江苏省会计档案管理制度

PAGE江苏省会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强江苏省会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江苏省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。2.单位的档案管理机构负责会计档案工作的指导、监督和检查，会同会计管理机构对单位会计档案进行定期检查，确保会计档案管理工作符合本制度要求。3.单位的会计管理机构负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和提供利用等工作。4.单位的信息技术管理机构负责电子会计档案的存储、备份、维护和安全管理等工作，确保电子会计档案的安全和完整。二、会计档案的收集（一）会计凭证1.单位应按照国家统一的会计制度规定，及时收集、整理原始凭证和记账凭证。原始凭证包括发票、收据、报销单、借款单等，记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。2.记账凭证应按照编号顺序排列，连同所附原始凭证一同装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。3.对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。（二）会计账簿1.单位应定期打印总账、明细账、日记账等会计账簿，并按照规定的格式和内容进行整理。2.会计账簿应按照会计科目顺序排列，每本账簿应在首页注明账簿名称、年度、月份、启用日期、截止日期、页数等内容。3.对于活页式账簿，应在使用完毕后及时装订成册，并按照上述要求注明相关内容。（三）财务会计报告1.单位应按照国家统一的会计制度规定，定期编制财务会计报告，包括月度、季度、半年度和年度财务会计报告。2.财务会计报告应包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等内容，并按照规定的格式和要求进行编制和报送。3.单位应及时收集、整理财务会计报告，并按照规定的期限和方式进行归档保管。（四）其他会计资料1.单位应收集、整理其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.其他会计资料应按照规定的格式和内容进行整理，并与会计凭证、会计账簿、财务会计报告等一同归档保管。三、会计档案的整理（一）分类标准1.会计档案应按照形成时间、类别等进行分类。2.会计凭证可按照年度、月份进行分类，每类凭证再按照记账凭证的编号顺序排列。3.会计账簿可按照总账、明细账、日记账等类别进行分类，每类账簿再按照年度、月份进行排列。4.财务会计报告可按照年度、季度、半年度、月度进行分类，每类报告再按照报告的种类进行排列。5.其他会计资料可按照资料的类别进行分类，并按照时间顺序排列。（二）编号方法1.会计档案应进行编号，以便于查找和管理。2.编号应按照分类标准进行编制，例如，会计凭证的编号可采用“年度+月份+凭证类别+凭证编号”的方式，会计账簿的编号可采用“年度+账簿类别+账簿名称”的方式，财务会计报告的编号可采用“年度+报告类别+报告期”的方式，其他会计资料的编号可根据资料的特点进行编制，但应保证编号的唯一性和系统性。（三）装订要求1.会计凭证应使用线绳装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.会计账簿应使用活页夹或装订机进行装订，装订应平整、牢固，不得有缺页、掉页等情况。3.财务会计报告应按照规定的格式和要求进行装订，装订应整齐、美观，不得有折角、缺页等情况。4.其他会计资料应根据资料的特点进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.会计凭证、会计账簿、财务会计报告等主要会计档案保管期限为30年；银行存款余额调节表、银行对账单等保管期限为10年。3.其他会计资料的保管期限应按照国家有关规定执行。（二）保管地点1.单位应设置专门的会计档案保管库房，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，保持库房清洁、干燥、通风良好。3.会计档案保管库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（三）保管要求1.会计档案应按照编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.会计档案应保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏、丢失。3.对于电子会计档案，应按照规定进行存储、备份和维护，确保电子会计档案的安全和完整。4.单位应定期对会计档案进行检查，发现问题及时处理。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.单位内部人员查阅会计档案，应经会计管理机构负责人批准，并登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经单位负责人批准，同时应登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。（二）借阅手续1.单位内部人员借阅会计档案，应经会计管理机构负责人批准，并填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息。2.单位外部人员借阅会计档案，应持有单位介绍信，并经单位负责人批准，同时应填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、查阅内容、查阅目的、归还日期等信息。3.借阅会计档案时，应办理借阅手续，借阅人应在规定的期限内归还会计档案，不得逾期不还。4.借阅人归还会计档案时，应经会计管理机构负责人或档案管理机构负责人检查验收，确认会计档案无损坏、丢失等情况后，方可办理归还手续。（三）复制规定1.单位内部人员复制会计档案，应经会计管理机构负责人批准，并登记复制日期、复制人姓名、复制内容等信息。2.单位外部人员复制会计档案，应持有单位介绍信，并经单位负责人批准，同时应登记复制日期、复制人姓名、复制内容、复制目的等信息。3.复制会计档案时，应使用符合国家规定的复制设备和材料，确保复制件的质量和真实性。4.复制会计档案后，应在复制件上加盖单位公章，并注明“此件与原件相符”字样。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。3.单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。2.会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。3.单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。4.单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。5.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。（三）特殊情况处理1.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密等重要信息的会计档案，不得