检察院档案管理规章制度

PAGE检察院档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强我院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在检察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规及行业标准，结合我院实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于我院各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则我院档案工作实行集中统一管理，由办公室负责统筹协调全院档案管理工作，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映我院各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务检察工作的效率，为各项业务工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以检察长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹领导全院档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，审议档案管理工作规划、制度等。（二）办公室办公室作为我院档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善我院档案管理规章制度，并组织实施。2.负责全院档案工作的业务指导、监督和检查，对各部门档案管理工作进行考核评价。3.集中统一管理全院各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和完善档案信息管理系统。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。6.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质。（三）各部门各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人作为兼职档案员，负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求及时移交办公室归档，并配合办公室做好档案管理的其他相关工作。兼职档案员职责如下：1.负责本部门文件材料的收集、整理、分类和装订，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交办公室，并办理交接手续。3.协助办公室开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案管理设施设备的日常维护和管理，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围我院档案收集范围包括以下各类文件材料：1.文书档案上级机关下发的与我院工作相关的文件、指示、通知等。我院制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。我院召开的各类会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。我院与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。我院干部任免、奖惩、考核等人事管理文件材料。我院财务预决算、审计报告、会计凭证等财务管理文件材料。2.检察业务档案各类案件的受理、立案、侦查、审查起诉、审判等诉讼环节形成的法律文书、证据材料、工作记录等。检察建议、纠正违法通知书、检察意见书等法律监督文书。案件质量评查、业务统计分析等业务管理文件材料。3.声像档案我院组织的重要活动、会议、调研等形成的照片、录音、录像等资料。反映我院工作环境、设施设备等方面的照片、录像资料。具有保存价值的其他声像资料。4.实物档案我院获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。具有纪念意义或保存价值的礼品、纪念品等实物。5.电子档案我院形成的各类电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、电子邮件、电子报表等。扫描录入的纸质档案数字化副本。（二）收集要求1.各部门应明确文件材料的收集责任人，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料形成文件。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制档号，装订成册，填写卷内目录、备考表等。2.检察业务档案按照案件类别、年度、保管期限等进行分类整理，一案一卷或一案多卷，编制档号，填写卷内目录、备考表等，并按照规定进行编目和装订。3.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类整理，编制档号，填写声像档案登记表，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、人物等信息，并配以文字说明。对于照片档案，应进行编号、冲洗、裱贴等处理；对于录音、录像档案，应进行转录、存储，并确保音质、画质清晰。4.实物档案对实物进行分类登记，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，拍照留存，并妥善保管。5.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰准确。电子档案应进行备份存储，存储介质应符合安全保管要求。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定依据依据国家有关档案保管期限的规定及我院档案管理实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案本院制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要文件、会议纪要等。涉及本院重大案件、重要事项的法律文书、证据材料等。本院获得的具有重大影响的荣誉证书、奖杯等实物档案。其他具有永久保存价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对本院工作有查考利用价值的文件材料，如一般性业务文件、年度工作计划和总结等，保管期限为30年。涉及本院一般案件、普通事项的法律文书、证据材料等，保管期限为30年。3.短期保管的档案在较短时间内对本院工作有查考利用价值的文件材料，如临时性工作文件、一般性通知等，保管期限为10年。涉及本院简易案件、日常事务的法律文书、证据材料等，保管期限为10年。（四）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理和统计，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组按照鉴定依据，对档案进行逐卷（件）审查，提出鉴定意见，确定档案的保管期限。3.对经过鉴定确定销毁的档案，编制销毁清册，报经主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.对鉴定结果进行记录和整理，将鉴定意见和相关材料归入档案，作为档案管理的重要依据。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案存放安全。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。（二）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。不同保管期限、不同类别档案应分开存放。（三）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等，定期检查维护设施设备，确保正常运行。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。5.按照规定对档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，实现档案信息的长期保存和便捷利用。同时，加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止电子档案信息丢失或被篡改。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，在确保档案安全的前提下，为我院各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、司法机关及其他有关单位因工作需要查阅我院档案。3.因涉及案件复查、历史研究等特殊情况需要查阅档案的单位或个人，经我院批准后可以查阅。（三）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅、借阅手续。2.上级机关、司法机关及其他有关单位查阅我院档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、目的等，经我院办公室负责人审核同意后，按照规定办理查阅手续。3.因特殊情况需要查阅档案的单位或个人，应提交申请函，说明查阅档案的原因、内容、用途等，经我院主管领导批准后，到办公室办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅查阅档案一般应在档案阅览室进行，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损等。如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限和范围，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，确保档案安全。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。（五）利用登记对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、内容、用途、归还日期等信息，登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。统计报表应报送办公室负责人审核，并按照规定向上级档案管理部门报送。（二）移交工作1.我院档案向同级国家综合档案馆的移交，应按照国家有关规定和要求，在规定的时间内完成。档案管理人员应