文化站档案管理制度制度

PAGE文化站档案管理制度制度一、总则（一）目的为加强文化站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文化站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文化站档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映文化站的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置文化站设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定文化站档案管理制度并组织实施。2.负责文化站各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程和标准，确保档案管理工作规范化、科学化。4.负责档案信息资源的开发利用，为文化站各项工作提供档案资料支持。5.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案人员进行培训。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类文化站档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案：包括文化站在行政管理、党务工作、群团工作等方面形成的各类文件、通知、报告、请示等。2.业务档案：如文化活动策划方案、演出节目资料、文化培训记录、文化产业发展资料等。3.人事档案：干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。4.财务档案：财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务方面的档案。5.声像档案：照片、录音、录像等反映文化站工作和活动的声像资料。6.实物档案：文化站获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式，如“2023永久001”。2.业务档案编号：根据业务类别进行分类编号，如文化活动档案编号为“HD年份序号”，文化培训档案编号为“PX年份序号”等。3.人事档案编号：按照人事档案管理规定进行编号。4.财务档案编号：遵循财务档案管理规范进行编号。5.声像档案编号：以拍摄时间、内容等为依据进行编号，如“20230501文化节开幕式001”。6.实物档案编号：根据实物的类别和获取时间进行编号，如“JB2023001”表示2023年获得的第1个奖杯。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.文化站组织的各类活动的相关材料，包括策划方案、活动记录、总结报告、照片、录像等。3.干部职工个人在工作中形成的重要材料，如工作总结、调研报告、获奖证书等。4.财务活动中产生的各类凭证、报表、合同等。5.反映文化站发展历程和重要事件的声像资料和实物。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案人员，负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.电子文件应确保格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，依次排列编号，编制目录。2.业务档案：根据业务流程和类别进行整理，同一业务的档案材料集中在一起，按照时间顺序排列，编写页码和目录。3.人事档案：按照人事档案管理规定进行分类整理，确保档案材料的完整性和准确性。4.财务档案：按照会计年度和档案类别进行整理，装订成册，编制索引。5.声像档案：对照片、录音、录像等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，刻录光盘或存储在移动硬盘等存储设备上，并建立相应的目录。6.实物档案：对实物进行分类登记，注明名称、来源、日期等信息，妥善保管。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度文书档案的归档工作。2.业务档案：活动结束后一个月内完成归档。其他业务档案根据实际情况定期归档。3.人事档案：干部职工人事变动后及时归档。4.财务档案：会计年度终了后，按照财务档案管理规定及时整理归档。5.声像档案：活动结束后或拍摄完成后及时整理归档。6.实物档案：获得实物后及时办理归档手续。（二）归档程序1.各部门兼职档案人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.将审核后的档案移交档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和编号登记。3.按照档案分类和保管要求，将档案装入档案盒或存储设备，填写档案盒封面和脊背信息。4.将档案上架或存入专门的档案库房，建立档案台账。（三）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案和易损档案应采取备份、复制等保护措施。4.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.因工作需要，文化站工作人员可查阅本部门及相关部门形成的档案。2.外单位因工作需要查阅文化站档案的，须按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，确定是否提供查阅，并安排查阅地点和查阅人员。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行检查和清点。（三）借阅范围1.因工作需要，文化站工作人员可借阅本部门及相关部门形成的档案，但须在规定时间内归还。2.外单位借阅文化站档案的，须经文化站领导批准，并按照规定办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报文化站领导审批。3.经领导批准后，借阅人员到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查和清点。如发现档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的保存价值：根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，判断档案是否具有历史价值、现实利用价值和科学研究价值。2.档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，有无缺页、破损等情况。3.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误、虚假信息。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字后，报文化站领导审批。（五）销毁程序1.经领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清册》归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定销毁等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）移交