档案三合一制度怎样审批

PAGE档案三合一制度怎样审批一、总则（一）目的为确保公司档案管理工作的规范化、标准化，保障档案三合一制度的有效实施，特制定本审批规范。本规范旨在明确档案三合一制度审批的流程、标准和责任，确保档案管理工作符合相关法律法规及行业标准要求，提高档案管理水平，为公司各项工作提供有力的档案支持。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有涉及档案三合一制度审批的部门和人员，包括档案管理部门、各业务部门以及相关领导。（三）审批原则1.合法性原则：档案三合一制度审批必须严格遵循国家法律法规和行业标准，确保制度内容合法合规。2.完整性原则：审批过程应全面审查档案三合一制度的各个环节，包括档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表，确保制度涵盖公司各类档案管理需求，无遗漏。3.准确性原则：制度内容应准确清晰，档案分类科学合理，文件材料归档范围界定准确，保管期限设定恰当，便于档案的收集、整理、保管和利用。4.可操作性原则：审批后的档案三合一制度应具有实际可操作性，能够指导公司档案管理工作的具体实践，确保档案管理工作高效有序开展。二、档案三合一制度审批流程（一）制度起草1.档案管理部门负责根据公司实际情况和档案管理需求，起草档案三合一制度初稿。初稿应包括档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表的详细内容，并说明制定依据和目的。2.在起草过程中，档案管理部门应充分征求各业务部门意见，了解其工作中形成的文件材料情况，确保制度内容符合公司业务实际。（二）部门初审1.档案管理部门将起草好的档案三合一制度初稿提交至各业务部门进行初审。各业务部门应指定专人负责审查，重点审查文件材料归档范围是否涵盖本部门工作中形成的各类重要文件，保管期限设定是否合理，是否便于本部门档案的整理和查询利用。2.各业务部门初审后，应在规定时间内将审查意见反馈给档案管理部门。反馈意见应详细说明对制度内容的修改建议及理由，以便档案管理部门进行修改完善。（三）档案管理部门修改完善1.档案管理部门根据各业务部门反馈的意见，对档案三合一制度初稿进行修改完善。修改过程中，应充分考虑各部门意见的合理性，确保制度既能满足公司整体档案管理要求，又能兼顾各业务部门的特殊需求。2.修改后的制度应再次提交至各业务部门进行确认，确保各部门对修改后的内容无异议。（四）审核1.档案管理部门将修改完善后的档案三合一制度提交至公司档案管理负责人进行审核。档案管理负责人应从档案管理整体角度出发，对制度的完整性、准确性、可操作性等方面进行全面审核。2.审核内容包括档案分类方案是否科学合理，是否符合公司业务发展和档案管理趋势；文件材料归档范围是否全面准确，有无遗漏重要文件类别；保管期限表是否与国家相关规定及公司实际情况相符，是否便于档案的长期保存和利用等。3.档案管理负责人审核后，应提出审核意见，如同意通过审核，则签署审核意见；如发现制度存在问题，应明确指出问题所在，并提出修改建议，要求档案管理部门进一步修改完善。（五）审批1.经档案管理负责人审核通过的档案三合一制度，提交至公司分管领导进行审批。公司分管领导应从公司整体管理角度对制度进行审批，重点审查制度是否符合公司发展战略和管理要求，是否有利于提高公司档案管理水平和工作效率。2.审批通过后，分管领导签署审批意见，并加盖公司公章。如分管领导认为制度仍需进一步完善，应提出具体修改意见，返回档案管理部门进行修改，直至审批通过。（六）发布实施1.档案管理部门根据公司分管领导的审批意见，对档案三合一制度进行最终修订，并以正式文件形式发布实施。发布文件应明确制度的生效日期、适用范围、执行要求等内容。2.制度发布后，档案管理部门应组织公司全体员工进行学习培训，确保员工了解档案三合一制度的内容和要求，掌握档案管理的基本规范和操作流程，为制度的有效执行奠定基础。三、档案分类方案审批要点（一）分类原则1.科学性原则：档案分类应遵循科学的分类方法，根据档案的形成规律、来源、内容和形式等特征进行分类，确保分类体系合理、清晰。2.逻辑性原则：分类层次应分明，类别之间应具有逻辑性和关联性，便于档案的整理、存储和检索。3.实用性原则：分类方案应结合公司实际业务情况，便于档案的管理和利用，满足公司各部门对档案查询、借阅等需求。（二）分类方法1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，同一年度的档案归为一类。年度划分应明确具体的起止时间，如公历年度或会计年度等。2.按机构（部门）分类：根据公司内部的组织机构设置，将档案按部门进行分类。每个部门形成的档案归为一个类别，便于各部门对自身档案的管理和利用。3.按问题分类：在年度和机构（部门）分类的基础上，根据档案内容所反映的问题进行进一步细分。例如，业务档案可按业务类型、项目阶段等进行分类；行政档案可按行政事务类别进行分类等。4.按保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为不同的保管期限类别，如永久、长期、短期等。不同保管期限的档案应分别整理、存放，便于管理和鉴定。（三）具体审批要点1.分类层次是否清晰：审查档案分类方案的层次结构，确保各级分类之间界限分明，不出现交叉或混淆现象。例如，不同年度、机构（部门）和问题类别的档案应相互独立，便于准确检索和管理。2.类别设置是否合理：检查各类别下档案的涵盖范围是否合理，是否能够全面反映公司业务活动和管理工作中形成的各类档案。对于一些重要的业务领域或特殊类型的档案，应确保有相应的类别进行归集和管理。3.与公司业务的契合度：评估档案分类方案是否紧密结合公司实际业务情况，是否便于各业务部门在日常工作中对档案的查找和使用。分类方案应能够满足公司不同部门对档案管理的个性化需求，提高档案利用效率。4.与国家相关标准的一致性：审核档案分类方案是否符合国家档案管理的相关标准和规范，如《归档文件整理规则》等。确保分类方法、编号规则等符合行业通行标准，便于公司档案管理工作与外部交流和对接。四、文件材料归档范围审批要点（一）归档范围确定原则1.全面性原则：文件材料归档范围应涵盖公司各项业务活动和管理工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保无重要文件遗漏。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映公司业务活动和管理工作实际情况，不得虚假或伪造。3.完整性原则：对于重要业务活动或项目形成的文件材料，应确保归档的完整性，包括文件的正本、副本、草稿、修改稿、审批文件等相关材料。（二）具体审批要点1.业务活动覆盖范围：审查文件材料归档范围是否全面覆盖公司各类业务活动，如生产经营、财务管理、人力资源管理、行政管理等。对于不同业务领域形成的文件材料，应明确其归档要求，确保各类业务档案完整齐全。2.文件类型完整性：检查归档范围内是否涵盖了公司在业务活动和管理工作中形成的各种类型的文件材料，如纸质文件、电子文件、图表、声像材料等。对于一些特殊类型的文件，如合同协议、技术资料、会议纪要等，应明确其归档标准和要求。3.与档案分类方案的匹配性：审核文件材料归档范围是否与档案分类方案相匹配，确保归档的文件材料能够准确归入相应的档案类别。例如，某类业务活动形成的文件材料应明确归入档案分类方案中对应的业务类别下，便于档案的整理和管理。4.重要文件界定准确性：审查归档范围内对重要文件的界定是否准确合理，是否符合公司实际情况和档案管理要求。重要文件应包括公司决策文件、重要业务合同、财务报表、人事任免文件等，对于这些文件应明确其归档要求和保管期限。五、保管期限表审批要点（一）保管期限确定原则1.依据法律法规原则：保管期限的设定应依据国家法律法规和相关行业标准的规定，确保档案的保管期限符合法定要求。2.结合公司实际原则：在遵循法律法规的基础上，应结合公司业务特点、档案重要程度和保存价值等实际情况，合理确定档案的保管期限。3.动态调整原则：随着公司业务发展和外部环境变化，保管期限表应适时进行动态调整，确保其科学性和合理性。（二）具体审批要点1.法律法规遵循情况：审核保管期限表中各类档案的保管期限设定是否符合国家法律法规和行业标准的规定。例如，涉及公司产权、债权债务等重要文件的保管期限应符合相关法律规定，确保档案的合法性和有效性。2.公司业务相关性：评估保管期限表是否与公司业务紧密相关，是否能够准确反映公司各类档案的保存价值。对于公司核心业务形成的档案，应适当延长保管期限，以满足公司长期发展和业务查询的需要。3.保管期限合理性：审查保管期限的设定是否合理，是否能够平衡档案保存成本和利用需求。对于一些重要性较低、时效性较强的档案，可设定较短的保管期限；对于具有长期历史价值或对公司未来发展具有重要参考意义的档案，应设定较长的保管期限。4.与档案分类和归档范围的协调性：检查保管期限表是否与档案分类方案和文件材料归档范围相协调，确保不同类别、不同归档范围的档案保管期限设定合理，便于档案管理工作的整体规划和实施。六、附则（一）解释权本审批规范由公司档案管理部门负责解释。在档案三合一制