企业档案数字化管理制度

PAGE企业档案数字化管理制度一、总则（一）目的为了适应企业数字化转型的发展需求，规范企业档案数字化管理工作，提高档案管理效率和利用价值，确保档案信息的安全与完整，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、收集、整理、存储、利用、销毁等数字化管理过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化档案与原始档案内容一致，真实反映企业各项活动的历史面貌。2.完整性原则：全面涵盖企业各类档案信息，保证数字化档案的系统性和完整性。3.安全性原则：采取有效的安全防护措施，防止数字化档案信息的泄露、篡改和丢失。4.便利性原则：优化数字化档案管理流程，提高档案查询、利用的便捷性和效率。二、档案数字化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善企业档案数字化管理制度、流程和标准。2.组织开展档案数字化项目的规划、立项、实施和验收工作。3.指导和监督各部门档案数字化工作，对数字化档案的质量进行审核。4.负责数字化档案存储系统的建设、维护和管理，确保档案数据的安全存储。5.开展档案数字化成果的统计、分析和评估工作，为企业决策提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，配合做好本部门档案的数字化工作，提供必要的人力、物力支持。3.负责对本部门数字化档案的日常利用和维护，及时反馈档案利用过程中出现的问题。（三）信息技术部门职责1.提供档案数字化所需的技术支持，包括硬件设备、软件系统的选型和配置。2.协助档案管理部门进行数字化档案存储系统的建设和维护，保障系统的稳定运行。3.负责数字化档案管理系统的开发、升级和优化，满足档案管理业务需求。4.加强网络安全管理，采取防火墙、加密技术等措施，保障数字化档案信息的安全。三、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理规定，定期将本部门形成的档案进行收集、分类和整理，确保档案的准确性和规范性。2.档案管理部门对收集上来的档案进行集中审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充完善。（二）数字化前处理1.对确定进行数字化的档案进行去污、修复、拆分等处理，确保档案的质量符合数字化要求。2.按照档案分类方案和编号规则，对档案进行编号和编目，建立档案目录数据库。（三）数字化扫描1.根据档案的载体类型、保存状况和利用需求，选择合适的扫描设备和扫描方式，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字较小、清晰度要求较高的档案，可适当提高分辨率。3.扫描过程中要对图像进行实时检查，发现问题及时处理，确保扫描图像的质量。（四）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像的清晰度和可读性。2.采用黑白二值、灰度、彩色等模式对图像进行转换，确保图像格式符合存储要求。3.对图像处理后的图像进行质量检查，确保图像质量符合标准。（五）数据挂接与存储1.将数字化后的图像与档案目录数据库进行挂接，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索。2.按照存储策略，将数字化档案数据存储到指定的存储设备中，存储设备应具备冗余备份和数据恢复功能。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的安全存储。（六）数字化成果验收1.档案数字化项目完成后，由档案管理部门组织相关人员进行验收。2.验收内容包括数字化档案的准确性、完整性、图像质量、数据挂接等方面，验收合格后方可交付使用。四、档案数字化存储与安全管理（一）存储设备管理1.选用符合档案存储要求的存储设备，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等，确保存储设备的可靠性和稳定性。2.对存储设备进行定期检查和维护，包括硬件状态检查、数据备份、存储介质更换等，防止存储设备故障导致数据丢失。3.建立存储设备使用记录，详细记录设备的使用时间、存储数据量、维护情况等信息。（二）存储系统管理1.构建安全可靠的数字化档案存储系统，采用分布式存储、云计算等技术，提高存储系统的性能和扩展性。2.对存储系统进行权限管理，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问和操作存储系统。3.定期对存储系统进行数据备份，备份策略应根据档案的重要性和变化频率进行制定，备份数据应存储在异地，以防止本地灾难导致数据丢失。（三）安全防护措施1.建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对数字化档案信息进行加密处理，在传输和存储过程中采用加密算法，确保档案信息的保密性和完整性。3.加强用户认证和授权管理，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保只有合法用户能够访问数字化档案信息。4.定期进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现和解决安全隐患，确保数字化档案信息的安全。五、档案数字化利用与服务（一）利用权限管理1.根据档案的密级和利用范围，设定不同的利用权限，对利用者进行身份认证和授权。2.严格控制档案的查阅、借阅、下载等操作，确保档案信息不被非法获取和使用。3.对档案利用情况进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容等信息，以便进行审计和追溯。（二）利用方式与渠道1.建立数字化档案管理系统，提供在线查询、借阅、下载等功能，方便用户随时随地利用档案信息。2.设立档案查阅窗口，为用户提供现场查阅服务，同时配备必要的设备和人员，确保查阅过程的顺利进行。3.根据用户需求，提供档案复制、打印、翻译等增值服务，提高档案利用的效率和质量。（三）服务质量与反馈1.加强档案利用服务人员的培训，提高服务意识和业务水平，为用户提供优质、高效的服务。2.建立用户反馈机制，及时收集用户对档案利用服务的意见和建议，不断改进服务质量。3.定期对档案利用情况进行统计和分析，了解用户需求和档案利用效果，为档案管理工作提供参考。六、档案数字化管理的监督与检查（一）监督检查机制1.档案管理部门定期对各部门档案数字化工作进行监督检查，确保档案数字化工作按照制度和流程要求进行。2.建立内部审计制度，定期对档案数字化管理工作进行审计，检查档案数字化管理的合规性和有效性。3.接受上级主管部门和相关监管机构的监督检查，及时整改发现的问题。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案数字化管理制度的执行情况、档案数字化流程的规范性、数字化档案的质量、存储与安全管理情况、利用与服务情况等。2.检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式，通过查阅资料、实地查看、系统检查等手段进行。（三）问题整改与跟踪1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.被检查部门要认真落实整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决，不断提高档案数字化管理水平。七、档案数字化管理的培训与宣传（一）培训计划与实施1.制定档案数字化管理培训计划，根据不同岗位和人员需求，确定培训内容和培训方式。2.定期组织档案数字化管理培训，培训内容包括档案管理法律法规、数字化管理制度、操作技能等方面，提高员工的档案数字化管理意识和业务能力。3.鼓励员工自主学习档案数字化管理知识，提供相关学习资料和在线学习平台，营造良好的学习氛围。（二）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏、企业网站等渠道，宣传档案数字化管理的重要意义和工作成果，提高员工对档案数字化管理