内部物资内控制度

PAGE内部物资内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部物资的管理流程，确保物资的采购、存储、使用、盘点等环节得到有效控制，保障公司资产安全，提高物资使用效率，降低运营成本，促进公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司涉及的所有内部物资管理活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、低值易耗品等各类物资。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保物资管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖物资管理的各个环节，不留管理死角，实现全过程、全方位的管控。3.制衡性原则：明确各部门在物资管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制，防止权力滥用。4.成本效益原则：在保证物资管理质量的前提下，合理控制管理成本，提高经济效益。5.适应性原则：根据公司业务发展、组织结构变化等情况，及时调整和完善物资内控制度，确保制度的有效性和适应性。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定物资采购计划，根据公司需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.组织物资采购谈判，签订采购合同，确保采购合同的合法性、完整性和有效性。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。（二）仓储部门1.负责物资的验收入库工作，对采购物资的数量、质量、规格等进行核对，确保入库物资符合要求。2.建立物资库存台账，准确记录物资的出入库情况，定期进行库存盘点，保证账实相符。3.合理规划物资存储区域，分类存放物资，确保物资存储安全，防止物资损坏、变质。4.负责物资的保管和发放工作，按照规定的流程办理物资领用手续，严格控制物资发放数量。（三）使用部门1.根据实际工作需要，提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量等要求。2.负责本部门领用物资的使用和管理，合理使用物资，提高物资使用效率，避免浪费。3.配合仓储部门进行物资盘点工作，提供相关物资使用情况的信息。（四）财务部门1.负责审核物资采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金使用合规、合理。2.参与物资采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。3.负责物资成本的核算和账务处理，定期对物资管理情况进行财务分析，为公司决策提供依据。（五）审计部门1.对物资采购、存储、使用等环节的内部控制制度执行情况进行审计监督，检查制度的有效性和合规性。2.对物资采购项目进行专项审计，审查采购过程的合法性、公正性和效益性；对物资库存进行定期或不定期的审计盘点，核实库存物资的真实性和完整性。3.对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况，促进公司物资管理水平的提高。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据业务需求和实际工作情况，提前制定物资需求计划，详细说明所需物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门汇总各部门物资需求计划，结合库存情况进行综合分析，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应充分考虑市场供应情况、价格波动因素等，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划需经相关部门负责人审核，报公司分管领导批准后执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的审批程序进行变更。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核，确保供应商具备合法经营资格。2.根据公司物资采购需求和供应商资质情况，对供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。3.建立供应商评价体系，定期对供应商进行评价打分。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、淘汰等，确保供应商队伍的质量。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（三）采购流程1.采购部门根据批准的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应明确物资的详细要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商无法按时交货或物资质量不符合要求等问题，应及时采取措施，如要求供应商整改、更换供应商、追究违约责任等。3.物资到货前，采购部门应通知仓储部门做好验收准备工作。仓储部门应安排专人负责验收，按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行核对。4.验收合格的物资，仓储部门应及时办理入库手续，并在物资入库后及时更新库存台账。验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。四、仓储管理（一）验收入库1.仓储部门在物资到货时，应依据采购合同、送货单等相关凭证，对物资的数量、质量、规格等进行仔细核对。核对无误后，办理物资入库手续，并填写入库单。入库单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.对于验收过程中发现的物资数量短缺、质量问题、规格不符等情况，仓储部门应及时与采购部门和供应商沟通协调，要求供应商采取相应的解决措施。如问题严重影响公司正常生产经营活动，应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.物资入库后，仓储部门应按照物资的类别、特性、用途等进行分类存放，合理规划存储区域，确保物资存储安全、整齐、有序。同时，应设置明显的标识牌，标明物资的名称、规格、型号、批次等信息，便于查找和管理。（二）库存管理1.仓储部门应建立完善的物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括入库日期、入库数量、出库日期、出库数量、结存数量等信息。库存台账应定期进行核对和更新，确保账实相符。2.定期对库存物资进行盘点，盘点方式可分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点应至少每年进行一次，不定期盘点可根据实际情况适时开展。盘点工作应由仓储部门组织，相关部门人员参与配合。3.在盘点过程中，应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，检查物资的质量状况是否良好，有无损坏、变质等情况。如发现账实不符或物资存在质量问题，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。4.根据库存盘点结果，编制库存盘点报告。库存盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、差异原因分析、处理建议等内容。对于盘盈、盘亏的物资，应按照公司相关规定进行账务处理，并追究相关责任人的责任。（三）物资发放1.使用部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、领用原因等信息，并经部门负责人审批签字。2.仓储部门根据审批后的物资领用申请表，按照规定的流程办理物资发放手续。发放物资时，应认真核对领用申请表与库存台账记录，确保发放物资的准确性和合理性。同时，应要求领用人员在物资发放登记表上签字确认。3.对于贵重物资、限量物资等特殊物资的领用，应实行严格的审批制度，明确审批权限和审批流程。领用人员需提供详细的领用计划和用途说明，经相关领导批准后方可领用。五、使用管理（一）领用与使用1.使用部门应按照规定的流程领用物资，确保领用手续齐全、规范。领用物资后，应合理安排使用，提高物资使用效率，避免浪费和闲置。2.使用部门应建立物资使用台账，详细记录物资的领用时间、使用情况、维修保养记录等信息。物资使用台账应定期进行核对和更新，确保物资使用情况清晰可查。3.对于大型设备、关键物资等重要资产，使用部门应指定专人负责管理，制定操作规程和维护保养计划，确保设备和物资的正常运行和使用寿命。（二）维修与报废1.物资在使用过程中出现故障或损坏，使用部门应及时填写维修申请单，注明物资名称、规格、型号、故障情况、维修要求等信息，并提交给相关维修部门。2.维修部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员应按照维修要求和操作规程进行维修，确保维修质量。维修完成后，应填写维修记录，注明维修时间、维修内容、维修费用等信息，并经使用部门验收签字确认。3.对于无法修复或已无使用价值的物资，使用部门应填写物资报废申请表，详细说明物资报废原因、报废物资名称、规格、型号、数量等信息，并提交给相关部门审批。4.物资报废审批通过后，仓储部门应及时办理物资报废手续，将报废物资进行清理和处置。物资报废处置方式可包括出售、捐赠、报废销毁等，具体处置方式应根据物资实际情况和公司相关规定执行。六、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门应定期对公司内部物资内控制度的执行情况进行审计监督，检查采购、仓储、使用等环节的内部控制措施是否有效执行，制度是否存在漏洞和缺陷。2.审计部门应开展物资采购项目专项审计，审查采购过程的合法性、公正性和效益性。重点关注采购计划的制定、供应商选择、采购合同签订、采购资金使用等环节，检查是否存在违规操作、利益输送等问题。3.对物资库存进行定期或不定期的审计盘点，核实库存物资的真实性和完整性。检查库存台账记录是否准确，物资存储是否安全、有序，账实是否相符等情况。对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查1.各部门应加强对本部门物资管理工作的日常监督检查，确保物资管理活动符合公司内控制度要求。采购部门应定期检查采购计划执行情况、供应商管理情况等；仓储部门应加强对库存物资的日常巡查，确保物资存储安全、账实相符；使用部门应监督本部门物资使用情况，避免浪费和违