泰顺县档案制度管理规定

PAGE泰顺县档案制度管理规定一、总则（一）目的为加强泰顺县档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本县实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于泰顺县各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则各单位应明确档案管理工作的领导体制，实行统一领导、分级负责的管理体制，确保档案管理工作的有效开展。2.集中管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，集中保管本单位的各类档案。3.完整准确原则各单位应确保档案的形成、积累、整理和归档工作的完整性和准确性，保证档案能够真实反映本单位的工作历史和业务活动。4.安全保密原则各单位应加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及人员（一）档案管理机构1.各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构，如档案科、档案室等，负责本单位档案的集中管理。2.档案管理机构应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员1.各单位应配备专职或兼职档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需变动时，应提前做好档案交接工作，并报上级档案管理部门备案。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.各单位应收集反映本单位工作活动、具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。2.具体收集范围按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及相关行业标准执行。（二）档案收集要求1.各单位应建立健全文件材料收集制度，明确各部门和人员在文件材料形成、积累和归档工作中的职责。2.文件材料形成部门应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，移交档案管理机构。3.档案管理机构应定期对各部门移交的文件材料进行检查和核对，确保档案收集的完整性和准确性。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案整理的基本原则和方法，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。3.电子文件的整理应按照国家有关电子文件管理的规定执行，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）档案保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管设备1.档案管理机构应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防磁柜、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案保管设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行和使用。（三）档案保管要求1.档案管理人员应按照档案保管期限和密级，对档案进行分类存放，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等。3.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量。五、档案的利用（一）利用原则1.各单位应遵循档案利用的合法、合理、安全原则，确保档案的利用符合国家法律法规和单位的相关规定。2.档案利用应有利于维护单位的合法权益，促进单位的各项工作开展。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，应提前向本单位档案管理机构提出查阅申请，说明查阅目的、内容和范围，经本单位分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理延期手续。（四）利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、借阅人、借阅时间、归还时间等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对本单位保管的档案进行鉴定。（三）鉴定标准档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定和本单位的实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。（四）鉴定程序1.档案管理机构应定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组应根据档案管理机构提出的鉴定意见，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经本单位分管领导批准后，方可销毁。（五）销毁要求1.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁工作的真实性和彻底性。2.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标各单位应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理系统1.各单位应建立档案信息化管理系统，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全过程管理。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、统计、借阅管理、安全保密等功能，确保档案信息的安全和有效利用。（三）电子档案管理1.各单位应加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行归档和保管，定期进行备份，防止数据丢失。（四）信息安全保障1.各单位应加强档案信息化管理系统的安全防护，采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。2.档案管理人员应严格遵守信息安全管理制度，确保档案信息的安全。八、监督与检查（一）监督检查主体泰顺县档案局负责对本县各单位的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构的设置和人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：泰顺县档案局定期对各单位的档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：泰顺县档案局根据工作需要，对各单位的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题和薄弱环节，泰顺县档案局组织开展专项