工程档案室管理制度汇编

PAGE工程档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强工程档案的科学管理，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在工程建设、管理、维护及改扩建等工作中的作用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所有工程项目档案的管理，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工文件等各类与工程建设相关的档案资料。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.集中统一管理原则：工程档案由公司档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：对工程档案的形成、积累、整理、归档等过程进行全程跟踪管理，确保档案资料真实、准确、及时。3.有效利用原则：充分开发利用工程档案资源，为工程建设、管理、维护及决策提供依据和支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善工程档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计公司所有工程项目档案，确保档案的安全和完整。3.对工程档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对工程档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责向有关部门和单位提供工程档案资料的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.参与工程建设项目的竣工验收，对工程档案的完整性、准确性进行审核，出具档案验收意见。7.组织开展工程档案管理的培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）项目部门职责1.负责本部门工程项目档案的收集、整理、归档工作，并按照规定时间向档案室移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案资料的及时收集和整理。3.在工程建设过程中，督促各参建单位做好工程档案的形成和积累工作，确保档案资料真实、准确、完整。4.配合档案室做好工程档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）参建单位职责1.严格按照国家有关档案工作的法律法规和行业标准，做好本单位承担工程项目档案的收集、整理、归档工作。2.建立健全本单位的档案管理制度，明确档案管理职责，确保档案工作的有效开展。3.在工程建设过程中，及时将形成的档案资料移交项目部门，并配合做好档案的整理和归档工作。4.接受公司档案室的业务指导和监督检查，按照要求整改存在的问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关文件。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与工程建设有关的文件：如工程招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集资料应真实、准确、齐全，符合国家有关档案工作的法律法规和行业标准要求。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，确保资料的系统性和规范性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照工程建设项目的阶段、专业等进行分类，如分为前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件在项目立项后及时归档。2.设计文件在设计完成后归档。3.施工文件随工程进度同步归档，每月底将当月形成的档案资料移交项目部门整理归档。4.监理文件在监理工作完成后归档。5.竣工验收文件在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.项目部门对收集整理好的工程档案进行自查，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.自查合格后，填写《工程档案归档申请表》，连同档案资料一并移交档案室。3.档案室对移交的档案资料进行审核，审核合格后办理归档手续，将档案资料存入档案库房。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围公司内部员工因工作需要可查阅与本人工作相关的工程档案资料。（二）查阅程序1.查阅人填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.持审核通过的申请表到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表提供档案资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定时间内归还档案资料，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。（三）借阅范围因特殊原因需要借阅工程档案资料的，仅限于公司内部具有借阅权限的人员。（四）借阅程序1.借阅人填写《工程档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.持审批通过的申请表到档案室办理借阅手续，档案室工作人员对借阅档案进行登记，并要求借阅人出具借条。4.借阅人应在规定期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（五）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案资料时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散等。2.查阅和借阅档案资料后，应及时归还档案室，不得擅自留存或转借他人。3.如需复印档案资料，应经档案室同意，并在复印件上加盖档案室印章。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对工程档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，从工程建设的全过程和档案的整体价值出发，综合考虑档案的保存价值。3.遵循历史唯物主义的原则，正确判断档案的历史作用和现实意义。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、项目部门负责人、档案管理人员等组成，负责对工程档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，与工程实际情况是否相符。3.档案的系统性：审查档案的分类是否合理，编号是否规范，编目是否准确。4.档案的保存价值：根据档案的形成时间、来源、内容等因素，判断档案是否具有保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.将销毁意见报公司分管领导审批。3.经批准后，由档案室负责组织实施销毁工作，销毁时应指定专人负责监销。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立工程档案信息化管理系统，实现工程档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质工程档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入信息化管理系统，方便档案的检索和利用。3.档案检索：利用信息化管理系统的检索功能，快速准确地查找所需档案资料。4.档案利用：通过信息化管理系统，实现档案资料的在线查阅、借阅、下载等功能，提高档案的利用效率。5.档案安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案的安全。（三）信息化管理要求1.配备必要的计算机设备、存