劳动者建立档案管理制度

PAGE劳动者建立档案管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织劳动者档案的管理，确保档案资料的真实、完整、安全和有效利用，维护劳动者的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体劳动者档案的管理，包括在职员工、离职员工以及退休员工等各类人员的档案。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映劳动者的实际情况，保证信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，保护劳动者隐私。4.规范有序原则：建立标准化的档案管理流程，保证档案管理工作有条不紊地进行。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证复印件：清晰反映劳动者的姓名、性别、出生日期、民族、住址等基本身份信息。2.学历证书复印件：包括最高学历的毕业证书、学位证书等，证明劳动者的教育背景。3.职业资格证书复印件：如专业技能证书、从业资格证书等，体现劳动者的专业能力和资质。（二）入职相关材料1.入职申请表：详细记录劳动者的求职意向、工作经历、联系方式等信息，作为入职的初始资料。2.劳动合同：明确双方的权利和义务，是劳动关系的重要依据。3.入职体检报告：确保劳动者身体健康，符合岗位工作要求。（三）工作经历记录1.工作履历表：按时间顺序记录劳动者在本公司/组织及其他单位的工作经历，包括职位、工作时间、工作职责等。2.绩效考核记录：反映劳动者在各考核周期内的工作表现和业绩情况。3.培训记录：记录劳动者参加的各类内部培训、外部培训课程及培训成果。（四）薪酬福利相关1.工资发放记录：包含每月工资条、奖金发放明细等，体现劳动者的收入情况。2.社保缴纳记录：详细记录公司/组织为劳动者缴纳社会保险的情况，包括险种、缴费基数、缴费时间等。3.福利享受记录：如年假、病假、婚假、产假等各类假期的申请和批准记录，以及其他福利的发放情况。（五）奖惩记录1.奖励记录：记录劳动者获得的公司/组织内部奖励、上级表彰、社会荣誉等情况，包括奖励名称、颁发时间、奖励原因等。2.处罚记录：记载劳动者因违反公司/组织规章制度而受到的警告、罚款、降职、辞退等处罚情况，包括处罚事由、处罚依据、处罚时间等。（六）离职相关材料1.离职申请表：劳动者提出离职申请时填写的表格，说明离职原因、离职时间等信息。2.离职交接清单：记录劳动者离职时与公司/组织各部门的工作交接情况，确保工作顺利过渡。3.离职证明：由公司/组织出具的证明劳动者已与本单位解除劳动关系的文件。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新员工入职时，人力资源部门负责发放入职档案材料清单，告知员工需要提交的各类资料，并指导员工填写相关表格。2.员工应在规定时间内将个人基本信息、学历证书、职业资格证书等材料提交至人力资源部门。人力资源部门对提交的材料进行初步审核，确保材料真实、完整。3.对于入职申请表、劳动合同等入职相关材料，由人力资源部门按照规定流程办理签署手续，并及时归档。4.员工入职后，所在部门负责收集其工作经历记录、绩效考核记录、培训记录等资料，并定期整理后移交至人力资源部门。5.薪酬福利部门负责提供工资发放记录、社保缴纳记录等薪酬福利相关材料，按时送交人力资源部门归档。6.行政部门负责收集员工的奖惩记录，并及时反馈给人力资源部门进行整理归档。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的档案资料应原件清晰、完整，复印件需注明“与原件一致”并加盖公司/组织公章或相关部门印章。3.对于电子文档形式的档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并定期进行备份，防止数据丢失。四、档案整理与分类（一）整理原则1.按照档案内容的性质和类别进行分类整理，便于查找和管理。2.遵循档案形成的时间顺序，保持档案的连贯性和系统性。3.对每份档案资料进行编号，确保档案编号的唯一性和系统性。（二）分类方法1.个人基本信息类：按照身份证号码顺序排列，将身份证复印件、学历证书复印件、职业资格证书复印件等资料依次装订在一起。2.入职相关材料类：按照入职时间顺序排列，将入职申请表、劳动合同、入职体检报告等资料整理成册。3.工作经历记录类：按照工作时间先后顺序，将工作履历表、绩效考核记录、培训记录等资料分类存放。4.薪酬福利相关类：按照时间顺序，将工资发放记录、社保缴纳记录、福利享受记录等资料整理归档。5.奖惩记录类：将奖励记录和处罚记录分别整理，按照时间顺序排列。6.离职相关材料类：按照离职时间顺序，将离职申请表、离职交接清单、离职证明等资料整理保存。（三）档案编号规则1.档案编号采用数字编码方式，共[X]位数字。2.前[X]位数字表示档案类别代码，具体如下：01：个人基本信息类02：入职相关材料类03：工作经历记录类04：薪酬福利相关类05：奖惩记录类06：离职相关材料类3.中间[X]位数字表示年份，如2023年表示为23。4.后[X]位数字为顺序号，从0001开始依次递增，用于区分同一类别、同一年份的不同档案。例如，编号为01230010的档案表示个人基本信息类档案，形成于2023年，是该类别该年份的第10份档案。五、档案存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、防潮箱等，确保档案存放安全、有序。2.档案应按照类别、年份、编号顺序依次存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.对档案管理人员进行定期培训，提高其档案管理知识和技能，确保档案管理工作的质量和效率。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.劳动者本人有权查阅自己的档案，但应提前向档案管理部门提出申请，填写查阅申请表。2.公司/组织内部因工作需要查阅档案的，应经所在部门负责人批准，并在档案管理部门办理查阅登记手续。查阅内容应仅限于与工作相关的部分，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.外部单位因工作需要查阅档案的，必须持有单位介绍信，并经公司/组织主管领导批准。档案管理部门应指定专人陪同查阅，查阅过程中不得将档案带离指定场所，不得擅自复制档案内容。（二）借阅流程1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后将档案借出，并在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如因工作需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立查阅与借阅记录台账，详细记录查阅与借阅的时间、人员、档案名称、查阅内容、借阅期限等信息。查阅与借阅记录应妥善保存，以备查询。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及劳动者个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制档案查阅和借阅范围，严格按照规定的权限进行操作，防止档案信息泄露。3.在档案整理、存储、传输等过程中，采取加密、备份等技术手段，确保档案信息的安全。4.对档案库房安装监控设备，实时监控档案库房的情况，防止未经授权的人员进入。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，配备必要的消防器材、防盗设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、地震等突发事件发生时的应急处置措施，确保档案能够得到及时有效的保护。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案超过保存期限且已无保存价值的，可进行销毁。2.因公司/组织改制、重组等原因，需要对部分档案进行清理销毁的，应按照规定程序办理。3.档案因保管不善等原因造成损坏、丢失，无法修复或查找的，经批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司/组织主管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用合适的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保