档案室规章管理制度范本

PAGE档案室规章管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案服务效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范化存放。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。8.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案资料的完整和安全。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.在工作中积极主动地利用档案，提高工作效率和质量，并及时反馈档案利用效果。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、检索等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，满足公司工作需要。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。6.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件。5.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。6.公司的人事档案，包括员工的入职登记表、履历表、考核表、工资表、奖惩记录等。7.公司的科技档案，包括科研项目立项报告、研究成果报告、技术图纸、工艺文件等。8.公司的设备档案，包括设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。9.公司的基建档案，包括工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。10.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案资料，应按照档案管理的要求进行分类整理，做到分类科学、条理清晰。4.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制文书档案目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立科技档案案卷目录。3.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类整理，建立人事档案索引。4.财务档案：按照会计年度、档案类别等进行分类整理，编制财务档案目录。5.合同档案：按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案台账。6.其他档案：根据档案的性质和特点，采用相应的整理方法进行分类整理。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类。3.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类。4.财务档案：按照会计年度、档案类别进行分类。5.合同档案：按照合同类别、签订时间进行分类。6.声像档案：按照载体形式、内容主题进行分类。7.实物档案：按照实物类别、来源进行分类。（二）编号方法1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方法，如2023永久001。2.科技档案：采用项目编号专业代码流水号的编号方法，如XM2023KJ01001。3.人事档案：采用员工编号档案类别代码流水号的编号方法，如001RS01001。4.财务档案：采用会计年度档案类别代码流水号的编号方法，如2023CW01001。5.合同档案：采用合同编号签订年份流水号的编号方法，如HT2023001。6.声像档案：采用载体编号内容主题代码流水号的编号方法，如SJ01SX01001。7.实物档案：采用实物编号来源代码流水号的编号方法，如SW01LY01001。（三）编号要求1.编号应具有唯一性，不得重复。2.编号应简洁明了，便于记忆和查询。3.编号应按照分类标准进行编制，确保编号的系统性和逻辑性。五、档案的保管与保护（一）保管环境1.档案室应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案室应配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门、防盗窗等，确保档案的安全。3.档案室应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案主要是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案主要是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案。2.科技档案、人事档案、财务档案、合同档案等的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。3.声像档案、实物档案等的保管期限根据其内容和价值确定。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，如对破损、褪色的档案进行修复，对受潮、发霉的档案进行干燥处理等。2.对重要档案应采取备份措施，如采用电子存储、缩微等方式进行备份，确保档案的安全。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识，确保档案管理工作的安全。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅档案，需按照规定办理相关手续。3.公司员工因个人需要查阅、借阅与本人相关的档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案室查阅档案资料，查阅时应在档案管理人员的指导下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：档案利用者因工作需要确需复制档案资料的，应填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理复制手续。复制档案应按照规定的程序和要求进行，确保复制件与原件一致。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠等。2.档案利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得擅自将档案转借他人。3.档案利用者应按时归还档案，如逾期未还，应及时办理续借手续，否则档案室有权收回档案，并追究相关责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面、客观的鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保存。3.对涉及公司商业秘密、知识产权、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档