入河排污口设置档案制度

PAGE入河排污口设置档案制度一、总则（一）目的为加强入河排污口设置管理，规范入河排污口设置档案的建立、保存和使用，确保入河排污口设置符合相关法律法规和行业标准要求，保障水环境质量和水资源合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及入河排污口设置相关工作的部门、项目及人员，包括入河排污口的规划、申报、审批、建设、运行及监督管理等全过程。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家和地方有关环境保护、水资源管理等法律法规，确保入河排污口设置档案内容合法合规。2.完整性原则：全面、系统地记录入河排污口设置相关信息，保证档案资料的完整性和连续性。3.准确性原则：档案记录应真实、准确反映入河排污口设置实际情况，数据、资料等应经过严格审核。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理，确保档案的规范性和一致性。5.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案内容（一）基本信息1.排污口位置信息详细地理位置，包括经纬度、所在河流名称及具体位置描述。与周边环境敏感目标（如饮用水水源地、自然保护区、风景名胜区等）的相对位置关系。2.排污单位信息单位名称、地址、联系方式。单位性质、行业类别、生产规模及主要产品。3.入河排污口编号：按照相关规定赋予的唯一编号，便于识别和管理。（二）规划与申报资料1.规划依据国家和地方相关规划文件，如流域综合规划、水资源保护规划等。本地区环境功能区划、水环境质量目标等要求。2.申报材料入河排污口设置申请书，详细说明排污口设置的必要性、可行性、排放方式、排放量及排放污染物种类、浓度等。建设项目环境影响评价文件及批复意见，涉及入河排污口设置的相关内容。水资源论证报告及审查意见，明确排污口设置对水资源的影响及合理性分析。（三）审批文件1.审批机关：记录负责审批入河排污口设置的环保部门、水利部门等相关单位名称。2.审批文件入河排污口设置同意书或批复文件，包括批准的排污口位置、排放总量、排放浓度限值、排放方式等具体内容。审批过程中相关部门提出的意见、整改要求及落实情况记录。（四）建设资料1.设计文件入河排污口建设工程设计图纸，包括平面布置图、剖面图、工艺流程图等。设计说明书，阐述设计依据、设计参数、工艺流程及环保措施等。2.施工资料施工单位资质证明文件。施工过程记录，如施工进度、质量控制、隐蔽工程验收等资料。设备采购合同及清单，记录入河排污口建设所需的各类设备信息。（五）验收资料1.验收申请：入河排污口建设完成后提交的验收申请报告，说明工程建设情况、试运行情况及申请验收的内容。2.验收监测报告：由具备资质的监测机构出具的入河排污口验收监测报告，包括排放污染物种类、浓度、排放量等监测数据，以及与审批要求的对比分析。3.验收意见：验收组出具的入河排污口验收意见，明确验收是否合格，对存在问题提出整改要求及整改期限。（六）运行管理资料1.日常监测记录定期开展的入河排污口水质监测记录，包括监测时间、监测项目、监测结果等。自动监测设备运行记录，如设备运行参数、数据传输情况等。2.运行维护记录入河排污口设施设备的维护保养计划及执行记录，包括维护时间、维护内容、维护人员等。设备故障维修记录，记录故障发生时间、原因、维修过程及维修结果。3.排污台账详细记录每日入河排污口的排放量、污染物种类及浓度等信息，作为核算排污总量和分析排放变化趋势的依据。4.突发环境事件应急预案及演练记录制定的入河排污口突发环境事件应急预案，明确应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容。定期组织的突发环境事件应急演练记录，包括演练时间、演练内容、演练效果评估等。（七）监督管理资料1.环境执法检查记录环保部门及相关监管部门对入河排污口进行执法检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等。整改通知书及整改落实情况报告，记录监管部门提出的整改要求及排污单位的整改完成情况。2.水质改善与考核资料入河排污口设置后对所在河流及相关水体水质影响的跟踪监测资料，分析水质变化趋势。上级部门对入河排污口水质改善目标考核的相关文件及本公司/组织的考核结果记录。三、档案建立与归档（一）责任部门与人员1.公司/组织内明确一个主要责任部门，负责入河排污口设置档案的统一管理工作。一般可由环保管理部门担任，也可根据实际情况指定其他相关部门。2.各涉及入河排污口设置工作环节的部门应明确专人负责本环节档案资料的收集、整理和移交工作。（二）档案建立流程1.资料收集各部门在开展入河排污口设置相关工作过程中，按照职责分工及时收集各类原始资料，确保资料的真实性和完整性。资料收集人员应认真核对资料内容，对不符合要求的资料及时进行补充或修正。2.资料整理责任部门定期对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容的不同类别进行编号编排，建立清晰的资料索引。对资料进行装订、归档，确保资料整齐、规范，便于查阅和保存。3.档案录入与存储将整理好的档案资料进行电子化录入，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照统一的命名规则进行存储。选择安全可靠的存储设备和存储环境，定期进行数据备份，防止数据丢失。（三）归档要求1.归档时间：各项档案资料应在工作完成后[X]个工作日内完成整理归档，确保档案资料的及时性。2.归档格式纸质档案应使用A4纸张打印或复印，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐。电子档案应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，确保在不同设备和软件上能够正常读取。3.归档标识：在纸质档案和电子档案上均应标注档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息，便于识别和查找。四、档案查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅入河排污口设置档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，对符合查阅权限的申请予以批准，并指定专人陪同查阅，确保档案资料的安全和完整。3.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播或泄露档案内容。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人。2.审核：部门负责人对申请进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.批准：档案管理部门对申请进行最终审核，批准后安排查阅时间和查阅地点。4.查阅：查阅人员在指定地点，在陪同人员监督下查阅档案资料，不得擅自将档案带出查阅地点。5.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对和签收。（三）档案使用1.因工作需要复印、摘录档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和数量进行复印、摘录。2.复印、摘录的档案资料应注明出处和用途，与原件具有同等法律效力。3.档案资料仅用于公司/组织内部工作需要，未经许可不得提供给外部单位或个人使用。五、档案保管与期限规定（一）保管部门与环境要求1.档案管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保存。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.入河排污口设置档案的保管期限根据档案内容的重要性和时效性分为长期、中期和短期。长期档案：涉及入河排污口设置的规划、审批、建设等重要文件及相关技术资料，保管期限为[X]年。中期档案：运行管理过程中的监测记录、维护记录、排污台账等资料，保管期限为[X]年。短期档案：突发环境事件应急预案及演练记录、环境执法检查记录等时效性较强的资料，保管期限为[X]年。2.保管期限自档案形成之日起计算，期满后按照档案销毁程序进行处理。（三）档案销毁1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理和鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.对拟销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由专人负责监督销毁过程，确保档案信息彻底消除。4.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监督人员等信息，记录应与《档案销毁申请表》一同存档。六、档案更新与动态管理（一）更新内容1.随着入河排污口设置相关工作的推进和变化，档案内容应及时进行更新。如排污口位置调整、排放总量变化、水质监测数据更新等信息。2.档案管理部门应定期对档案进行检查和梳理，发现档案内容存在错误、遗漏或不完整的，应及时通知相关部门进行补充和修正。（二）更新流程1.信息收集：相关部门负责收集入河排污口设置的最新信息，如监测报告、运行记录、整改情况等。2.整理与审核：档案管理部门对收集到的信息进行整理和审核，确保信息准确无误。3.档案更新：根据审核后的信息，对档案进行相应的修改和补充，更新电子档案和纸质档案内容。4.标识与说明：在更新后的档案上标注更新日期和更新内容说明，以便查阅人员了解档案的变化情况。（三）