工程档案制度红头文件版

PAGE工程档案制度红头文件版[公司/组织名称]工程档案制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目前期策划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据、文字、图表等符合规范要求。4.及时性原则：工程文件资料应随工程进度同步形成，及时整理归档，避免积压和延误。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的工程档案，应严格保密，防止泄露。二、工程档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，指导、监督和检查各部门工程档案管理工作。2.集中统一管理公司工程档案，接收、整理、保管、统计和提供利用工程档案。3.组织工程档案的归档验收工作，对不符合要求的档案提出整改意见。4.开展工程档案信息化建设，建立和维护工程档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目文件资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保文件资料的完整、准确和系统。2.明确项目档案管理人员，负责项目档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好项目档案的归档验收工作。3.在项目建设过程中，督促各参建单位及时整理和移交工程文件资料，对参建单位的档案管理工作进行指导和监督。（三）项目设计单位职责1.负责工程项目设计文件的编制、审核和归档工作，确保设计文件符合相关规范和要求。2.在设计过程中，及时向项目建设部门提供与工程设计变更相关的文件资料，并配合做好工程档案的整理和归档工作。（四）项目施工单位职责1.按照合同要求和档案管理规定，负责收集、整理、编制和归档本单位施工过程中形成的各类工程文件资料，包括施工技术文件、施工记录、质量检验报告、安全资料等。2.对施工过程中形成的声像、电子等特殊载体档案，应及时整理归档，并确保其真实性和完整性。3.在工程竣工验收前，将整理好的工程档案移交项目建设部门审核，对审核提出的问题及时整改。（五）项目监理单位职责1.负责对工程项目施工过程中的文件资料进行监理，审核施工单位报送的工程文件资料，确保其符合规范和合同要求。2.收集、整理监理过程中形成的文件资料，包括监理规划（细则）、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，并及时归档。3.协助项目建设部门做好工程档案的整理和归档工作，对工程档案的完整性、准确性进行监督检查。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件、工程声像档案、工程电子档案等七大类。1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程设计文件：涵盖初步设计文件、施工图设计文件（含图纸会审记录、设计变更通知等）。3.工程施工文件：主要有施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程监理文件：包含监理规划（细则）、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件：如工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书等。6.工程声像档案：记录工程建设过程的照片、录像、录音等资料。7.工程电子档案：以电子数据形式存储的工程文件资料，包括文档、图纸、图像、音频、视频等。（二）编号工程档案编号采用“项目代码+分类代码+流水号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。具体编号规则如下：1.项目代码：由公司统一规定的项目编号组成，用于标识具体工程项目。2.分类代码：根据工程档案分类，分别用不同的字母或数字表示各类档案，如“Q”表示工程前期文件，“S”表示工程设计文件，“G”表示工程施工文件，“J”表示工程监理文件，“Y”表示工程竣工验收文件，“SX”表示工程声像档案，“DZ”表示工程电子档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，某项目的工程前期文件中，建设用地规划许可证的编号为：[项目代码]Q001。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责工程文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的工程文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应按照相关标准进行收集，确保其格式规范、内容完整，并具有可追溯性。（二）整理要求1.工程文件资料应按照分类标准进行整理，同一类文件应按照文件形成时间或重要程度进行排序。2.每份文件应编制页号，页号编写位置符合规范要求。图纸折叠应符合国家标准，图标栏外露，以便查阅。3.工程文件资料应采用A4纸规格进行打印、复印或粘贴，小于A4纸的文件应粘贴在A4纸上，并加盖骑缝章。4.对工程声像档案，应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行分类整理和编号。5.工程电子档案应按照存储载体要求进行整理，建立清晰的文件夹结构，文件命名应规范准确，便于检索和利用。五、工程档案的归档与移交（一）归档时间1.工程前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计完成并经审核后归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。隐蔽工程在隐蔽前，相关文件资料应及时归档。4.工程监理文件应按监理工作阶段及时归档。5.工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。6.工程声像档案应在拍摄后及时整理归档。7.工程电子档案应在形成后及时进行备份，并与纸质档案同步归档。（二）归档程序1.项目建设部门负责组织本部门及参建单位对工程文件资料进行初步整理，填写《工程档案归档清单》，并提交档案管理部门审核。2.档案管理部门对提交的工程档案进行审核，对不符合要求的档案，提出整改意见，退回项目建设部门重新整理。3.经审核合格的工程档案，由档案管理部门进行统一编号、装订、装盒，并在档案盒上标明档案类别、项目名称、起止日期、保管期限等信息。4.档案管理部门将归档后的工程档案按照档案库房管理要求进行存放，并建立档案台账，记录档案的入库、借阅、归还等情况。（三）移交要求1.工程项目竣工后，项目建设部门应在规定时间内将全套工程档案移交档案管理部门。2.移交的工程档案应编制《工程档案移交清单》，双方签字确认。移交清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由项目建设部门留存。3.档案管理部门接收工程档案后，应对档案的完整性、准确性进行再次核对，如发现问题，应及时与项目建设部门沟通解决。六、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案应长期妥善保管；长期保存的档案保管期限为[X]年；短期保存的档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（二）利用要求1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借或擅自复制。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。4.外单位人员查阅工程档案，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅范围和方式应严格按照公司规定执行。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门、相关技术专家等人员组成。鉴定小组负责对保管期限届满的工程档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否涵盖工程建设全过程的重要文件资料。2.档案的准确性：核对档案内容与工程实际情况是否相符，数据、文字、图表等是否准确无误。3.档案的价值：评估档案对公司今后工程建设、运营管理、维护维修及相关决策的参考价值。（三）销毁程序1.鉴定小组对保管期限届满的工程档案进行逐一鉴定，提出存毁意见，并填写《工