酒店企划部档案管理制度

PAGE酒店企划部档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店企划部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店企划部在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：企划部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映酒店企划工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及酒店机密的档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.对破损、褪色的档案进行修复和复制，对电子档案进行备份，防止数据丢失。6.按照规定向酒店档案室移交档案，并办理相关手续。7.负责档案的借阅、查阅、归还等管理工作，严格执行借阅审批制度，确保档案的安全。8.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的正常使用。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的管理，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.酒店企划部制定的各类计划、方案、报告、总结等文件。2.市场调研资料，包括市场分析报告、竞争对手资料、客户需求调查等。3.广告宣传资料，如海报、宣传单页、广告片、宣传册等。4.活动策划资料，包括活动方案、活动预算、活动照片、视频等。5.酒店品牌建设资料，如品牌定位、品牌形象设计、品牌推广活动等。6.与合作伙伴签订协议、合同等文件。7.各类会议纪要、记录等。8.员工培训资料、考核记录等。9.其他与酒店企划工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时将本部门形成的档案收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保数据的准确性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，可分为年度分类、机构分类、问题分类等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每月底前将本部门当月形成的档案整理好后移交给档案管理人员。2.档案管理人员应在收到档案后及时进行归档，确保档案的及时入库。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确、编号清晰、编目完整。2.档案应按照保管期限进行分类存放，便于管理和查找。3.对于电子档案，应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映酒店主要职能活动和历史面貌的，对酒店有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对酒店工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。3.对档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设备，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对电子档案应建立严格的管理制度，防止数据丢失、篡改或泄露。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.酒店内部各部门因工作需要查阅档案。2.酒店外部有关单位因合作、调研等需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅时间、内容、用途等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，并经部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并告知其保管要求和注意事项。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损毁档案。（三）利用审批1.酒店内部人员查阅档案，由部门负责人审批。2.酒店外部人员查阅档案，需经酒店分管领导审批。（四）归还与注销1.借阅者应在规定的期限内归还档案，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现问题，应及时查明原因并处理。2.借阅者归还档案后，档案管理人员应在档案借阅登记簿上注销借阅记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合酒店的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值和保管期限。2.综合分析法：结合酒店的发展规划、业务需求等因素，对档案进行综合分析，确定其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经酒店分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立酒店企划部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。2.档案信息录入：将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统。3.档案检索与利用：通过档案管理信息系统，实现档案的快速检索和在线查阅、借阅等功能。4.档案数据备份：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保