交安委档案室管理制度范本

PAGE交安委档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强交安委档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于交安委档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和查阅。（三）管理职责1.档案室负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅等。2.各部门负责本部门档案资料的收集、整理，并定期移交档案室。3.交安委领导负责对档案管理工作进行监督和指导。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级有关交通安全的文件、法规、政策等。2.交安委工作会议记录、纪要、决议等。3.交通安全工作计划、总结、报告等。4.交通安全检查、隐患排查、整改记录等。5.交通安全宣传教育活动资料，如宣传方案、图片、视频等。6.交通事故处理记录，包括事故报告、现场勘查资料、责任认定等。7.交通安全设施建设、维护资料，如设计图纸、施工记录、验收报告等。8.与交通安全相关的其他资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的档案资料，并确保资料的真实、完整。2.对于重要文件和资料，应进行备份，以防丢失或损坏。3.收集的档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，确保字迹清晰、内容完整。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。三、档案的归档（一）归档期限1.当年形成的档案资料，应在次年上半年完成归档。2.对于紧急或重要的档案资料，应及时归档。（二）归档流程1.各部门将整理好的档案资料移交档案室。2.档案室对移交的档案资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性等。3.审核通过后，档案室将档案资料按照分类和编号顺序进行排列，并装入档案盒或档案柜。4.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息。四、档案的保管（一）保管环境1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于重要档案和长期保存的档案，应采用纸质和电子两种方式进行保管。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。（三）档案的销毁1.对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写档案销毁清单，经交安委领导批准后，由专人负责销毁。3.档案销毁清单应永久保存。五、档案的查阅（一）查阅权限1.交安委内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经交安委领导批准后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经批准后，档案室工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意。4.查阅完毕后，查阅人员应将档案资料归还档案室，并在档案查阅登记表上签字。（三）查阅记录档案室应建立档案查阅登记表，记录查阅时间、查阅人员、查阅目的、查阅档案名称及编号等信息。查阅记录应永久保存。六、档案的保密（一）保密措施1.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得将档案带出档案室。3.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施。（二）保密责任1.各部门负责人对本部门档案资料的保密工作负责。2.档案室工作人员对档案的保管和查阅过程中的保密工作负责。3.如因工作失误或故意泄露档案内容，将依法追究相关人员的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设1.建立档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。2.将档案资料录入信息系统，建立电子档案数据库。3.利用信息系统对档案资料进行分类、检索、统计等管理。（二）数据安全1.加强档案管理信息系统的安全防护，防止数据丢失、泄露或被篡改。2.定期对信息系统进行备份，确保数