会计凭证档案数字化制度

PAGE会计凭证档案数字化制度一、总则（一）目的为了规范公司会计凭证档案的数字化管理，提高会计凭证档案的利用效率，保障会计凭证档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构会计凭证档案的数字化管理工作。（三）定义1.会计凭证档案：指公司在经济业务活动中形成的，记录和反映经济业务发生或完成情况，明确经济责任的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。2.数字化：指将会计凭证档案通过扫描、图像处理、数据挂接等技术手段，转化为电子影像和电子数据，并进行存储、管理和利用的过程。（四）基本原则1.真实性原则：数字化会计凭证档案应与原始会计凭证档案保持一致，确保其真实性和完整性。2.安全性原则：建立健全数字化会计凭证档案的安全管理制度，采取有效的安全防护措施，保障档案信息的安全。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对数字化会计凭证档案中的敏感信息进行保密管理。4.便利性原则：数字化会计凭证档案应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、职责分工（一）财务部门1.负责组织会计凭证档案的整理、装订和移交工作，确保会计凭证档案的质量。2.配合档案管理部门进行会计凭证档案的数字化工作，提供必要的业务指导和支持。3.负责对数字化会计凭证档案的准确性和完整性进行审核。（二）档案管理部门1.负责制定会计凭证档案数字化工作计划和实施方案，并组织实施。2.负责数字化设备的配备、维护和管理，确保数字化工作的顺利进行。3.负责数字化会计凭证档案的存储、备份和保管工作，保障档案信息的安全。4.负责建立数字化会计凭证档案的检索系统，方便用户查询和利用。（三）信息技术部门1.负责提供数字化技术支持，协助档案管理部门开展会计凭证档案的数字化工作。2.负责数字化系统的开发、维护和升级，确保系统的稳定运行。3.负责对数字化会计凭证档案的数据安全进行保障，防止数据泄露和丢失。（四）其他部门各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计凭证档案的数字化工作，并按照规定使用数字化会计凭证档案。三、会计凭证档案整理要求（一）凭证分类会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行分类整理，同一类别的凭证应集中存放。（二）凭证装订1.记账凭证应连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。2.对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。3.各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。（三）凭证编号记账凭证应按照连续编号的原则进行编号，不得跳号、重号。编号应清晰、准确，便于查找和核对。（四）凭证封面填写规范凭证封面应填写完整、准确，包括单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码、册数、保管期限等信息。四、数字化流程（一）扫描1.选择合适的扫描设备和扫描软件，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描分辨率应不低于200dpi，彩色模式扫描，扫描格式为通用的图像格式，如JPEG。3.对扫描图像进行预处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像质量。（二）图像处理1.对扫描图像进行图像增强处理，提高图像的清晰度和可读性。2.对图像进行色彩调整，使其符合档案管理的要求。3.对图像进行压缩处理，减少存储空间，但不得影响图像质量。（三）数据挂接1.建立数字化会计凭证档案的索引数据库，将凭证编号、日期、摘要、金额等关键信息与扫描图像进行挂接。2.确保索引数据库中的数据准确、完整，与原始会计凭证档案一致。（四）存储1.将数字化会计凭证档案存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对存储设备进行备份，防止数据丢失。3.存储设备应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施。（五）审核1.财务部门对数字化会计凭证档案的准确性和完整性进行审核，确保与原始会计凭证档案一致。2.审核通过后，在数字化会计凭证档案上加盖审核章，并签字确认。五、数字化会计凭证档案的管理与利用（一）存储管理1.数字化会计凭证档案应按照年度、月份、凭证种类等进行分类存储，建立清晰的存储目录。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的安全存储。3.对存储设备的使用情况进行记录，包括存储时间、存储容量、访问记录等。（二）检索利用1.建立数字化会计凭证档案的检索系统，提供多种检索方式，如按凭证编号、日期、摘要、金额等进行检索。2.用户可以通过检索系统快速查询所需的数字化会计凭证档案，并在线浏览或下载。3.对检索利用情况进行记录，包括检索时间、检索内容、使用人员等。（三）借阅管理1.因工作需要借阅数字化会计凭证档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表经部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应在借阅申请表上登记借阅信息，并将数字化会计凭证档案提供给借阅人员。4.借阅人员应妥善保管数字化会计凭证档案，不得擅自复制、转借或泄露档案信息。5.借阅期限届满，借阅人员应及时归还数字化会计凭证档案，档案管理部门应进行核对和签收。（四）安全管理1.建立数字化会计凭证档案的安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范。2.对数字化会计凭证档案的存储设备、网络环境等进行安全防护，防止数据泄露、丢失和损坏。3.定期对数字化会计凭证档案进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。4.加强对数字化会计凭证档案管理人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。六、保密与销毁（一）保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对数字化会计凭证档案中的敏感信息进行保密管理。2.数字化会计凭证档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对涉及公司商业秘密、财务数据等敏感信息的数字化会计凭证档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。（二）销毁1.数字化会计凭证档案的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定进行。2.销毁前，应编制销毁清单，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息。3.销毁清单经财务部门、档案管理部门等相关部门审核后，报公司领导审批。4.销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。5.销毁后，应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档保管。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立会计凭证档案数字化管理监督机制，定期对数字化工作进行检查和评估。2.财务部门、档案管理部门等相关部门应定期对数字化会计凭证档案的管理情况进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.数字化会计凭证档案的整理、扫描、图像处理、数据挂接等环节是否符合规定要求。2.数字化会计凭证档案的存储、管理、利用等环节是否安全、规范。3.数字化会计凭证档案的保密与销毁工作是否符合国家有关法律法规和公司规定。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求