档案移交流程制度及流程

PAGE档案移交流程制度及流程一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案移交流程，确保档案的安全、完整和有序流转，提高档案管理工作的效率和质量，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构进行档案移交的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交应确保所移交档案内容真实、准确反映公司/组织各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：移交的档案应涵盖相关业务活动的各个环节，保证档案资料的全面、完整。3.规范性原则：档案移交过程应严格按照规定的流程和标准进行操作，确保档案格式规范、标识清晰。4.及时性原则：档案形成后应及时进行移交，避免积压，确保档案信息的时效性。二、档案移交的主体及职责（一）移交部门1.负责整理、核对本部门产生的档案，确保档案符合移交要求。2.填写档案移交清单，详细记录移交档案的名称、数量、日期等信息。3.向接收部门或机构说明档案的形成背景、内容及相关注意事项。4.在规定时间内将档案移交至指定地点，并配合接收部门完成交接手续。（二）接收部门1.对移交的档案进行认真审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.接收档案后，及时对档案进行妥善保管，并按照公司/组织档案管理规定进行分类、编号、存储等操作。3.如发现移交档案存在问题，应及时与移交部门沟通协商，要求其限期整改。（三）档案管理部门1.制定档案移交流程制度和标准，指导和监督各部门的档案移交工作。2.负责协调各部门之间的档案移交事宜，解决移交过程中出现的争议和问题。3.对移交的档案进行统一登记和管理，建立档案管理台账，记录档案的移交、保管、利用等情况。4.定期对档案移交工作进行检查和评估，总结经验教训，不断完善档案移交流程制度。三、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类红头文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议纪要、会议记录、决议等。3.工作计划、总结、统计报表等。（二）合同档案1.各类业务合同、协议、意向书等。2.合同的审批文件、补充协议等相关资料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务申报资料等。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关手续文件。2.员工绩效考核记录、培训档案等。3.人事任免文件、薪酬福利资料等。（五）项目档案1.项目立项文件、可行性研究报告等。2.项目实施过程中的各类文件、资料，如设计图纸、施工方案、变更记录等。3.项目验收文件、总结报告等。（六）其他档案根据公司/组织实际情况确定的其他需要移交的档案资料。四、档案移交前的准备工作（一）档案整理1.移交部门按照档案分类标准，对本部门产生的档案进行分类整理。2.检查档案的完整性，确保每份档案资料齐全，无缺页、漏页等情况。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。（二）档案核对1.移交部门对照档案形成的原始记录，对整理后的档案进行逐一核对，确保档案内容准确无误。（此处参考《中华人民共和国档案法》中对档案真实性、准确性的要求）2.核对档案的编号、日期、签字等信息，保证档案标识规范统一。（三）编制移交清单1.移交部门根据核对后的档案情况填写档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、日期、数量、保管期限等详细信息。2.移交清单应一式多份，交接双方各执一份，档案管理部门留存一份。（四）档案数字化处理（如有需要）1.对于重要或使用频率较高的档案，移交部门可根据公司/组织要求进行数字化处理。2.数字化处理应按照相关技术标准进行，确保电子档案与纸质档案内容一致，存储安全可靠。五、档案移交的流程（一）内部部门之间的档案移交1.移交部门填写档案移交申请表，注明移交档案名称、数量、接收部门等信息，提交至档案管理部门审核。2.档案管理部门对申请表进行审核，如无异议，通知移交部门和接收部门进行交接。3.移交部门与接收部门在约定时间和地点进行档案交接，双方在档案移交清单上签字确认。4.接收部门将接收的档案按照本部门档案管理规定进行整理和保管，并将档案移交清单复印件提交至档案管理部门备案。（二）与外部机构进行档案移交1.公司/组织因业务需要与外部机构进行档案移交时，由相关业务部门负责提出申请，经公司/组织领导审批后实施。2.移交部门按照外部机构要求整理档案，并编制档案移交清单。3.与外部机构协商确定档案移交的时间、地点和方式。4.在档案移交过程中，双方应严格按照约定进行操作，确保档案安全、完整地移交至外部机构。5.移交完成后，双方在档案移交清单上签字确认，并各自留存一份清单。同时，移交部门应将档案移交情况向档案管理部门报备。六、档案移交过程中的注意事项（一）交接手续1.档案交接双方应在现场进行交接，确保档案数量、内容等准确无误。2.交接过程中，双方应认真核对档案移交清单，如有疑问应及时沟通解决。3.交接完成后，双方在档案移交清单上签字确认，明确双方责任。（二）档案安全1.在档案移交过程中，应采取必要的安全措施，确保档案不受损坏、丢失或泄露。2.对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行移交，防止信息泄露。（三）特殊情况处理1.如遇档案缺失、损坏等特殊情况，移交部门应及时查明原因，并采取相应的补救措施。2.对于因不可抗力等原因无法按时完成档案移交的，双方应协商解决，并及时向上级领导汇报。七、档案移交后的管理（一）接收部门管理1.接收部门对接收的档案应按照本部门档案管理规定进行分类、编号、存储等操作，确保档案便于查找和利用。2.定期对档案进行清查盘点，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。（二）档案管理部门监督1.档案管理部门定期对各部门档案移交及管理情况进行检查和监督，确保档案移交流程制度的有效执行。2.对违反档案移交流程制度的行为，档案管理部门有权责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。（三）档案利用1.各部门如需查阅、借阅接收的档案，应按照公司/组织档案利用规定办理相关手续。2.档案利用过程中应注意保护档案的安全和完整，不得擅自涂改、损毁、转借档案。八、档案移交的监督与考核（一）监督机制1.在档案移交流程中，档案管理部门负责对移交过程进行全程监督，确保各环节符合规定要求。2.公司/组织内部审计部门定期对档案移交流程进行审计，检查档案移交的合规性和准确性。（二）考核办法1.将档案移交流程制度的执行情况纳入部门绩效考核体系，对档案移交工作完成出色的部门给予表彰和奖励。2.对于未按照规定进行档案