综合服务中心档案室制度

PAGE综合服务中心档案室制度一、总则（一）目的为加强综合服务中心档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于综合服务中心各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室负责对综合服务中心各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映综合服务中心的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理综合服务中心在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为综合服务中心各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善综合服务中心档案管理制度，并组织实施。2.负责综合服务中心各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的保管和保护工作，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。6.积极开展档案利用服务工作，为综合服务中心各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制档案参考资料，为工作决策提供依据。7.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平和业务能力。8.参与综合服务中心信息化建设中与档案管理相关的工作，推进档案数字化管理进程。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并将档案及时移交档案室。2.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的收集、分类、装订等前期工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.配合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.在工作中积极利用档案，发挥档案的作用，并及时将档案利用情况反馈给档案室。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的正常运转。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。4.不断学习和掌握档案管理的新知识、新技术，提高档案管理业务水平和工作效率。5.积极参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.综合服务中心在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属档案收集范围。2.具体包括但不限于：行政管理文件、业务工作文件、会议文件、合同协议、财务报表、人事档案、工程档案、设备档案、科研项目档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门工作中产生的各类档案材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.收集的档案材料应真实、准确反映工作实际情况，内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应一式多份，分别保存于不同介质，如纸质档案、电子档案等。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理。3.便于档案的保管、查阅和利用，提高档案管理的工作效率。（四）整理方法1.分类：根据档案的来源、内容、形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。每类档案再根据具体情况进行二级分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等多级编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉等可能损坏档案的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所1.设置专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度控制设备、消防设备、通风设备、防虫防鼠设备、档案架、档案柜等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份保存。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）保管期限1.根据国家有关规定和综合服务中心的实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映综合服务中心主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的数据、材料等，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映综合服务中心一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的数据、材料等，列为长期保管，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映综合服务中心一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的数据、材料等，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.对清查结果进行详细记录，形成档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及存在的问题和处理意见等。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用必须遵守国家有关法律法规和综合服务中心档案管理制度的规定，确保档案利用活动的合法性和规范性。2.服务为本原则：以满足综合服务中心各部门及员工的工作需要为出发点，积极主动地提供档案利用服务，提高档案利用效率。3.严格审批原则：对档案利用申请进行严格审批，确保档案利用符合规定的范围和程序，防止档案信息的不当使用和泄露。（二）利用范围1.综合服务中心内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门形成的档案。2.外单位因工作需要，经综合服务中心领导批准，并按照规定办理相关手续后，可查阅、借阅综合服务中心的部分档案。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查阅、借阅。（三）利用程序1.查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号、查阅期限等内容，并经本部门负责人签字同意。2.将《档案利用申请表》提交档案室，档案室对申请进行审核，符合规定的予以批准，并根据申请提供相应的档案。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。4.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。5.档案利用完毕后，借阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用人等信息进行详细记录。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形式、保管期限等因素，准确判断档案的价值。2.价值主导原则：以档案的价值为核心，重点鉴定档案对综合服务中心工作的现实利用价值和历史保存价值。3.慎重对待原则：鉴定工作应严肃认真，充分听取各方面意见，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等，确定档案的存毁。2.文件分析：分析文件之间的内在联系、重要程度、时效性等，判断文件是否具有保存价值。3.业务需求分析：结合综合服务中心的业务发展和工作实际，评估档案对当前及未来工作的利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经综合服务中心领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，记录材料应与《档案销毁清单》一并保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立综合服务中心档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的工作效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案信息的快速检索、远程查阅、在线利用等功能，为综合服务中心各部门及员工提供便捷的档案利用服务。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失，保障档案信息化系统的稳定运行。（二）数字化档案采集1.对综合服务中心现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.按照档案整理的分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立与纸质档案一一对应的电子档案数据库。3.在数字化档案采集过程中，应对档案内容进行校对和审核，确保数字化档案的准确性和完整性。（三）档案信息系统管理1.选用安全可靠的档案信息管理软件，建立档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.对档案信息系统进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。3.定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全性。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（四）电子档案安全管理1.采取加密、存储备份、访问控制等技术手