法院档案室上墙工作制度

PAGE法院档案室上墙工作制度一、总则（一）目的为加强法院档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本院档案室的档案管理工作，包括各类案件档案、行政文书档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本院档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映本院各项工作的真实情况，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为本院各项工作提供便捷的档案服务。二、档案收集（一）收集范围1.案件档案：各类刑事、民事、行政案件的卷宗材料，包括立案、审理、执行等各个环节的文件资料。2.行政文书档案：本院制发的各类文件、通知、报告、请示等行政公文。3.人事档案：本院工作人员的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩等材料。4.其他档案：与本院工作相关的其他具有保存价值的资料，如财务档案、基建档案、设备档案等。（二）收集要求1.各部门职责：本院各部门负责本部门档案的收集整理工作，并按照规定定期向档案室移交。档案形成部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、准确。2.归档时间：案件档案应在案件办结后[X]个工作日内归档；行政文书档案应在文件办理完毕后[X]个工作日内归档；人事档案应根据人事变动情况及时归档。其他档案按照相关规定的时间要求归档。3.质量要求：收集的档案应齐全完整、字迹清晰、签署完备、格式规范。对于不符合要求的档案，档案形成部门应及时补充完善或重新整理。（三）收集程序1.整理分类：档案形成部门在收集档案时，应按照档案类别进行初步整理分类，便于后续的移交和归档工作。2.编制目录：对整理好的档案编制详细的目录，注明档案名称、日期、编号、责任者等信息，确保目录与档案内容一致。3.移交登记：档案形成部门将整理好的档案及目录一并移交档案室，双方办理移交登记手续，明确档案数量、交接时间等信息。三、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。案件档案按照刑事、民事、行政等案件类型分类；行政文书档案按照年度、机构、问题等分类；人事档案按照干部人事管理的相关规定分类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应科学合理、便于记忆和查询。编号应包含档案类别代码、年度代码、顺序号等信息。3.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、名称、日期、责任者、页数等信息，便于查找和利用。（三）整理要求1.整理人员：档案室应配备专业的档案整理人员，负责档案的整理工作。整理人员应熟悉档案管理业务，具备一定的档案整理技能和知识。2.质量控制：档案整理过程中，应严格按照整理方法和要求进行操作，确保整理质量。整理完成后，应进行自查和互查，发现问题及时整改。3.整理记录：对档案整理过程中的重要环节和操作进行记录，包括整理时间、整理人员、档案数量、整理情况等信息，形成整理记录文档，以备查阅。四、档案保管（一）保管场所1.档案室建设：本院应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。档案室应根据档案类别和数量合理划分库房、阅览室、办公室等功能区域。2.库房要求：库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案上架1.上架原则：档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.上架方式：档案应采用密集架或档案柜等方式上架存放，档案架（柜）应牢固、整齐、美观。档案应直立存放，避免平放或倒置。（三）保管期限1.保管期限划分：根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是具有重要历史价值和法律意义的档案；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。2.鉴定销毁：定期对档案进行鉴定，对于已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。档案销毁前应编制销毁清册，经分管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。（四）安全管理1.安全制度：建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案安全工作的监督检查。2.人员出入管理：严格控制档案室人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入档案室。档案管理人员进入档案室应进行登记，注明进入时间、事由等信息。3.设备维护：定期对档案室的安全防护设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对消防器材、温湿度调节设备等应定期进行检测和更换，保证其性能良好。4.应急处置：制定档案安全应急预案，明确档案安全事故发生时的应急处置措施和责任分工。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。五、档案利用（一）利用范围1.本院内部利用：本院各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外部利用：因司法机关办案、行政机关执法、公民查询等需要查阅本院档案的，应按照法律法规和本院相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案室阅览室查阅档案，查阅时应遵守阅览室的管理制度，保持安静，爱护档案资料。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、用途等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用登记：对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案名称、数量、用途等信息，确保档案利用记录完整准确。2.保密要求：利用档案时应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照相关规定进行管理和利用。3.归还验收：借阅档案到期后，利用者应及时归还档案室。档案室管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理系统：利用现代信息技术，建立本院档案管理系统，实现档案的数字化管理、信息化检索、在线利用等功能。2.数字化转换：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案的同步管理和利用。（二）数字化流程1.扫描录入：按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行图像处理，去除黑边、歪斜、模糊等问题，然后进行数据录入，建立电子档案数据库。2.数据挂接：将电子档案与对应的纸质档案进行挂接，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。挂接后的电子档案应按照档案分类编号进行存储，便于查询和利用。3.备份存储：对电子档案数据库进行定期备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。同时，应建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）信息化管理要求1.系统维护：安排专人负责档案管理系统的维护和管理，定期对系统进行检查、升级和优化，确保系统的稳定运行。2.安全防护：加强档案管理系统的安全防护措施，设置用户权限管理，防止非法访问和数据泄露。对系统数据进行加密存储，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.数据更新：随着档案业务的开展，及时对电子档案数据库进行更新和补充，确保电子档案与纸质档案同步更新，保证档案信息的时效性和准确性。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：定期对各类档案的数量进行统计，包括档案总数、新增档案数、销毁档案数等。2.利用情况统计：对档案的查阅、借阅等利用情况进行统计，包括利用者数量、利用档案数量、利用时间等。3.其他统计：根据档案管理工作需要，对档案整理、保管、信息化建设等方面的工作情况进行统计，如整理档案数量、数字化档案数量、库房温湿度数据等。（二）统计方法1.手工统计：对于一些临时性的统计工作或简单的数据统计，可采用手工统计的方法进行。手工统计应认真仔细，确保数据准确无误。2.系统统计：利用档案管理系统的统计功能，对档案管理相关数据进行自动统计和分析。系统统计应及时准确，能够反映档案管理工作的实际情况。（三）统计报表1.报表编制：根据统计内容和要求，定期编制档案统计报表，报表应内容完整、数据准确、格式规范。统计报表应包