警务保障室档案管理制度

PAGE警务保障室档案管理制度一、总则（一）目的为加强警务保障室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在警务保障工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于警务保障室在履行职责过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、资料、记录、报表、凭证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：警务保障室档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映警务保障工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：保证档案的完整性和系统性，全面涵盖警务保障工作的各个方面。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案的数字化处理，提高档案管理的信息化水平。6.积极为警务保障工作提供档案信息服务，协助相关人员查阅、借阅档案。（二）各部门职责1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档和利用工作，及时提供所需的档案资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与警务保障工作相关的文件、指示、通知等。2.警务保障室制定的各类规章制度、工作计划、工作总结等。3.财务报表、经费预算、物资采购清单等财务和物资管理档案。4.装备管理档案，包括装备采购、配备、维护、报废等记录。5.基础设施建设档案，如办公场所建设、维修改造等相关资料。6.各类会议记录、纪要、简报等。7.人事档案，包括人员招聘、培训、考核、晋升等资料。8.其他与警务保障工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，一般分为文书档案、财务档案、装备档案、基建档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。4.建立档案归档登记簿，记录档案的归档时间、名称、数量等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是在一定时期内具有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案：主要是在较短时期内具有查考利用价值的档案。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.为警务保障工作提供决策依据和参考资料。2.协助有关部门进行案件调查、审计等工作。3.满足内部人员对档案信息的查阅需求。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员审核。3.档案管理人员根据审核情况，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人凭《档案借阅登记簿》到档案库房领取档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。（三）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现问题，应及时查明原因并处理。3.档案管理人员在《档案借阅登记簿》上注明档案归还时间，并将档案归还原位。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定档案的价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景和利用情况，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经单位领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应填写《档案销毁登记簿》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。5.销毁完毕后，档案管理人员应将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记簿》等相关资料归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为警务保障工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。3.采用数据加密、存储备份等技术手段，确保电子档案的安全。（三）信息系统应用1.利用档案信息管理系统进行档案的录入、检索、借阅、统计等操作，提高档案管理的信息化水平。2.建立档案信息共享平台，实现档案信息在内部各部门之间的共享和交流。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督制度，明确监督职责和监督方式。2.档案管理人员应定期对档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。3.单位内部审计部门应对档案管理工作进行定期审计，检查档案管理制度的执行情况。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。2.档案的完整、准确、系统情况，是否存在档案缺失、损坏、涂改等问题。3.档案信息化管理情况，包括电子档案的存储、备份、安全等方面。4.档案管理人员的工作情况，是否履行职责，是否具备相应的业务能力。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下