门诊部文件档案管理制度

PAGE门诊部文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强门诊部文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合门诊部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于门诊部各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：门诊部文件档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：文件档案应如实反映门诊部的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及门诊部机密的文件档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：文件档案的管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善门诊部文件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理门诊部各类文件档案，包括纸质档案和电子档案。3.对文件档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全文件档案检索系统，方便查询和利用。5.定期对文件档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.负责档案库房的管理，确保档案存放环境安全、整洁。7.对各科室、部门的文件档案管理工作进行指导和监督。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责文件档案管理工作，确保文件材料的及时收集和妥善保管。3.严格遵守门诊部文件档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借文件档案。4.积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。（三）员工职责1.严格遵守门诊部文件档案管理制度，妥善保管个人工作中形成的文件材料。2.在文件材料形成后及时整理、归档，并按规定移交本科室、部门的文件档案管理人员。3.不得私自留存、销毁、泄露门诊部文件档案。4.因工作需要查阅、借阅文件档案时，应按规定办理手续。三、文件管理（一）文件的形成与收集1.各科室、部门应根据工作需要，及时形成各类文件材料，确保文件的真实性、准确性和完整性。2.文件材料形成后，承办人员应及时进行整理，交由本科室、部门的文件档案管理人员进行初步审核。3.各科室、部门的文件档案管理人员应定期对本科室、部门的文件材料进行收集，确保文件不遗漏。（二）文件的分类与编号1.文件档案管理部门应按照文件的来源、内容、形式等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、科研教学类、财务审计类、后勤保障类等。2.对每一类文件应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查询。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。（三）文件的整理与装订1.文件档案管理部门对收集到的文件进行整理，去除文件上的金属物，对破损的文件进行修复。2.按照文件的类别、时间顺序等进行排列，同一类文件应按重要程度或时间先后顺序排列。3.对整理好的文件进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。（四）文件的编目1.文件档案管理部门应对装订好的文件进行编目，编目内容包括文件编号、文件题名、责任者、日期、页数、保管期限等。2.编目应准确、清晰，便于查询和利用。（五）文件的归档1.各科室、部门应定期将整理好的文件档案移交档案管理部门，移交时应填写文件档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的文件档案进行审核，审核无误后进行归档保存。（六）文件的借阅与归还1.因工作需要查阅、借阅文件档案时，借阅人应填写文件档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，审核通过后，向借阅人提供相应的文件档案，并登记借阅时间、借阅人等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的文件档案，不得转借、涂改、污损、丢失。如需复印，应经档案管理部门同意，并按规定登记。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还文件档案，归还时应确保文件档案的完整性和准确性。档案管理部门对归还的文件档案进行检查，如发现问题，应及时向借阅人提出。（七）文件的保密1.对涉及门诊部机密的文件档案，应严格保密，采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。2.档案管理部门应与借阅人签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.未经门诊部批准，任何人不得擅自对外提供或泄露门诊部文件档案的内容。（八）文件的销毁1.文件档案管理部门应定期对已过保管期限或失去保存价值的文件档案进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经门诊部领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁时应填写文件档案销毁清单，注明销毁文件的名称、数量、日期等，双方签字确认。3.文件档案销毁应采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保文件档案信息无法恢复。四、档案管理（一）档案的分类与编号1.档案管理部门应按照国家档案管理部门的要求，结合门诊部实际情况，对档案进行分类，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等。2.对每一类档案应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查询。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。（二）档案的整理与装订1.档案管理部门对收集到的档案进行整理，去除档案上的金属物，对破损的档案进行修复。2.按照档案的类别、时间顺序等进行排列，同一类档案应按重要程度或时间先后顺序排列。3.对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。（三）档案的编目1.档案管理部门应对装订好的档案进行编目，编目内容包括档案编号、档案题名、责任者、日期、页数、保管期限等。2.编目应准确、清晰，便于查询和利用。（四）档案的归档1.各科室、部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，审核无误后进行归档保存。（五）档案的保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应分类存放，便于查找和管理。对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案管理部门应定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。（六）档案的利用1.因工作需要查阅档案时，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅期限等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，向查阅人提供相应的档案，并登记查阅时间、查阅人等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印，应经档案管理部门同意，并按规定登记。4.档案管理部门应积极为门诊部的各项工作提供档案利用服务，如提供档案资料、出具档案证明等。（七）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已过保管期限或失去保存价值的档案，提出销毁意见。2.销毁意见经门诊部领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁时应填写档案销毁清单，注明销毁档案的名称、数量、日期等，双方签字确认。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。五、电子文件档案管理（一）电子文件的形成与收集1.各科室、部门应根据工作需要，及时形成各类电子文件材料，确保电子文件的真实性、准确性和完整性。2.电子文件材料形成后，承办人员应及时进行整理，交由本科室、部门的电子文件档案管理人员进行初步审核。3.各科室、部门的电子文件档案管理人员应定期对本科室、部门的电子文件材料进行收集，确保电子文件不遗漏。（二）电子文件的分类与编号1.电子文件档案管理部门应按照电子文件的来源、内容、形式等进行分类，分类方法应与纸质文件档案保持一致。2.对每一类电子文件应进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查询。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等。（三）电子文件的存储与备份1.电子文件应存储在专门的服务器或存储设备上，存储设备应具备安全、可靠、稳定等条件。2.对重要的电子文件应进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、异地存储等。备份应定期进行，确保电子文件的安全性。（四）电子文件的整理与编目1.电子文件档案管理部门对收集到的电子文件进行整理，按照电子文件的类别、时间顺序等进行排列，同一类电子文件应按重要程度或时间先后顺序排列。2.对整理好的电子文件进行编目，编目内容包括电子文件编号、电子文件题名、责任者、日期、存储位置等。3.编目应准确、清晰，便于查询和利用。（五）电子文件的归档1.各科室、部门应定期将整理好的电子文件档案移交档案管理部门，移交时应填写电子文件档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的电子文件档案进行审核，审核无误后进行归档保存。（六）电子文件的利用1.因工作需要查阅、借阅电子文件档案时，查阅人应填写电子文件档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅期限等，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，向查阅人提供相应的电子文件档案，并登记查阅时间、查阅人等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的计算机上查阅电子文件，不得擅自将电子文件复制、传播。如需打印，应经档案管理部门同意，并按规定登记。（七）电子文件的保密1.对涉及门诊部机密的电子文件档案，应严格保密，采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。2.档案管理部门应与查阅人签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.未经门诊部批准，任何人不得擅自对外提供或泄露门诊部电子文件档案的内容。（八）电子文件的鉴定与销毁1.电子文件档案管理部门应定期对电子文件进行鉴定，确定电子文件的保管期限。对已过保