水务站档案管理制度范本

PAGE水务站档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强水务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水务工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水务站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指水务站在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、数据、声像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案由水务站综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映水务站的工作历程和业务活动，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。5.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定水务站档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计水务站各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门兼职档案员进行管理和指导，督促其做好档案管理工作。（三）档案工作人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范有序。3.做好档案的收集、整理、保管、统计等日常工作，保证档案的质量和安全。4.积极为档案利用者提供优质服务，及时、准确地提供所需档案资料。5.严格遵守保密制度，不泄露档案机密信息。6.定期参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与水务工作相关的文件、通知、指示等。2.水务站制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.水务工程建设项目的规划、设计、施工、验收等文件资料。4.水资源管理、供水、排水、污水处理等业务工作中形成的文件、记录、报表等。5.设备采购、维修、保养等方面的文件资料。6.人事管理、财务管理、行政管理等方面的文件资料。7.各类会议记录、纪要、决议等。8.对外签订的合同、协议、意向书等。9.接待来访、处理投诉等工作中形成的文件资料。10.其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保不漏项。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对电子文件应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。4.收集的档案应按照形成时间顺序进行整理，做到分类清晰、排列有序。（三）整理方法1.分类：根据档案的形成领域、内容性质等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、工程建设类、设备管理类、财务管理类、人事管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.声像档案应按照类别进行整理，存储在专门的存储设备中，并建立相应的目录索引。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，以防止档案丢失或损坏。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：党和国家领导人视察水务站的重要批示、讲话；涉及水务站重大改革、发展、稳定的重要文件；具有历史查考价值的文件；重要的合同、协议等。3.长期保管的档案主要包括：在一定时期内具有重要参考价值的文件；水务工程建设项目的重要文件资料；设备采购、维修、保养等方面的重要文件等，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：在较短时间内具有参考价值的文件，保管期限一般为1年至10年。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的档案丢失、损坏、霉变等情况应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和水务站档案管理制度的规定。2.服务大局原则：档案利用应围绕水务站的中心工作，为领导决策、业务工作和社会服务提供支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.水务站内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅、借阅档案。4.其他经水务站批准的单位或个人因特殊需要查阅、借阅档案。（三）利用手续1.内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.上级主管部门、相关单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经水务站分管领导签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.司法机关、纪检监察部门查阅、借阅档案，应出具相关法律文书或证明文件，经水务站主要领导签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。4.其他经水务站批准的单位或个人查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或个人身份证明，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经水务站相关领导签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保利用者能够正确查阅档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，经批准后，档案管理人员应按照规定的期限将档案借给利用者，并办理借阅登记手续。利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损毁或丢失。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制的档案名称、编号、日期、用途等信息，经批准后，档案管理人员应按照规定的程序为利用者办理复制手续，并收取相应的复制费用。（五）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅的档案名称、编号、日期、用途、归还日期等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保管，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，确定档案的价值。2.实事求是原则：鉴定工作应坚持实事求是，客观公正地评价档案的价值，避免主观随意性。3.依法鉴定原则：鉴定工作应严格遵守国家有关法律法规和档案管理的规定，确保鉴定结果的合法性和权威性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，直接判断档案的价值。2.比较分析法：将待鉴定的档案与同类档案进行比较分析，确定其价值大小。3.专家咨询法：对于一些专业性较强或价值难以确定的档案，可咨询相关领域的专家，听取专家意见后再进行鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已失去保存价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、日期、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经水务站分管领导审核、主要领导批准后，方可组织实施档案销毁工作。3.档案销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员在《档案销毁清册》上签字确认。5.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立水务站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为水务站的决策和业务工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合水务站档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。加强档案信息系统