乡镇监管站档案管理制度

PAGE乡镇监管站档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇监管站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监管工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡镇监管站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇监管站各部门在履行监管职能过程中形成的各类档案，包括但不限于文件、资料、记录、报表、照片、音像等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡镇监管站档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映监管工作的实际情况，不得弄虚作假、篡改或伪造。3.完整系统原则：档案应全面、系统地收集和整理，保持其内在联系和历史原貌，不得遗漏重要信息。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全和保密，防止档案丢失、损坏、泄露或被非法利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本乡镇监管站档案管理制度。2.负责组织、指导和监督各部门的档案管理工作，对档案管理工作进行定期检查和考核。3.集中统一管理本乡镇监管站的各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。5.组织开展档案管理业务培训和宣传教育活动，提高档案管理人员的业务素质和全体员工的档案意识。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本乡镇监管站档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的真实性和有效性。5.积极开展档案编研工作，编制档案检索工具和参考资料，为监管工作提供便捷的档案信息服务。6.热情接待档案查阅利用者，严格按照档案查阅利用制度提供档案信息，做好档案查阅利用登记和统计工作。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门集中统一管理。3.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转让或出借本部门的档案。4.积极配合档案管理部门做好档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.乡镇监管站制定的规章制度、工作计划、工作总结、报告、报表等。3.监管工作中形成的各类检查记录、执法文书、调查材料、案件卷宗等。4.与监管对象签订的合同、协议、责任书等。5.各类会议记录、纪要、决议等。6.反映监管工作活动的照片、音像资料等。7.其他具有保存价值和利用价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。3.对重要的文件、资料应进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间顺序、内容性质等进行分类，可采用年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确地反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设施设备。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的数据存储设备上，并定期进行检查和维护。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映乡镇监管站主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇监管站、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管：凡是反映乡镇监管站一般工作活动，在较长时间内对本乡镇监管站工作有查考利用价值的档案，应长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是在较短时间内对本乡镇监管站工作有查考利用价值的档案，应短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，归档保存。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和本乡镇监管站档案管理制度，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.对档案的内容进行审查，判断其是否具有保存价值。2.对档案的形成时间、来源、形式等进行分析，确定其保管期限。3.对档案的利用情况进行统计分析，了解其使用频率和重要程度。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清单，报乡镇监管站领导审批。2.销毁清单应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。4.销毁过程应进行记录，形成档案销毁记录，由监销人员签字确认后归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本乡镇监管站内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案查阅者可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照档案查阅利用制度提供档案信息，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失或擅自销毁档案。3.复制：档案查阅者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件一致。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、查阅期限等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为监管工作提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全保护，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本乡镇监管站的档案管理系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.信息安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，采取防火墙、加密技术、数据备份等安全措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管