档案室库房出入登记制度

PAGE档案室库房出入登记制度一、总则1.目的为加强公司档案室库房的安全管理，规范档案资料的出入库流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司档案室库房的所有档案资料出入库登记管理。3.基本原则严格执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。遵循档案管理的科学性、系统性原则，保证档案资料的有序存放和高效利用。强化安全意识，采取有效措施防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、出入库登记管理职责1.档案室管理人员职责负责制定和执行档案室库房出入登记制度，确保制度的有效实施。严格按照规定对档案资料的出入库进行详细登记，包括档案名称、数量、出入库时间、经手人等信息。定期对出入库登记记录进行整理和归档，妥善保管登记资料。负责对档案室库房的安全进行日常检查，及时发现并处理安全隐患。2.档案使用部门及人员职责档案使用部门应指定专人负责与档案室联系档案资料的借阅、归还等事宜。档案使用人员必须严格遵守档案室库房出入登记制度，按照规定办理档案资料的出入库手续。在使用档案资料过程中，应妥善保管，不得擅自涂改、损毁、转借他人，确保档案资料的安全和完整。使用完毕后，应及时将档案资料归还档案室，并办理归还手续。三、档案入库登记管理1.档案接收档案室管理人员接收档案资料时，应认真核对档案的数量、种类、完整性等信息。对接收的档案资料进行详细清点，确保与移交清单一致。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。2.入库登记档案资料核对无误后，档案室管理人员应按照档案分类编号规则，对档案进行分类存放，并在档案管理系统中录入相关信息。同时，填写《档案入库登记表》，详细记录档案名称、数量、来源、入库时间、经手人等信息。登记表应一式两份，一份留存档案室，一份交档案移交部门备案。3.特殊档案入库对于涉及机密、重要或特殊的档案资料，应按照公司相关保密规定进行单独存放，并采取加密存储、限制访问等安全措施。在入库登记时，应注明特殊档案的性质和保密级别，严格限制接触人员范围。四、档案出库登记管理1.借阅申请档案使用部门如需借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息。申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案室。2.借阅审批档案室管理人员收到借阅申请表后，应根据档案的性质、保密级别以及使用部门的申请情况进行审批。对于涉及机密、重要或特殊的档案资料，需经公司分管领导批准后方可借阅。审批通过后，档案室管理人员应在申请表上签署意见，并告知借阅申请人办理借阅手续的具体时间和地点。3.借阅登记借阅申请人凭批准后的申请表到档案室办理借阅手续。档案室管理人员应按照申请表上的内容，对借阅档案进行详细登记。在《档案出库登记表》上记录档案名称、数量、借阅时间、借阅人姓名、部门、用途、预计归还时间等信息。登记表应一式两份，一份留存档案室，一份交借阅人保存。档案室管理人员将档案资料交付借阅人时，双方应在《档案交接清单》上签字确认，明确档案资料的交接情况。4.归还登记借阅人应在预计归还时间内将档案资料归还档案室。归还时，档案室管理人员应认真核对档案的数量、完整性等信息。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任，并按照公司规定进行赔偿。档案资料核对无误后，档案室管理人员在《档案出库登记表》上记录归还时间，并注明“已归还”字样。同时，在档案管理系统中更新档案的借阅状态。五、档案查阅登记管理1.查阅申请因工作需要查阅档案资料的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案室。2.查阅审批档案室管理人员收到查阅申请表后，应根据档案的性质、保密级别以及查阅申请情况进行审批。对于涉及机密、重要或特殊的档案资料，需经公司分管领导批准后方可查阅。审批通过后，档案室管理人员应在申请表上签署意见，并告知查阅申请人办理查阅手续的具体时间和地点。3.查阅登记查阅申请人凭批准后的申请表到档案室办理查阅手续。档案室管理人员应按照申请表上的内容，对查阅档案进行详细登记。在《档案查阅登记表》上记录档案名称、查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的等信息。登记表应一式两份，一份留存档案室，一份交查阅人保存。档案室管理人员应在查阅现场监督查阅人查阅档案，查阅人不得擅自将档案带出档案室或进行拍照、复印等操作。如需复印或摘录档案内容，应按照公司相关规定办理审批手续。4.查阅结束查阅结束后，查阅人应将档案资料归还原位，档案室管理人员对档案进行检查，确认无误后，在《档案查阅登记表》上注明查阅结束时间。六、档案资料的安全管理1.库房安全档案室库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。严格限制非档案室管理人员进入库房，确需进入的，必须经过批准，并由档案室管理人员陪同。2.档案载体安全对不同载体的档案资料，应采取相应的保护措施。如纸质档案应妥善存放，防止折叠、破损；电子档案应定期进行备份，存储介质应安全保管，防止数据丢失或损坏。对于磁性载体档案，应远离磁场源，避免消磁或损坏。3.信息安全加强档案信息的安全管理，严格控制档案信息的访问权限。对涉及机密、重要或特殊的档案资料，应采取加密存储、限制访问等安全措施。档案室管理人员应定期对档案管理系统进行维护和更新，确保系统的安全性和稳定性。同时，对系统中的数据进行备份，防止数据丢失。严禁在连接外网的计算机上处理和存储涉密档案信息。七、监督与检查1.定期检查公司应定期对档案室库房的出入登记制度执行情况进行检查，确保制度的有效落实。检查内容包括出入库登记记录的完整性、准确性，档案资料的安全保管情况等。档案室管理人员应每月对出入库登记记录进行自查，发现问题及时整改。2.不定期抽查公司档案管理部门应不定期对档案室库房的出入登记情况进行抽查，重点检查档案资料的出入库手续是否齐全、规范，档案资料的存放是否安全有序等。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。3.责任追究对于违反档案室库房出入登记制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育或给予相应的纪律处分。如因违反制度导致档案资料丢失、损坏、泄露等重大事故，将依法追究相关责任人的法律责任。八、培训与宣传1.培训计划公司应制定档案室库房出入登记制度培训计划，定期组织相关人员进行培训，确保制度的正确理解和执行。培训内容包括制度的各项规定、出入库登记流程、档案安全管理知识等。2.培训方式培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。鼓励员工通过自学、交流等方式，深入了解档案室库房出入登记制度，不断提高档案管理意识和技能。3.宣传推广公司应