小学档案室管理规章制度

PAGE小学档案室管理规章制度一、总则（一）目的为加强小学档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为学校各项工作提供有力的支持和保障，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本校档案室的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映学校各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的服务，提高档案的利用效率。二、档案管理人员职责（一）档案管理员1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等。2.按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保证档案的完整和安全。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案库房的环境符合要求。5.积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务，及时准确地提供所需档案资料。6.参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照学校档案室的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案室集中统一管理。3.协助档案管理员开展档案利用工作，提供本部门相关档案资料的查询线索和利用需求。4.宣传档案工作的重要性，提高本部门教职工对档案工作的认识和重视程度。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，包括党群工作、行政管理、教学工作、科研工作、学生工作、后勤管理等方面。2.上级主管部门下发的与本校有关的文件、通知、通报等。3.本校与外单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。4.本校教职工的个人业务档案，包括教学、科研、考核、奖惩等方面的材料。5.本校学生的学籍档案、成绩档案、奖惩档案等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员要及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料要进行初步整理，剔除重复、无用的材料，按照档案分类标准进行分类。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准，做到分类科学、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学工作、科研工作、学生工作、后勤管理等六大类，每大类下再根据实际情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房面积应根据学校档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。3.库房内要安装温湿度调节设备、消防设备、防盗设备等，确保档案库房的安全和环境符合要求。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.上架的档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁、通风良好。五、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.本校教职工因工作需要查阅档案的，可以按照规定办理借阅手续。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校主管领导批准，并按照规定办理借阅手续。3.涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和借阅。（二）借阅手续1.本校教职工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，需持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途等信息，经学校主管领导批准后，到档案室办理借阅手续。3.档案室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并向借阅人发放《档案借阅证》。4.借阅人应按照《档案借阅证》上注明的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用方式1.借阅人可以在档案室指定的地点查阅档案，如需复印或摘抄档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.档案室应积极为学校各项工作提供档案信息服务，根据利用需求，及时准确地提供所需档案资料。3.对于涉及重要决策、重大项目等需要提供档案依据的，档案室应按照要求进行整理和编研，为学校提供高质量的档案信息服务。（四）归还要求1.借阅人归还档案时，应确保档案的完整和整洁，不得在档案上涂改、圈划、污损等。2.档案室管理人员对归还的档案进行检查和核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应的责任。3.借阅人归还档案后，档案室管理人员应及时注销《档案借阅证》。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.鉴定工作应组织相关人员进行，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案室管理人员、各部门负责人等组成。2.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的保存价值。3.对确定为无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经学校主管领导批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.对批准销毁的档案，应按照规定进行登记造册，注明档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息。2.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对学校现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节的信息化管理。3.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取技术手段加强档案信息的安全防护，防止档案信息泄露、篡改等情况的发生。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技能，能够正确操作档案信息管理系统。2.定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.加强档案信息的备份管理，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守档案信息安全