学校三防安全管理档案管理制度

PAGE学校三防安全管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校三防安全管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校三防安全管理中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门在三防安全管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校三防安全管理工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与三防安全管理相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及学校机密的三防安全管理档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校三防安全管理档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好三防安全管理档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理学校三防安全管理档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全。4.定期对档案进行整理、鉴定、统计和编目，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的数字化建设，推进档案信息资源共享。（二）各部门职责1.负责本部门三防安全管理档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门关于三防安全管理的文件、通知、规定等。2.学校制定的三防安全管理规章制度、应急预案、工作计划、总结等。3.三防安全检查记录、隐患排查报告、整改措施及落实情况等。4.防汛、防风、防雷设施设备的采购、安装、维护、检测等资料。5.三防安全演练方案、记录、总结等。6.与三防安全管理相关的会议纪要、文件、协议等。7.其他与学校三防安全管理有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在三防安全管理活动中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般可分为综合类、防汛类、防风类、防雷类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门在档案整理完毕后，应填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.审核无误后，档案管理部门将档案进行归档，并在档案移交清单上签字确认。（二）保管期限1.学校三防安全管理档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括学校三防安全管理的重要文件、规章制度、应急预案、重大安全事故处理记录等。3.定期保管的档案期限一般为3年、5年、10年等，具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。（三）保管要求1.档案管理部门应建立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，确保档案的安全。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.校内人员因工作需要查阅三防安全管理档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.校外单位或个人查阅学校三防安全管理档案的，须持有单位介绍信或有效证件，经学校主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。特殊情况需要带出的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.学校三防安全管理档案主要用于学校内部的工作参考、经验总结、应急处置等，未经学校主管领导批准，不得对外提供利用。2.因工作需要复印档案资料的，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.档案管理人员应积极主动地为学校各部门提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案资料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对学校三防安全管理档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确、完整，是否反映了学校三防安全管理工作的实际情况。2.档案的保管期限是否合理，是否已超过保管期限。3.档案的密级是否符合规定，是否需要调整。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经学校主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理加强学校三防安全管理档案的信息化建设，推进档案信息资源共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（一）信息化建设目标建立学校三防安全管理档案数据库，实现档案的数字化存储、检索和利用，逐步实现档案管理的信息化、自动化和智能化。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案数据的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案数据库进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据。（三）信息安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失