局行政档案管理制度汇编

PAGE局行政档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本局行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为局各项工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本局机关各部门及所属事业单位在行政管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：局行政档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映本局行政管理活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索体系，提高档案的查全率和查准率，为局各项工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立局档案管理领导小组，由局主要领导任组长，各分管领导任副组长，机关各部门及所属事业单位负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和协调全局档案管理工作。（二）局办公室局办公室作为档案管理的职能部门，具体负责本局行政档案的日常管理工作，其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责对局机关各部门及所属事业单位档案工作的监督、检查和指导。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。5.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。6.负责向同级国家综合档案馆移交档案。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整、准确、系统。3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的查阅和利用工作，按照规定为查阅利用档案的人员提供服务，做好查阅利用登记。6.负责档案信息化建设，及时将档案信息录入档案管理系统，实现档案信息的共享。7.负责档案统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等，并向上级主管部门报送统计报表。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局行政档案的收集范围包括：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件、会议记录、纪要、报告、请示、批复、合同、协议等。3.本局在行政管理活动中形成的工作计划、总结、统计报表、简报等。4.本局组织的各类会议、活动的文件材料、照片、录像等。5.本局工作人员在工作中形成的各类业务文件、资料、笔记等。6.本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。7.其他与本局行政管理活动相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，并进行初步整理。3.对于重要文件材料，应及时向局办公室移交，不得擅自留存。4.局办公室应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属物装订。四、档案的保管（一）保管场所1.局办公室应设立专门的档案库房，用于存放本局行政档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整、安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.档案库房应配备必要的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组负责对本局行政档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映本局行政管理活动的真实情况，是否具有保存价值。2.档案的保存期限是否符合规定。3.档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经局分管领导审核，报局主要领导批准后，方可组织销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局行政档案主要供本局机关各部门及所属事业单位工作人员查阅利用，查阅内容应与工作需要相关。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的内容、目的、时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.《档案查阅申请表》交局办公室审核，经档案管理人员同意后，方可查阅档案。3.查阅人员应在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员。（三）利用规定1.本局行政档案主要用于本局行政管理活动、工作查考、经验总结、历史研究等方面。2.利用档案应遵循保密原则，不得泄露档案内容。如需对外提供档案利用，应经局主要领导批准，并按照国家有关规定办理相关手续。3.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录查阅利用档案的时间、内容、目的、查阅人员等信息。七、档案的统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的数量、种类、整理情况、保管情况、利用情况等。（二）统计方法档案统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方法，定期统计每年进行一次，不定期统计根据工作需要随时进行。（三）统计报表档案管理人员应按照规定及时向上级主管部门报送档案统计报表，统计报表应准确、完整、及时。八、档案信息化建设（一）建设目标建立本局行政档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理的效率和水平。（二）建设内容1.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能。2.建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统。3.建立档案检索体系，实现档案信息的快速检索和查询。4.建立档案安全保密体系，确保档案信息的安全。（三）管理要求