北仑区工建档案规章制度

PAGE北仑区工建档案规章制度一、总则（一）目的为加强北仑区工建档案管理，确保工程建设档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本区实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于北仑区行政区域内所有新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程项目（以下简称“工建项目”）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则工建档案管理工作在北仑区相关主管部门的统一领导下，实行分级管理，各建设、勘察、设计、施工、监理等单位按照各自职责，做好项目档案管理工作。2.同步管理原则工程建设与档案管理工作应同步进行，项目立项后，档案管理工作即纳入项目建设管理程序，与项目建设各环节紧密结合，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。3.集中保管原则工建项目档案应按照规定集中保管在指定的档案管理机构，便于查阅、利用和维护。二、档案管理职责（一）主管部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本区工建档案管理的规章制度和工作规范。2.负责对全区工建档案管理工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和考核。3.接收和保管本区重要工建项目的档案资料，提供档案查阅、利用服务。4.参与重大工建项目档案验收工作，对不符合档案管理要求的项目提出整改意见。（二）建设单位职责1.建立健全项目档案管理工作制度，明确档案管理机构和人员职责，配备必要的档案管理设施和设备。2.负责组织、协调勘察、设计、施工、监理等单位的档案管理工作，对项目档案的形成、积累、整理和归档工作进行全过程监督和指导。3.按照合同约定，及时向勘察、设计、施工、监理等单位支付档案整理费用。4.在项目建设过程中，督促各参建单位做好档案资料的收集、整理和归档工作，确保项目档案与工程建设同步推进。5.组织项目档案验收工作，向主管部门报送项目档案验收申请报告，并提交完整的项目档案资料。6.负责项目档案的日常管理和保管，按照规定向主管部门移交项目档案。（三）勘察单位职责1.负责收集、整理本单位在项目勘察过程中形成的各类文件资料，包括勘察报告、原始记录、图纸等，确保档案资料的真实性和完整性。2.按照档案管理要求，对勘察资料进行分类、编号、装订，编制档案目录，建立档案台账。3.在项目竣工验收前，将整理好的勘察档案资料移交建设单位。（四）设计单位职责1.负责收集、整理本单位在项目设计过程中形成的各类文件资料，包括设计图纸、计算书、设计变更通知等，确保档案资料的准确性和系统性。2.按照档案管理要求，对设计资料进行分类、编号、装订，编制档案目录，建立档案台账。3.在项目竣工验收前，将整理好的设计档案资料移交建设单位。（五）施工单位职责1.建立项目档案管理体系，配备专职或兼职档案管理人员，负责本单位施工过程中档案资料的收集、整理、归档和保管工作。2.按照档案管理要求，对施工过程中形成的各类文件资料进行分类、编号、装订，编制档案目录，建立档案台账。档案资料应包括施工组织设计、施工方案、技术交底、原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、竣工图等。3.负责施工过程中与建设单位、监理单位、设计单位等相关部门的沟通协调，及时收集、整理有关工程变更、技术核定等文件资料，并纳入项目档案管理。4.在项目竣工验收前，将整理好的施工档案资料移交建设单位，并协助建设单位做好项目档案验收工作。（六）监理单位职责1.建立项目监理档案管理制度，配备专职或兼职档案管理人员，负责监理过程中档案资料的收集、整理、归档和保管工作。2.按照档案管理要求，对监理过程中形成的各类文件资料进行分类、编号、装订，编制档案目录，建立档案台账。档案资料应包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、质量评估报告、监理工作总结等。3.对施工单位报送的档案资料进行审核，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。对不符合要求的档案资料，督促施工单位及时整改。4.在项目竣工验收前，将整理好的监理档案资料移交建设单位，并协助建设单位做好项目档案验收工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.各参建单位应按照各自职责，在工程建设全过程中形成真实、准确、完整的文件材料。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。2.工程建设过程中产生的电子文件应符合国家有关电子文件管理的规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，并建立相应的电子档案管理系统。（二）文件材料的收集1.建设单位应组织各参建单位制定项目文件材料收集计划，明确收集范围、时间要求和责任人。2.各参建单位应按照收集计划，及时收集本单位在工程建设过程中形成的文件材料，并移交建设单位。3.建设单位在工程建设过程中，应及时收集与项目建设有关的各类文件材料，包括上级主管部门的批复文件、项目前期文件、工程招投标文件、合同协议等。四、档案的整理与归档（一）档案整理要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应按照分类标准进行分类，一般分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别。每个类别下再根据文件材料的性质和内容进行细分。4.档案整理应编制档号，档号应包括全宗号、目录号、案卷号、件号等。档号应清晰、准确、唯一，便于档案的检索和管理。（二）档案归档要求1.各参建单位应在项目竣工验收前，将整理好的档案资料移交建设单位。建设单位应在项目竣工验收后三个月内，将项目档案移交主管部门指定的档案管理机构。2.档案归档应编制档案目录，档案目录应包括案卷题名（或文件题名）、档号、编制日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，一式两份，一份随档案移交，一份留存备查。3.档案归档应填写档案移交清单，档案移交清单应包括移交单位、接收单位、移交日期、档案名称、档号、数量等内容。档案移交清单应一式两份，双方签字盖章后各执一份。五、档案的保管与利用（一）档案保管要求1.档案管理机构应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（二）档案利用要求1.档案管理机构应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。2.单位内部人员查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。查阅重要档案应经档案管理机构负责人批准。3.外单位人员查阅档案应持单位介绍信，经档案管理机构负责人批准，并填写档案查阅登记表。查阅重要档案应经主管部门同意。4.档案管理人员应按照查阅登记表提供档案，并做好查阅记录。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。5.档案利用后应及时归还档案管理机构，档案管理人员应认真核对档案，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理机构应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。2.档案鉴定工作应由档案管理机构负责人牵头，组织档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案的内容、价值等进行全面评估，确定档案的保管期限。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，鉴定报告应包括鉴定日期、鉴定小组人员名单、鉴定档案名称、保管期限确定依据等内容。鉴定报告应经档案管理机构负责人审核签字后存档。（二）档案销毁1.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁工作应严格履行审批手续，经档案管理机构负责人批准后实施。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，档案销毁清单应包括档案名称、档号、数量、销毁日期等内容。档案销毁清单应一式两份，一份随档案销毁，一份留存备查。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理机构应将档案销毁情况及时登记在档案管理台账上。七、监督与检查（一）监督检查内容1.各参建单位档案管理工作制度的建立和执行情况。2.工程建设过程中档案资料的形成、收集、整理、归档情况。3.档案管理设施和设备的配备情况。4.档案保管和利用情况。（二）监督检查方式1.定期检查：主管部门定期对全区工建项目档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案资料整理归档情况、档案保管设施设备情况等。2.专项检查：针对重点工建项目或档案管理存在问题的项目，主管部门组织专项检查，深入查找问题，督促整改落实。3.日常巡查：档案管理机构对各参建单位的档案管理工作进行日常巡查，及时发现和纠正档案管理工作中存在的问题。（三）问题处理1.对监督