协会会计档案管理制度

PAGE协会会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强协会会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本协会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本协会及所属各分支机构、代表机构的会计档案管理。（三）定义会计档案是指协会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映协会经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指协会对外提供的反映协会某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表及其附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理（一）分类标准会计档案按照形成时间、类别进行分类。先按年度划分，再在每个年度内按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别分别整理。（二）凭证整理1.将记账凭证按编号顺序排列，检查附件是否齐全、完整，编号是否连续。2.对于原始凭证，按照经济业务内容进行分类，如发票类、报销单类等，并按顺序粘贴在记账凭证后面。3.每本记账凭证应加具封面和封底，封面应注明协会名称、年度月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签名或盖章等内容。（三）账簿整理1.总账、明细账、日记账应按账页顺序编号，加具封面，注明账簿名称、年度、账簿页数、记账人员和会计主管人员签名或盖章等内容。2.固定资产卡片应在固定资产报废清理后，按类别、时间顺序整理归档。（四）财务会计报告整理1.月度、季度财务会计报告应按月、季顺序装订成册，加具封面，注明报告名称、年度、月份、季度、报告期、编制单位、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章等内容。2.年度财务会计报告应单独装订成册，并与审计报告等相关资料一并整理归档。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月份顺序整理，每年度装订成册，加具封面，注明年度、月份、资料名称等内容。2.纳税申报表应按税种、申报时间顺序整理，每年度装订成册，加具封面，注明年度、税种、申报期等内容。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应分别整理成册，加具封面，注明资料名称、年度等内容。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。（二）保管地点协会应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的安全防护设施，确保会计档案的安全存放。保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定，并具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对于电子会计档案，应存储在磁性介质上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。同时，应建立电子会计档案的存储管理制度，确保电子会计档案的安全、完整和可读取。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.严格限制非会计档案管理人员接触会计档案，确因工作需要查阅或复制会计档案的，应经协会负责人批准，并办理登记手续。查阅或复制会计档案时，档案管理人员应在场监督。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限协会内部人员查阅会计档案，需经会计主管人员同意，并办理登记手续。因工作需要查阅会计档案的外部单位或个人，应持有单位介绍信或有效证件，经协会负责人批准，并办理登记手续后，方可查阅。（二）查阅程序查阅人应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。查阅时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得在会计档案上涂改、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证。（三）复制规定如需复制会计档案，应经协会负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。复制件应加盖协会公章，并注明“经核对与原件一致”字样。复制件应与原件一同保管，并在查阅登记表中注明复制情况。六、会计档案的移交（一）移交时间协会会计档案管理人员因工作调动、离职等原因需要办理会计档案移交手续的，应在办理离职手续前，将所保管的会计档案全部移交给接替人员。接替人员应认真核对，确认无误后，在会计档案移交清册上签字或盖章。（二）移交内容会计档案移交清册应详细记录移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、移交时间等内容。移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。（三）移交程序1.移交人员应按照会计档案整理要求，将整理好的会计档案逐一核对，确保档案的完整性和准确性。2.交接双方应在会计档案移交清册上签字或盖章，注明交接日期。交接过程中，应由协会负责人或会计主管人员监交。3.接替人员应按照移交清册所列内容，对会计档案进行逐一清点，核对无误后，办理交接手续。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由协会档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）鉴定程序协会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴定工作应当由协会档案管理部门牵头，组织会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。（三）销毁程序1.会计档案销毁清册和鉴定意见书报经协会负责人批准后，方可进行销毁。2.销毁会计档案时，应当由协会档案管理部门和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、监督与检查（一）内部监督协会应建立健全会计档案管理内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。会计部门应配合档案管理部门做好会计档案的整理、保管、查阅等工作，并对会计档案的真实性、完整性负责。（二）外部检查接受财政、审计、税务等有关部门的