档案管理制度监督检查表

PAGE档案管理制度监督检查表一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案管理制度监督检查表。（二）适用范围本监督检查表适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的监督检查。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司各项活动，确保档案的完整性和系统性。3.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司各类档案。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.在档案形成过程中，各部门应严格按照档案管理要求进行规范操作，确保档案质量。3.积极配合档案管理部门的监督检查工作，及时整改存在的问题。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、会议纪要等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、奖惩等档案。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务活动相关的合同、协议、项目资料等。5.科技档案：公司科研项目、技术资料、产品设计等档案。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。（二）编号规则1.各类档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号应包含档案类别代码、年份、流水号等信息，便于识别和管理。3.具体编号规则如下：文书档案：WS+年份+流水号人事档案：RS+年份+流水号财务档案：CW+年份+流水号业务档案：YW+年份+流水号科技档案：KJ+年份+流水号声像档案：SX+年份+流水号四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于外来文件，应明确专人负责签收、登记，并及时移交档案管理部门。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对每份档案应进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和利用。3.档案整理应保持文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、伪造或损毁档案。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份保管措施，防止档案丢失或损坏。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。（三）保密措施1.严格限制档案管理人员以外的人员进入档案库房，确需查阅档案的，应履行审批手续。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则。2.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和专业人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报公司领导审批。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应经公司保密管理部门批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅档案，应提前与公司档案管理部门联系，提交查阅申请函，经公司领导批准后，方可查阅。（二）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供必要的档案资料，并做好查阅登记工作。2.查阅人员不得擅自复印、拍照、摘录档案内容，确需复制的，应经档案管理部门负责人批准。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。八、监督检查（一）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案安全保密措施的落实情况，包括档案库房的安全管理、保密制度的执行等。（二）检查方式1.定期检查：档案管理部门应定期对公司各部门的档案管理工作进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根据工作需要，档案管理部门可对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应提交整改报告，档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对违反档案管理制度的行为