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案：根据公司业务类型分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、采购供应档案、客户服务档案等，具体包括各类业务合同、订单、项目文档、市场调研报告、生产计划与记录、质量检验报告、采购合同与发票、客户投诉与处理记录等。4.技术档案：涉及公司的技术研发、产品设计、工艺流程、技术标准等方面的文件，如研发项目文档、技术图纸、专利文件、技术方案、技术总结等。5.其他档案：包括公司各类荣誉证书、资质证书、对外宣传资料、重要活动记录等不属于上述分类的档案。（二）档案编号1.为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则示例：行政档案编号为XZ0010001，其中“XZ”代表行政档案类别，“001”为行政档案下的一级分类代码（如“001”代表人资管理类，“002”代表行政管理类等），“0001”为该具体档案在一级分类下的顺序号。其他各类档案编号规则类推。3.在档案整理过程中，按照编号规则对档案进行标注，并建立相应的索引目录，方便快速定位和查找档案。四、档案查阅范围与权限（一）查阅范围1.公司员工因工作需要，在其职责范围内可查阅相关档案。2.外部单位因业务合作、审计、法律事务等正当理由，经公司批准后可查阅相关档案。（二）查阅权限1.普通员工：查阅与其工作直接相关的档案资料，如业务部门员工查阅业务合同、生产部门员工查阅生产记录等。如需查阅其他部门或涉及公司重要机密的档案，需经所在部门负责人及档案管理部门负责人批准。2.部门负责人：可查阅本部门及相关业务范围内的档案资料，对涉及公司整体运营、重要决策等档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.公司高层管理人员：根据工作需要，可查阅公司各类档案资料，但涉及公司核心机密的档案查阅，需经董事长批准。4.外部单位查阅权限：外部单位查阅公司档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围和期限等内容。经公司总经理审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅范围原则上限定在与申请事项直接相关的档案资料，涉及公司核心机密的档案不予提供查阅。五、档案查阅流程（一）内部查阅流程1.查阅申请查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的类别、编号、查阅目的、预计查阅时间等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况，对查阅申请的必要性和合规性进行审查，签署审核意见。2.申请审批如查阅申请涉及跨部门或重要档案，需提交至档案管理部门负责人进行二次审核。档案管理部门负责人从档案管理规定和安全保密角度出发，对申请进行把关，确保查阅申请符合要求。对于涉及公司核心机密或重大决策的档案查阅申请，还需经公司分管领导或总经理批准。审批通过后，在申请表上签署审批意见。3.查阅登记查阅人员持经审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门进行查阅登记。档案管理人员按照申请表内容，详细记录查阅人员姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅时间、预计归还时间等信息。4.档案调阅档案管理人员根据查阅登记信息，在档案库房中查找相应档案，并将档案调至专门的查阅区域。对于电子档案，通过公司档案管理系统进行检索和调阅，并提供必要的技术支持。5.查阅过程查阅人员在查阅区域内进行档案查阅，查阅过程中应保持安静，不得大声喧哗或影响其他人员工作。如需复印、拍照或摘录档案内容，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作。复印、拍照的档案资料应注明用途，并由档案管理人员进行登记备案。摘录档案内容需使用统一的纸张，摘录内容应准确无误，并经档案管理人员核对签字确认。6.查阅归还查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行仔细核对，检查档案是否完整、有无损坏或涂改等情况。确认无误后，在查阅登记记录上注明档案已归还，并由查阅人员签字确认。如发现档案有问题，应及时向查阅人员核实情况，并采取相应的处理措施。（二）外部查阅流程1.查阅申请外部单位向公司提交正式的《档案查阅申请函》，申请函应加盖单位公章，并详细说明查阅目的、范围、期限、查阅人员名单及联系方式等内容。申请函同时提交公司对口业务部门进行初审，业务部门对申请事项的真实性、合理性进行审查，提出初审意见。2.申请审批初审通过后，申请函提交至公司总经理审批。总经理根据公司利益和业务需要，综合考虑各方面因素，对查阅申请进行最终决策。审批通过后，由总经理办公室将审批结果通知档案管理部门，并将申请函复印件及审批意见转交给档案管理部门备案。3查阅安排档案管理部门根据审批意见，与外部单位沟通确定查阅时间和地点，并安排专人负责接待和陪同查阅。在查阅前，档案管理人员应向外部查阅人员介绍公司档案管理规定和查阅注意事项，明确查阅纪律和保密要求。4.查阅实施外部查阅人员在档案管理部门指定的区域内进行查阅，查阅过程中由档案管理人员全程陪同监督。根据查阅申请范围，为外部查阅人员提供相应的档案资料，并按照规定办理档案借阅、复印、拍照等手续。外部查阅人员如需摘录档案内容，应按照内部查阅的相关规定进行操作。5.查阅结束查阅结束后，外部查阅人员应将查阅的档案资料全部归还档案管理部门，并在查阅登记记录上签字确认。档案管理人员对归还的档案进行仔细检查和清点，确保档案完整无损。同时，对查阅过程中产生的复印件及摘录资料进行整理归档，登记备案查阅情况。六、档案查阅的保密规定（一）保密要求1.查阅人员应对在查阅过程中知悉的公司档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.严禁将档案带出公司规定的查阅区域，如需在查阅区域外使用档案，必须经过档案管理部门负责人特别批准，并采取必要的保密措施。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据等敏感信息的档案，查阅人员不得擅自复制、传播、存储或用于其他非工作目的。（二）保密措施1.档案管理部门应在查阅区域设置必要的安全防范设施，如门禁系统、监控设备等，确保查阅环境的安全。2.对涉及保密内容的档案查阅，应安排专人负责监督，查阅过程中查阅人员与监督人员不得离开查阅区域。3.档案管理人员应对查阅人员的身份和查阅权限进行严格审核，确保查阅行为符合保密规定。对于重要档案的查阅，可要求查阅人员签署保密承诺书，明确保密责任和违约责任。4.加强对档案管理系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，防止电子档案信息被非法获取或篡改。定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。七、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案查阅情况进行自查，检查查阅登记记录是否完整、准确，档案调阅和归还手续是否规范，查阅过程是否符合规定等。2.公司内部审计部门不定期对档案查阅工作进行审计监督，检查档案查阅制度的执行情况，是否存在违规查阅、泄密等问题，并提出改进意见和建议。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合提供相关档案查阅资料和工作情况汇报。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时整改档案查阅工作中存在的问题，完善档案管理制度和流程，提高档案管理水平。八、违规处理1.查阅人员如违反本制度及保密规定，擅自扩大查阅范围、泄露档案信息、损坏档案资料或未按时归还档案等，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.对于因违规查阅行为给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关人员的责任，要求其承担相应的赔偿责任，并根据公司规定进行进一步的纪律