电力协会档案管理制度范本

PAGE电力协会档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强电力协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电力协会机关各部门、所属各单位以及协会举办的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指电力协会在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理的原则，维护档案的真实性、完整性和系统性，便于社会利用和内部工作查考。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善电力协会档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用协会机关及所属单位的各类档案。3.指导所属单位档案业务工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与协会重大活动档案的收集、整理和归档工作。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门、本单位文件材料的形成、积累和整理工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。2.定期向综合档案室移交应归档的文件材料，并办理交接手续。3.配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。4.明确一名兼职档案员，负责本部门、本单位档案管理的日常工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本协会工作有关的文件、指示、规定等。2.协会召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.协会制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。4.协会开展业务活动形成的文件、资料、报表、合同等。5.协会机构设置、人员任免、奖惩等文件材料。6.协会财产、物资管理方面的文件材料。7.协会与有关单位的来往信函、协议、合同等。8.协会举办各类活动的文件、照片、录像等资料。9.协会干部职工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照归档要求进行整理。2.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，不符合要求的应进行复制或修复。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.科技档案按照项目、专业进行分类整理，建立项目档案卷册。3.会计档案按照会计档案管理办法进行整理立卷。4.电子档案按照相关标准进行整理和存储。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.设立档案查阅室、办公室等，为档案管理和利用提供必要的条件。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案存放要求。2.档案盒应采用统一规格，材质符合档案保护要求，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等项目。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度，确保档案保存环境适宜。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合电力协会的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考同类档案的历史利用情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映协会主要职能活动和基本历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：凡是反映协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映协会短期工作活动，在较短时间内对协会工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容。3.档案销毁清册经协会领导审批后，由综合档案室负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。监销人员在销毁完毕后，应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。5.档案销毁清册应永久保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、销毁等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案的利用情况，包括查阅人次、查阅卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，不得虚报、瞒报。（三）统计分析定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密规定，确保档案信息安全。3.方便利用，提高档案利用效率。（二）利用范围1.协会内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本协会相关的档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.协会内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经协会分管领导批准后，到综合档案室查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，经协会领导批准后，到综合档案室查阅。（四）利用方式1.档案查阅应在档案查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。2.如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定办理复印手续。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行利用。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立电力协会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子文件进行规范整理，按照档案管理要求进行存储。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：对档案借阅情况进行登记和管理。4.统计分析功能：对档案管理数据进行统计和分析。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息安全。（四）