xx局档案综合管理制度汇编

PAGExx局档案综合管理制度汇编总则目的为加强XX局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案综合管理制度汇编。适用范围本制度适用于XX局机关各部门、直属单位以及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责全局档案的综合管理，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：确保档案内容真实反映工作实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为工作决策、业务办理和历史研究等提供便捷的档案利用服务。档案管理机构及职责档案管理领导小组成立以局领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，指导档案管理规范化建设。办公室作为全局档案管理的职能部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本局档案管理制度。2.负责全局档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体安全。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行监督检查和业务指导，组织档案业务培训。7.按照规定向国家综合档案馆移交档案，并做好档案统计工作。各部门1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案的日常管理和移交工作，并接受局办公室的业务指导。3.严格执行档案管理制度，按照规定的时间和要求向局办公室移交档案。档案的收集与整理收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类公文、会议记录、工作计划、总结、统计报表、业务文件、合同协议、人事档案、财务档案等。3.本局组织召开的各类会议的文件材料、会议纪要、决议等。4.本局开展的各类业务活动形成的文件材料，如调研材料、检查报告、项目资料等。5.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、荣誉证书等。6.其他具有保存价值的文件材料。收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得随意涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计。整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对整理好的档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。档案的保管档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.严格控制档案库房的温度、湿度，温度一般保持在[具体温度范围]，湿度保持在[具体湿度范围]。5.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.配备必要의安全防范设备，如监控系统、报警装置等，确保档案库房的安全。3.严格执行档案借阅、查阅登记制度，防止档案丢失、被盗或泄露。4.对档案库房的电器设备、消防设施等进行定期检查和维护，确保其正常运行。5.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。档案的利用利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本局档案。利用手续1.本局工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到局办公室办理查阅手续。2.外单位查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经局办公室负责人审核同意后，方可查阅。3.司法机关查阅档案，应按照法定程序办理相关手续。利用方式1.档案查阅一般应在局办公室指定的查阅地点进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，并限期归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案材料，应经局办公室负责人同意，并按照规定进行登记。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.以国家有关法律法规和本局档案管理制度为依据，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容、形式等方面综合考虑其价值。3.充分考虑档案的现实利用价值和历史研究价值。鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其重要性、完整性和时效性。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况确定档案的存毁。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报局领导审批。2.审批通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对档案进行销毁。3.销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监销人等信息，保存期限与档案保管期限相同。档案的统计与移交统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.档案管理人员应及时准确地填写统计报表，报送局办公室负责人，并做好统计分析工作。移交工作1.按照国家有关规定，定期向国家综合档案馆移交档案。2.移交档案时，应编制档案移交清单，注明档案的名称、数