村委会文件档案管理制度

PAGE村委会文件档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村委会文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，提高文件档案的利用效率，更好地为村委会各项工作服务，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村委会各部门在工作中形成的各类文件、档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：村委会文件档案由专人负责集中管理，确保各类文件档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：文件档案应如实反映村委会工作的实际情况，保证内容真实可靠。3.便于利用原则：文件档案的整理和保管应便于查找、调阅和使用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强文件档案的安全保密措施，防止文件档案的丢失、损坏和泄密。二、文件档案管理职责（一）村委会主任职责1.全面领导村委会文件档案管理工作，将文件档案管理纳入村委会工作计划和议事日程。2.审批文件档案管理工作的规章制度、工作计划和总结等。3.协调解决文件档案管理工作中出现的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责村委会文件档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定和执行文件档案管理工作的规章制度和工作计划。3.对文件档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保文件档案的规范化管理。4.做好文件档案的安全保密工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失和泄密。5.积极开展文件档案的利用工作，为村委会各项工作提供及时、有效的档案信息服务。6.负责对村委会各部门文件档案管理工作进行指导和监督，提高整体管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理人员移交。2.严格执行文件档案管理制度，确保本部门文件材料的完整、准确和系统。3.配合档案管理人员做好文件档案的查阅、借阅等利用工作。三、文件管理（一）文件的起草与审核1.村委会各类文件由相关部门或人员负责起草，内容应符合国家法律法规和政策要求，语言规范、表述准确。2.文件起草完成后，应经起草部门负责人审核，确保文件内容的准确性和可行性。重要文件还应经村委会主任审核把关。（二）文件的印发1.经审核通过的文件，由村委会办公室统一编号、排版、印发。2.文件印发时，应明确文件的印发范围、份数等，并做好登记。3.印发后的文件应及时送达相关部门和人员，并做好签收记录。（三）文件的传阅与办理1.文件传阅应遵循“高效、及时、准确”的原则，确保文件传阅的时效性。2.传阅文件时，应在文件传阅单上注明传阅时间、传阅人等信息，传阅人应及时签署意见并反馈。3.文件办理过程中，承办部门和人员应按照文件要求认真办理，并及时将办理结果反馈给相关部门或领导。（四）文件的保管与清退1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，交档案管理人员保管。2.对于需清退的文件，档案管理人员应按照规定及时通知相关部门和人员清退，并做好清退记录。四、档案管理（一）档案的收集1.档案管理人员应定期向村委会各部门收集在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件等。2.各部门应积极配合档案管理人员的收集工作，及时将本部门的文件材料整理好移交。（二）档案的整理1.档案管理人员按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和管理。2.对纸质档案进行装订、编页、编号等整理工作，确保档案的整齐规范。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）档案的归档1.整理好的档案应及时归档，归档时应编制档案目录，填写档案盒封面、盒脊等信息。2.档案应按照年度、保管期限等进行排列上架，便于存放和查找。（四）档案的保管1.档案管理人员应配备专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，保障档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（五）档案的统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保档案统计数据的准确性和及时性。（六）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应填写档案销毁清册，经村委会主任批准后，由档案管理人员和相关部门人员共同监销，并在销毁清册上签字。五、档案利用（一）查阅与借阅1.村委会内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经村委会主任批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.借阅档案应填写档案借阅申请表，经村委会主任批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。（二）档案的复制1.因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理人员批准后，方可复制。2.复制档案应保证内容的完整和准确，复制件应加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期、复制人等信息。六、信息化管理（一）电子文件管理1.村委会应加强电子文件的管理，建立电子文件管理制度，规范电子文件的形成、收集、整理、归档等流程。2.电子文件应按照档案管理要求进行分类存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（二）档案信息化系统建设1.逐步建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化管理和利用。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.村委会应定期对文件档案管理工作进行内部监督检查，确保各项制度的有效执行。2.检查内容包括文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况，发现问题及时整改。（二）外部监督