学籍档案管理制度及流程

PAGE学籍档案管理制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司/组织学籍档案的管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及学籍档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映员工的学习经历、成绩等相关信息。2.完整性原则：确保学籍档案资料的齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护学籍档案的内容，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的流程和标准进行学籍档案的管理。二、学籍档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码等。（二）学习经历1.小学阶段：学校名称、入学时间、毕业时间、年级、班主任等。2.中学阶段：学校名称、入学时间、毕业时间、年级、班主任等。3.高中阶段：学校名称、入学时间、毕业时间、年级、班主任等。4.大学阶段：学校名称、入学时间、毕业时间、专业、学历层次、学位等。（三）学习成绩1.各学期的课程成绩，包括必修课、选修课成绩。2.考试成绩、考查成绩、补考成绩等。（四）奖惩情况1.学校颁发的各类奖励证书，如三好学生、优秀学生干部等。2.学校给予的各类处分记录。（五）学籍异动情况1.转学记录，包括转出学校、转入学校、转学时间等。2.休学记录，休学原因、休学时间等。3.复学记录，复学时间、复学原因等。4.退学记录，退学原因、退学时间等。（六）其他相关材料1.毕业生登记表。2.学位授予决定文件。3.其他与学籍相关的重要文件。三、学籍档案管理职责分工（一）人力资源部门1.负责统筹公司/组织学籍档案管理工作，制定相关管理制度和流程。2.指导和监督各部门对学籍档案的收集、整理和保管。3.负责员工学籍档案的审核和归档。（二）各部门1.负责本部门员工学籍档案资料的收集和初步整理，并及时移交人力资源部门。2.协助人力资源部门做好学籍档案的查询、借阅等工作。（三）档案管理人员1.负责学籍档案的具体整理、分类、编号、装订等工作。2.建立学籍档案目录和索引，便于查询和管理。3.做好学籍档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。四、学籍档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应在员工入职或相关学籍信息发生变动后的[X]个工作日内，将相关学籍档案资料收集齐全，并移交人力资源部门。2.收集的学籍档案资料应真实、完整、有效，如有缺失或不符合要求的，应及时补充或更正。（二）整理流程1.档案管理人员收到各部门移交的学籍档案资料后，应进行初步审核，检查资料是否齐全、完整、真实。2.按照学籍档案的内容分类，对资料进行排序，如先基本信息，再学习经历、成绩等。3.将每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查询。4.对整理好的学籍档案资料进行装订，确保整齐、牢固。5.建立学籍档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期等信息，以便快速查找。五、学籍档案归档与保管（一）归档1.整理好的学籍档案资料应及时归档，归档时应按照类别和时间顺序存放。2.对归档的学籍档案应进行登记，记录档案的名称、编号、归档时间等信息。（二）保管1.设立专门的学籍档案保管室，确保保管环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案管理人员应定期对学籍档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，如有问题应及时处理。4.对电子学籍档案应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和更新。六、学籍档案查询与借阅（一）查询1.公司/组织内部人员因工作需要查询学籍档案的，应填写《学籍档案查询申请表》，注明查询原因、查询内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门审核。3.人力资源部门审核通过后，由档案管理人员协助查询，并提供相关档案资料复印件。4.查询人员不得擅自更改、涂抹、抽取档案资料。（二）借阅1.公司/组织外部单位或个人因特殊原因需要借阅学籍档案的，应填写《学籍档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经公司/组织相关领导签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的学籍档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还学籍档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、学籍档案的更新与维护（一）定期更新1.档案管理人员应定期对学籍档案进行更新，一般每年更新一次。2.更新内容包括员工的最新学习经历、成绩变化、奖惩情况等。（二）动态维护1.当员工的学籍信息发生变动时，所在部门应及时将变动情况通知人力资源部门。2.人力资源部门审核后，对学籍档案进行相应的修改和补充。八、学籍档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露学籍档案的内容。2.在查询、借阅学籍档案时，应严格按照规定的程序进行，防止信息泄露。3.对涉及个人隐私的学籍档案信息，应采取特殊的保密措施。（二）安全保障1.加强档案保管室的安全防范工作，确保档案的安全。2.对电子学籍档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据丢失和被非法获取。3.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。九、学籍档案的销毁（一）销毁条件1.学籍档案超过保存期限，且已无保存价值的。2.因其他原因需要销毁的，如档案损坏无法修复等。（二）销毁流程1.档案管理人员提出学籍档案销毁申请，填写《学籍档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.申请表经人力资源部门负责人审核，报公司/组织相关领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的学籍档案进行清点和核对。4.核对无误后，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。5.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称