dat42企业档案管理制度

PAGEdat42企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强DAT42企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于DAT42企业总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等。（三）档案定义本制度所称档案，是指企业在各项活动中直接形成的对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则企业档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和有效。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则保证档案内容的全面、系统，涵盖企业生产经营、管理等各个方面。4.保密性原则对涉及企业商业秘密、敏感信息等的档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足企业各方面对档案的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门企业设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全企业的档案管理工作。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、完整。2.各部门应指定专人作为兼职档案员，负责本部门日常档案的收集、分类、装订等初步整理工作，并及时向档案管理部门移交。兼职档案员应接受档案管理部门的业务培训和指导。（三）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。2.负责企业各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用企业档案。3.指导各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作，提高全员档案意识。4.参与企业重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料完整、准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对企业档案进行清查、盘点，确保档案安全，对破损、变质等档案及时进行修复和处理。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，企业规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.经营管理类档案涵盖市场营销、合同管理、财务管理、审计管理、风险管理等方面的文件资料，如市场调研报告、销售合同、财务报表、审计报告等。3.生产技术类档案涉及产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理等内容，包括产品设计图纸、生产工艺流程图、质量检验报告、设备维护记录等。4.基本建设类档案包括企业新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、项目立项批复、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。5.党群工作类档案包含党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件，如党组织会议记录、党员名册、工会活动资料等。6.声像电子类档案包括企业各类活动照片、视频、录音资料，以及电子文件、数据库等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号分类号年度流水号”的结构。全宗号为DAT42，分类号按照上述档案分类类别分别设定不同的代码，年度为档案形成的公元纪年，流水号为每类档案按时间顺序排列的顺序号。2.例如，行政管理类档案编号为：DATXZ20XX001，其中“XZ”为行政管理类档案分类代码；经营管理类档案编号为：DATJY20XX001，“JY”为经营管理类档案分类代码，以此类推。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的档案资料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动、重要项目所形成的档案，应在活动结束后及时整理收集，确保档案的时效性和准确性。3.企业员工在工作中形成的属于归档范围的文件材料，应及时交本部门兼职档案员进行整理。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序、重要程度等进行排列。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（三）整理方法1.行政管理类档案按照文件的种类、年度、保管期限等进行分类整理，将文件材料逐件编号、编目、装订，填写卷内目录和备考表，装盒上架。2.经营管理类档案根据业务类型和档案内容进行分类，如合同档案按照合同类别、签订时间等进行整理，财务档案按照会计年度、凭证类别等进行整理，形成清晰的档案体系。3.生产技术类档案依据产品研发、生产流程等进行分类，图纸类档案应折叠整齐，标注图号、名称、比例等信息，技术文件应按照工艺流程顺序排列，确保档案的系统性和逻辑性。4.基本建设类档案按照项目建设阶段进行分类整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，分别组卷，便于查阅和管理。5.党群工作类档案按照党组织工作、工会工作、共青团工作等类别进行整理，将各类活动资料、会议记录等分类归档，反映党群工作的全貌。6.声像电子类档案照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，视频和录音资料应进行文字说明，并按照时间顺序或主题进行分类存储。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立相应的索引目录，便于检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，便于档案的整理、编目和查阅。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应坚固耐用，便于分类存放和查找。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，盒面应标注档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息，便于识别和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括企业设立、变更、注销等重要文件，涉及企业核心机密、重大权益的文件，以及具有长远历史价值和查考利用价值的文件。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限。一般来说，涉及企业经营管理、生产技术等方面的重要文件保管期限为30年；一般性文件保管期限为10年。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查盘点内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，检查档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，对发现的问题及时进行处理。3.清查盘点结束后，应编制档案清查报告，对档案管理工作进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则，确保鉴定结果准确可靠。2.鉴定小组应由档案管理部门、相关业务部门和专业人员组成，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.对档案的真实性、完整性、准确性进行审查，剔除虚假、重复、不完整的文件。2.根据档案的保管期限和利用价值，判断档案是否仍需保存，对于已过保管期限且确无保存价值的档案进行鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应报企业分管领导审批，经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并将档案销毁清册永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门形成的档案。2.企业员工因个人学习、工作等正当理由，可按照规定查阅、借阅本人相关的档案。3.外部单位因工作需要查阅企业档案的，应按照国家有关规定和企业相关制度办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅档案借阅档案应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人、档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。利用登记记录应定期整理归档，以便查询和统计分析。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.企业应制定档案信息化建设目标和规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.档案信息化建设应遵循统一标准、统一平台、统一管理的原则，确保档案信息的安全、可靠和共享。（二）档案数字化1.对企业重要的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求，并进行数据挂接，实现电子档案与纸质档案的关联。2.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立相应的索引目录，便于检索和利用。同时，应对电子档案进行备份，确保数据安全。（三）档案管理系统1.建立档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等功能。档案管理系统应具备权限管理、流程控制、数据加密等安全功能，确保档案信息的安全。2.各部门应通过档案管理系统进行档案的移交、查阅、借阅等操作，档案管理部门应实时监控系统运行情况，及时处理系统故障和问题。（四）数据安全与保密1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取防火墙技术、入侵检测技术等手段，防止外