会计档案室制度展板

PAGE会计档案室制度展板一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整与有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、入库单、出库单等各类经济业务发生时取得或填制的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记载经济业务简要内容、确定会计分录，并据以登记账簿的书面证明。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，是编制会计报表的主要依据。2.明细账：按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账：按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加一些必要的分析和说明。3.半年度财务会计报告：对上半年的财务状况、经营成果等进行全面总结和分析。4.年度财务会计报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的书面文件，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对企业银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单：银行定期提供给企业的反映其银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表：企业向税务机关申报缴纳税款时填写的表格，包括增值税申报表、企业所得税申报表等。4.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时的详细情况。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁的原因、种类、数量、销毁时间、销毁人员等信息。三、会计档案的归档（一）归档要求1.会计凭证应按月装订成册，装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证页数、附件张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，按照顺序整理立卷，装订成册。活页账簿应抽出空白页，并撤掉账夹，用线绳装订成册。在封面上应注明单位名称、账簿名称、所属年度、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。3.财务会计报告应在年度终了后，按照时间顺序整理立卷，装订成册，并加盖单位公章。月度、季度财务会计报告应分别整理立卷，装订成册。4.其他会计资料应按照类别和形成时间顺序整理立卷，装订成册，并在封面上注明单位名称、资料名称、所属年度、资料页数等内容。（二）归档时间1.会计凭证应在每月终了后的15日内装订成册，并及时归档。2.会计账簿应在年度终了后的30日内整理立卷，装订成册，并归档。3.财务会计报告应在年度终了后的45日内整理立卷，装订成册，并归档。月度、季度财务会计报告应在月度、季度终了后的15日内整理立卷，装订成册，并归档。4.其他会计资料应在形成后的30日内整理立卷，装订成册，并归档。（三）归档程序1.会计人员按照归档要求，对本部门形成的会计资料进行整理、分类、编号、装订等工作。2.整理好的会计档案应移交至会计档案室，由会计档案室管理人员进行核对、验收。3.会计档案室管理人员对验收合格的会计档案进行登记、编号，并按照规定的保管期限和存放地点进行存放。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案室，用于存放会计档案。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全防护措施。2.会计档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立索引目录，便于查找和利用。（三）保管要求1.会计档案室管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的安全、完整。2.对破损、变质的会计档案应及时进行修复或复制，对已超过保管期限的会计档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.会计档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将会计档案提供给无关人员查阅、复制或外传。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准后，方可到会计档案室查阅。2.查阅会计档案时，应在会计档案室管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出会计档案室。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、拆封等。查阅结束后，应及时将会计档案归还会计档案室，并由会计档案室管理人员进行核对、清点。（二）借阅1.公司内部人员借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经本部门负责人和会计机构负责人签字批准后，方可到会计档案室借阅。2.借阅会计档案时，应在会计档案室管理人员的陪同下办理借阅手续，并将借阅的会计档案带出会计档案室的，应经会计机构负责人批准。3.借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得在会计档案上涂改、标记、拆封等。借阅结束后，应及时将会计档案归还会计档案室，并由会计档案室管理人员进行核对、清点。4.借阅期限一般不得超过3个月，如需延期，应重新办理借阅手续。（三）外部查阅与借阅1.外部单位查阅或借阅公司会计档案，应持有单位介绍信，并经公司负责人批准。2.外部单位查阅或借阅公司会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》或《会计档案借阅申请表》，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容、查阅或借阅时间、归还时间等信息，并经公司负责人签字批准后，方可到会计档案室查阅或借阅。3.外部单位查阅或借阅公司会计档案时，应在会计档案室管理人员的陪同下进行，查阅或借阅人员不得擅自将会计档案带出会计档案室。4.外部单位查阅或借阅公司会计档案时，应按照规定支付查阅或借阅费用。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.由会计机构提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁